Gérez vos tâches et projets avec les tâches Evernote

Sommaire

Evernote et les tâches, c’est une longue histoire ! En fait aussi ancienne que le lien entre applications de prise de notes et suivi des tâches. L’exemple le plus extrême est sans doute todo•txt, mais c’est un autre article.

Evernote Tâches Projets

Des tâches dans Evernote, ça n’existait pas déjà ?

Avant le lancement de la fonctionnalité officielle, plusieurs solutions existaient pour gérer tâches et projets dans Evernote. A commencer par les cases à cocher, et la possibilité de mettre une date de rappel sur une note.

Evernote Checkbox Checklist

Mais ces fonctionnalités restaient très limitées. Déjà, la date de rappel concernait la note complète, ce qui a conduit certains utilisateurs à créer une note par tâche. Et si on pouvait filtrer les notes avec cases à cocher, on ne pouvait leur ajouter de date ou les assigner individuellement à d’autres utilisateurs.

Evernote a donc décidé d’aller au bout de la démarche, et de proposer une vraie gestion de tâches.

Tout en conservant l’interface et la philosophie d’une app qui est avant tout dédiée à la gestion et la prise de notes.

Pourquoi utiliser Evernote pour gérer les tâches

Dans une même note, vous allez pouvoir mettre un narratif concernant le projet, un tableau avec une liste de contacts, des pièces jointes et des visuels. Et ajouter toutes les étapes avec leurs échéances.

Evernote Tâches

Peu de systèmes permettent de gérer des projets avec une telle flexibilité.


Les tâches Evernote : des différences selon les formules

Un peu comme Trello avec les checklists, Evernote a décidé d’utiliser les tâches comme différenciateur sur les 3 niveaux de prix : Free, Personal et Professional.

Evernote Prix Formules

Evernote Free : créer des tâches et les marquer comme terminées

Si les tâches sont bien présentes dès la version gratuite d’Evernote, elles restent très limitées. En effet, vous pouvez simplement créer des tâches dans une note, et les cocher.

Pas si différent de ce que les cases à cocher proposent déjà.

Evernote Personal : pour gérer vos tâches personnelles

Avec Evernote Personal, l’application propose une vue “Tâches” dédiée. Celle-ci est accessible via le menu de gauche, entre “Notes” et “Carnets de notes”

Evernote Tâches barre latérale

La vue Tâches déroule une autre barre latérale qui affiche toutes les tâches, en cours et terminées. 4 modes de classement sont disponibles

  • par note
  • par date d’échéance
  • attribuée (si la tâche a été assignée à quelqu’un)
  • marquée (un indicateur, comme dans Outlook)

Dans ce même écran, vous pouvez filtrer l’affichage selon 4 critères : terminé ou pas, date d’échéance, emplacement (note ou carnet), et personne qui a créé la note.

Seul hic : contrairement à Todoist par exemple, ces filtres ne peuvent pas être enregistrés.

Avec la version Personal, vous pouvez également ajouter des dates d’échéance, des rappels et des notifications à vos tâches.

Evernote Professional : pour gérer les tâches en équipe

Evernote n’oublie pas la dimension collective. Avec la version Professional, les tâches peuvent être assignées à d’autres utilisateurs.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez assigner une tâche à quelqu’un qui n’a pas de compte Evernote. Cette personne pourra voir ses tâches, et les marquer comme complète. En revanche, pour les modifier, elle aura besoin d’un compte Evernote.


2 tests en grandeur nature

Je n’utilise pas les tâches Evernote au quotidien. Alors pour voir jusqu’où je pouvais aller, j’ai reproduit deux cas d’usage. Le premier m’a déjà servi pour plusieurs tests de solutions de gestion de projet. Et le second est un exemple plus classique, et nous permet de mettre en lumière l’évolution des tâches dans Evernote.

1- La construction d’une maison

Pour tester les solutions de gestions de projet, j’ai construit un “projet-test”. Pour mémoire, il s’agit de la construction d’une maison en 5 étapes et 20 tâches.

Premier constat : la gestion de tâches dans Evernote est bien une gestion de tâches et non de projet. Donc, pas de date de début, juste une date d’échéance.

Et pas non plus de catégories pour les tâches. Ici on revient à la donnée de base Evernote : la note. On peut mettre des étiquettes aux note. On peut mettre plusieurs tâches dans une note. Mais on ne peut pas mettre des étiquettes différentes aux tâches.

Par rapport à ses concurrents en gestion de tâches, il manque aussi à Evernote la notion de sous-tâches. Mais on en reparle plus bas

En revanche, j’apprécie de pouvoir mettre dans le même document du texte, des images, et les tâches à suivre. C’est assez similaire à Coda au niveau du rendu, sauf que dans Coda, ce ne sont pas vraiment des tâches.

2- Pour les projets du quotidien

Un certain nombre de personnes préparent leur to-do list le matin, ou en début de semaine pour la semaine. Et j’en connais qui utilisent déjà Evernote, mais dans version “notes” simples. En ajoutant les tâches, vous obtenez un système mieux rôdé, où vous pourrez ajouter une date.

Evernote tâches de la semaine

C’est intéressant ici de comparer l’évolution entre les cases à cocher “simples” (en haut de l’écran) et les tâches (en bas). On voit bien que chaque tâche peut avoir ses attributs : date, rappel, priorité. Et surtout, les tâches s’afficheront dans la nouvelle barre des tâches, ce qui est pécieux.


Et après ? L’évolution des tâches Evernote

Tout ceci n’est qu’un début. En effet, en juillet 2021, Evernote a annoncé une série d’améliorations à venir. Sans toutefois spécifier de date…

  • Créer et gérer des tâches récurrentes
  • Rendre les liens cliquables quand vous visualisez les tâches dans une note
  • Ajouter les dates limites dans le calendrier
  • Pouvoir mettre des tâches dans les tableaux
  • Créer des sous-tâches
  • Avoir plusieurs couleurs pour le marqueur
  • Créer des tâches en envoyant un email à votre compte Evernote
  • Intégrer les systèmes de capture vocale

Ce qui est intéressant avec cette feuille de route, c’est que certaines fonctionnalités seraient uniques à Evernote. Je suis particulièrement curieux des tâches dans les tableaux. En effet, celles-ci permettraient de travailler des vues très riches directement dans Evernote.

On va recréer du Kanban dans une note Evernote !

Quant aux autres améliorations, elles permettront de placer Evernote au niveau de ses concurrents en gestion de tâches. Tout en conservant les particularités de l’app de gestion de notes.

Mais ne nous emballons pas trop. Cet article a été écrit en décembre 2021, soit 6 mois après l’annonce de la roadmap. Et aucune des améliorations annoncées n’est encore visible.

Si vous dépendez de ces nouvelles fonctionnalités pour utiliser Evernote à 100% pour vos tâches, gardez encore un peu votre système actuel !

Pour autant, est-ce que je lâche Todoist ?

Ce n’est pas un secret : j’utilise Todoist sans interruption depuis 2016. Je suis d’ailleurs passé “Eveillé” cette année. Et Todoist Amabassador, aussi. Alors quand il s’agit de changer de système, je prends le temps de regarder.

J’ai récemment (re)testé Pagico. Sans grand succès. Je suis particulièrement attentif à la vision claire des tâches à accomplir sur la journée. Et j’aprécie vraiment la rapidité de la saisie “en langage naturel” de Todoist, qui me permet d’écrire rapidement ce que j’ai à faire.

Bien sûr, je continue à utiliser Evernote tous les jours, pour enregistrer des contenus et centraliser des réflexions.

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