Trello est utilisé aujourd’hui par plus de 50 Millions de personnes dans le monde. La plupart d’entre nous y sommes arrivés par la version gratuite. Et il est vrai qu’elle permet aux individus et aux équipes de travailler en mode collaboratif de façon efficace.
J’ai eu récemment l’occasion pour plusieurs clients de creuser les fonctionnalités de Trello. Et j’ai réalisé qu’il possédait une certaine avance sur ses concurrents. Notamment grâce à des possibilités disponibles uniquement dans les versions Business Class et Gold. C’est ce que nous allons regarder aujourd’hui.
Les 3 points forts de Trello Business Class et Trello Gold
1- Des power-ups à volonté
Je parle des power-ups dans l’article Guide Trello : 17 solutions pour doper vos tableaux. Les power-ups, ce sont ces fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez ajouter à vos tableaux. Certains sont conçus par Trello, d’autre par des sociétés tierces. Et leur utilisation peut être totalement gratuite, ou liée à un service supplémentaire.
L’écosystème des Power-ups est bien développé, avec plus de 150 solutions différentes, dans une douzaine de catégories. Si la fonctionnalité n’existe pas en natif dans Trello, il y a de fortes chances que quelqu’un l’ait développée !
Dans l’article, je cite les 8 power-ups que je considère comme indispensables pour vos tableaux Trello. Seulement voila, il y a un problème.
Avec Trello gratuit, nous ne pouvez installer qu’un seul power-up par tableau !
Alors bien sûr, vous pouvez varier d’un tableau à l’autre. Privilégier le calendrier sur un tableau, et le répéteur de cartes sur un autre. Mais si vous avez besoin de plusieurs power-ups, la situation peut rapidement être frustrante.
La solution : Trello Gold ou Trello Business Class.
Avec Trello Gold, vous pouvez installer 3 power-ups par tableau. Et avec Business Class vous n’êtes plus limité. Vous allez enfin pouvoir installer ensemble le Calendrier, les champs personnalisés, le répéteur de cartes, et Dropbox. Pour ne citer que 4 des plus célèbres.
Pour une liste complète des power-ups, c’est ici : https://trello.com/power-ups
2- L’automatisation Butler sans limites
Butler est l’outil d’automatisation intégré à Trello. Il est disponible pour tout les utilisateurs. Et c’est une très bonne nouvelle. En effet, Butler vous fait gagner du temps en s’occupant des actions répétitives. Et il est très complet, puisqu’il gère aussi bien les actions sur les cartes, les listes et les tableaux. Et il sait aussi agir en fonction des dates sur les cartes ou selon une fréquence que vous définissez vous-même/
Parmi les actions que j’ai mises en place récemment :
- considérer qu’une tâche est faite quand tous les éléments de la checklist sont cochés
- archiver automatiquement des cartes en fin de mois
- créer un rapport des tâches réalisées en fin de mois (avant de les archiver)
- relier entre elles des tâches d’un tableau maître vers des tableaux projets
- trier tous les matins une colonne en fonction des dates, ou des étiquettes
Cela semble prometteur, n’est-ce pas ?
Le seul problème, c’est qu’avec Trello version gratuite, seuls les n°1 et 4 sont réalisables. Et encore…
Avec la version gratuite, vous avez droit à une règle, un bouton de carte et un bouton de tableau.
Sur la page de prix, Trello parle d’un “soupçon d’automatisation” ! Et ce n’est pas la seule limitation, puisque le nombre d’exécution est également limité à 50 par mois.
Il faut plus considérer Butler sur la version gratuite comme un avant-goût des possibilités de l’outil. Un peu comme la version gratuite de Zapier, qui ne propose pas toutes les intégrations ni toutes les fonctionnalités, et est limitée à une étape.
D’un autre côté, automatiser les tâches avec Butler prend tout son sens quand vous travaillez au quotidien, en équipe avec Trello. Et dans ce cas, passer à la version Business Class peut se justifier.
Pour en savoir plus sur Butler, vous pouvez consulter ma formation en ligne Trello Avancé. Un chapitre entier est consacré aux 5 possibilités d’automatisation offertes par Butler, et au lien avec Jira et Slack.
Par rapport à la concurrence, on le verra en deuxième partie de cet article, je considère Butler comme le gros atout de Trello.
3- Des checklists vraiment utilisables
Début mai 2020, Trello a annoncé un grand changement dans les checklists. Vous pouvez enfin assigner une personne et une date spécifiques à chacun des éléments. Indépendamment de la date limite de la carte. C’est, en quelque sorte, les tâches imbriquées façon Trello.
Autre bénéfice, les éléments apparaissent aussi dans le calendrier. A condition bien sûr que vous ayez activé le Power-up Calendrier. Ce qui devient une deuxième bonne raison de passer à Business Class.
Ces deux bonnes nouvelles pour les checklists sont réservées aux utilisateurs Business Class. Un point supplémentaire à prendre en considération.
1-2-3, les 3 bonnes raisons de passer à Business Class
Vous êtes séduit•e par les power-ups illimités, les possibilités de Butler, ou encore les nouvelles checklists ? Alors Trello gratuit n’est plus suffisant. Vous êtes candidat•e pour Trello Business Class.
Comme beaucoup de services en ligne, la facturation est au nombre de personnes. Mais Trello ajoute un niveau supplémentaire qui est l’équipe. En effet, c’est l’équipe qui est Business Class, avec tous ses membres. En-dehors de l’équipe, les utilisateurs sont Gold.
Pour y voir plus clair, je vous invite à visionner cette vidéo, issue de la formation Trello Avancé.
Au final, l’élément à retenir c’est : $9,99 par mois et par utilisateur. Et tous les tableaux de l’équipe sont Business Class.
Trello Business Class face à ses concurrents payants
Ces éléments vous ont convaincu de passer à une version payante de Trello ?
Et du coup l’horizon concurrentiel vient de changer.
Ainsi, au lieu de comparer Trello gratuit à ses alternatives gratuites, vous comparez maintenant Business Class aux autres solutions payantes.
Je vous propose donc une première comparaison, mettant en avant les nouvelles qualités de Trello Business Class contre six de ses concurrents.
Bien évidemment, cette liste est incomplète. Tout d’abord, il manque certains noms de la gestion de projet (monday.com et asana, par exemple). Et j’ai peut-être omis certaines fonctionnalités.
N’hésitez pas à ajouter vos commentaires afin de nourrir la réflexion collective.
Trello face à Zenkit
À 9€ par mois et par utilisateur, la version payante de Zenkit se situe au même niveau de prix que Business Class.
Certains power-ups de Trello font partie de l’équipement standard de Zenkit, comme la vue calendrier ou la vue Gantt. Et côté checklists, celles de Zenkit ne permettent pas de différencier membres et dates. En revanche vous pouvez imbriquer des cartes/tâches dans les cartes.
La taille des communautés autour des deux solutions est difficilement comparable. Et il est clair que l’écosystème Trello est plus actif. A la fois dans les solutions, qui peuvent être des extensions Chrome ou des applications externes, et sur les forums de discussion. Notamment celui d’Atlassian, l’éditeur de Trello.
Côté langue d’utilisation, Zenkit parle français. Ce qui est le cas de Trello, mais pas de la plupart des solutions présentées ensuite.
L’autre grosse différence se situe pour moi au niveau de l’automatisation. A ce stade la seule solution avec Zenkit est de passer par Zapier. Et c’est une solution qui peut rapidement avoir un coût non négligeable.
Au niveau des évolutions, l’éditeur de Zenkit reste très mobilisé. En effet, ils ont récemment lancé Zenkit To Do qui pourrait bien révolutionner le combo gestion de projets / gestion de tâches. Et la structure modulaire de Zenkit leur permet d’ajouter des modes de visualisation sans revoir toute l’architecture. C’est ainsi que sont apparues les vue Mindmap, puis Gantt, Hiérarchie, et enfin Wiki.
Trello face à Notion
Notion c’est la solution qui monte. Selon les utilisateurs, l’outil est plutôt positionné dans le champ de la prise de notes, en concurrence avec Evernote. Mais avec ses vues multiples, de plus en plus de personnes s’en servent pour gérer de projets. Par exemple, vous pouvez reproduire la vue Kanban. Et aussi la vue calendrier. Et comme chaque tableau a sa propre structure, vous n’êtes pas limité dans le type de données.
Notion a revu sa politique de prix en mai 2020. Ainsi, la version gratuite “Personal” suffira à la plupart des usages personnels et en petite équipe. Pour du travail en équipe plus conséquent, vous aurez intérêt à passer sur la version “Team”.
Comparé à Trello Business Class, Notion souffre de deux limitations de taille. Tout d’abord l’absence complète d’automatisation. À la publication de cet article il n’est pas encore possible de relier Notion à Zapier. Et la langue. Pour l’instant, Notion ne parle qu’Anglais.
Trello face à Airtable
Avant Notion et Coda, il y avait Airtable. Une solution totalement modulaire pour TOUT enregistrer sous forme de tableaux. Airtable a son écosystème, ses références comme le site BuiltOnAir. Et ses success stories, comme le site https://nocodestud.io/ construit autour d’une bas Airtable.
Pour développer des fonctions similaires à Trello Business Class, vous devrez considérer la version Pro qui coûte $20 par utilisateur et par mois. C’est avec cette version que vous avez accès aux Blocs, comme par exemple la vue Gantt, ou un certain nombre de blocs permettant de relier des services externes. Comme le font certains power-ups Trello.
Pour automatiser Airtable il faut passer par … Zapier. Décidémment c’est aussi l’outil incontournable.
Pour aller plus loin, le site BuiltOnAir fournit une évaluation détaillée des différences entre Trello et Airtable.
Trello face à Infinity
Infinity se présente comme une solution de gestion de projets modulaire. On retrouve des caractéristiques proches de Trello et Zenkit : vues multiples avec filtres puissants et vaste choix dans les types de données.
Mais la différence d’Infinity à ce stade est son prix. En effet, Infinity est proposé avec un prix à vie de $149 pour une équipe de 10 personnes et 1 espace de travail. $299 pour 25 personnes et 3 espaces de travail.
Le produit est relativement jeune. Et le meilleur reste à venir, si l’on en croit la liste des fonctionnalités publiée sur le site. Sont notamment annoncées les formules dans les champs (comme Zenkit), les rapports (comme Trello Butler). Et bien sûr les automatisations, qui sont prévues en interne dans l’outil. Zapier est quand à lui déjà disponible.
En revanche pas un mot sur les langues étrangères. Infinity ne parle qu’anglais pour le moment.
Trello face à Coda
Coda jouit d’un positionnement assez similaire à Notion et Airtable. La différence est que Coda intègre en natif des possibilités d’automatisation. Et pour le coup, elles sont assez proches de celles proposées par Butler. On retrouve en effet deux types de déclencheurs : liés à des modifications sur un tableau (similaires aux règles de Butler) ou liés au temps (comme le calendrier Butler). Les autres déclencheurs Butler, comme le bouton de carte ou le bouton de tableau, sont déjà disponibles sur Coda via des Boutons.
Au niveau du prix, on retrouve des limites semblables à Butler pour Trello. En effet, dans la version gratuite de Coda, vous êtes limité à 35 automatisations liées au temps et 100 liées aux changements, par mois et par document.
Et comme ses concurrents, à l’exception de Zenkit et kantree, Coda ne parle qu’anglais pour le moment.
Trello face à kantree
Je ne pouvais pas laisser passer le régional de l’étape. D’autant que le français kantree a de sérieux atouts. Et notamment la langue et l’automatisation, deux limites de la plupart des concurrents évoqués ici.
Au niveau fonctionnalités, kantree intègre en natif les vues multiples, dont la vue calendrier et la vue timeline, les champs personnalisés, et un reporting très puissant.
Proposé à 7€ par mois et par utilisateur, kantree est dans la moyenne basse des solutions citées dans cet article.
Pour gérer mes projets, je choisis…
Quelle solution avez-vous retenu ?
Gratuite ou payante. Francophile ou pas. Avec ou sans automatisation.
Les commentaires sont ouverts
Cet article a 2 commentaires
Pour l’instant je souhaite la solution gratuite car je débute…
Merci
Bonjour, il suffit de vous inscrire sur la page https://trello.com/signup
La solution gratuite est disponible par défaut