Coda au banc d’essai – la nouvelle génération de docs

Attention c’est un article long. Peut-être le plus long de tout ce blog. C’est que Coda offre tellement de possibilités que je l’ai évalué dans deux directions complémentaires.

Coda docs

En première partie, j’ai passé Coda au tamis de la checklist des applications de prise de notes. Parce que, comme Notion, Evernote ou OneNote, il peut être utilisé pour prendre et partager des notes.

Mais Coda c’est aussi une remarquable base de données. Et il peut être utiliser pour gérer des projets comme Trello ou Zenkit. J’ai donc testé dans Coda un projet de construction de maison, déjà utilisé dans mes tests de Bubble Plan, kantree et Zenkit.

Enfin, Coda ce sont aussi des modèles par dizaines, qui vous permettent d’explorer toutes les possibilités de l’outil. J’ai donc dédié une section de cet articles à certains modèles qui me paraissaient particulièrement pertinents.

On démarre ?


I – Les concepts de base de Coda

Dans les mots-mêmes de l’équipe de création :

Coda est un nouveau type de document qui combine la flexibilité des documents, le pouvoir des feuilles de calcul, et l’utilité des applications dans un nouveau cadre unique. Il vous permet de rendre un doc aussi puissant qu’une app

Cette définition est aussi la raison pour laquelle cet article traite à la fois de Coda au niveau de la prise de notes que de la gestion de projets. Parce qu’il peut faire les deux, et bien plus encore !

Pour ceux qui viennent d’Excel ou Google Sheets, l’équipe consacre une section complète de son aide. Composée de 4 partie, elle permet de se familiariser avec la structure de Coda, les listes, les calculs et la « modélisation » (tables pivot, sommes conditionnelles et recherchev).


II – Coda en tant qu’application de prise de notes – la checklist

Pour bien comprendre comment Coda se positionne en tant qu’application de prise de notes, nous allons suivre la checklist introduite en mars 2019. Nous aborderons ensuite les spécificités de l’outil.

Checklist Coda

1- Ecrire

Comme Evernote, Coda fonctionne sur un placement linéaire des éléments, les uns sous les autres.

Les documents gèrent les cases à cocher, via l’option « checklist », qui est dynamique comme sur Notion : une case cochée vient « rayer » la ligne de texte. En complément, ces cases à cocher peuvent déclencher d’autres actions, telles que cacher une ligne ou mettre du texte en valeur.

Coda supporte un format riche, avec les titres de niveau 1 à 3, la couleur du texte et du surlignage. En revanche on ne peut pas choisir la police de caractères. Un point bien sympathique : la possibilité d’insérer des emoticônes. On peut soit sélectionner l’émoticône dans le menu, ou taper simplement : suivi du nom de l’émoticône, comme Slack le fait déjà.

Coda ecrire

Les tableaux sont bien évidemment le différenciateur fort de Coda. J’ai mis 6 étoiles sur cette catégorie ! Comme on l’a vu en introduction, plus qu’un service de prise de notes, Coda est une alternative puissante à certaines fonctions de bases de données et/ou de tableurs.

Au niveau des modèles, chaque document Coda peut se transformer en modèle, nous en reparlons dans la section « Partage ». Mais surtout, la bibliothèque de modèles de Coda est particulièrement très riche. J’y consacre le chapitre IV de cet article.

Dernier point de cette section Ecriture, Coda ne propose pas de support spécifique pour les notes manuscrites.

2- Collecter

La force de Coda n’est pas dans la collecte au sens où nous l’entendons dans cette checklist. Fidèle à son approche plus « base de données », Coda peut importer des données de Google Sheets, Trello, ou des fichiers CSV. Côté prise de notes, les options sont plus limitées.

Il n’existe pas aujourd’hui de Web Clipper. Mais l’idée commence à faire le tour de la communauté. En revanche dans un document vous avez 4 options pour intégrer l’url d’une page internet, un peu à la manière de Notion. Ainsi on peut :

  • copier l’url simplement
  • remplacer l’url par le titre de la page
  • créer une « carte » avec image et titre de l’article
  • créer une « intégration » (embed) avec image, titre, et quelques informations supplémentaires

Au niveau du scan de documents, vous pouvez prendre une photo avec votre smartphone et l’intégrer dans un document Coda.

Et si la création de notes par email, Coda propose un Pack GMail qui permet à la fois de créer des emails à partir de l’interface, mais aussi d’intégrer dans un document un ou plusieurs emails selon des critères choisis. Nous reparlons des packs dans la dernière section, avec les intégrations.

3- Organiser

La notion d’étiquette est absente de Coda, que ce soit au format Evernote ou OneNote. Après, comme évoqué dans le test de Notion, vous pouvez toujours créer un tableau avec une colonne « étiquette ».

Les raccourcis sont disponibles à deux niveaux. Chaque document peut être mis en favori, et apparaître dans la partie « Starred » de la page d’accueil. Et dans chaque document, vous pouvez créer des raccourcis vers les sections. Ils apparaîtront alors dans la partie « My shortcuts » du document.

Au niveau classement, on a aujourd’hui une possibilité : le classement par date. Avec 3 filtres : dernière fois que j’ai vu le doc, dernière modification, ou date de création. A aujourd’hui (juillet 2019) Coda ne propose pas de dossiers pour classer les docs. Mais les choses pourraient évoluer si l’on se fie à cette discussion de la communauté.

4- Trouver

L’entité clé de Coda étant le document, il ne propose pas de recherche au niveau global, mais uniquement à l’intérieur de chacun des docs. Ensuite, la recherche est prédictive et efficace. Et elle remonte à la fois le contenu et le contenant : texte et éléments constitutif d’un document.

Coda ne propose pas sauvegarder les recherches, et ne trouve pas non plus dans les pièces jointes.

Une mention spéciale en revanche pour les filtres, dans cette section sur les recherches. Coda tire sa force des bases de données qu’il vous permet de gérer. Et les filtres…

5- Partager

Comme la plupart des applications de prise de notes passées au crible de cette checklist, Coda n’intègre pas de solution d’annotation d’images en natif.

Vous pouvez partager un document, avec 3 niveaux de contrôle : lecture, commentaires et édition. A noter que vous pouvez également intégrer un doc Coda dans une page html avec le code « embed ».

Coda Partage

La fonction de partage est également celle utilisée pour créer des modèles. En effet, sur un doc en mode « lecture seule », les utilisateurs ont un bouton « Copy Doc » qui l’ajoute à leur bibliothèque Coda.

Concernant les formats d’export, disons que ce n’est pas la plus grande force de Coda. Vous pouvez imprimer ou copier/coller. Et c’est à peu près tout…

6- Et le reste

Le service fonctionne exclusivement en ligne. Vous pouvez travailler hors connexion sur un document déjà chargé (dans le cache). Il sera synchronisé au retour de la connexion. Mais c’est tout. Pas de téléchargement en amont.

Coda est disponible sur toutes les plateformes via le site coda.io. Vous pouvez télécharger les applications iOS et Android pour l’utiliser sur smartphones et tablettes.

Au niveau des intégrations, Coda a su jouer rapidement la carte de l’ouverture. Avec notamment une intégration Zapier dès 2018. Et la création de packs qui ajoutent des connexions natives à plus d’une vingtaine de services. On retrouve notamment Dropbox, GMail, Google Calendar, Intercom, Slack, Wikipedia et Youtube.

Le prix est aujourd’hui un vrai plus. Coda est tout simplement gratuit. Et si l’équipe crée une version payante, elle a déjà confirmé qu’il existerait toujours une version gratuite de Coda.

Comme Coda s’appuie sur Google Drive, les données sont stockées sur les serveurs Google, sur votre compte Google. Comme Evernote. Elles sont encryptées dans les deux sens, comme expliqué dans cet article.

La checklist en vidéo c’est ici

J’ai fait cette vidéo de résumé, qui reprend les points essentiels de la checklist

Bénéfice – et limites de la checklist avec Coda

En suivant la structure de la checklist, nous avons une vision déjà assez complète des fonctionnalités et limites de Coda en tant qu’application de prise de notes.

Il est bien entendu que Coda est bien plus qu’une application de prise de notes. Il est donc temps maintenant pour nous d’explorer ce qui en fait la richesse.


III – Cinq exemples de réalisations avec Coda

Accueil des nouveaux embauchés chez Loom

Loom est un service d’enregistrement et de partage de vidéos dont nous parlons dans un autre article de ce blog. Ils utilisent Coda pour gérer l’accueil des nouveaux embauchés. Dans l’article en lien, Lauren Cunningham décrit le process et les différentes sections de leur document d’accueil, réalisé dans Coda. Vous pouvez même accéder à ce document et voir comment il est structuré. On retrouve :

  • un organigramme / trombinoscope de l’équipe
  • une section Welcome avec des vidéos réalisées par chacune des personnes qui a contribué au recrutement. A noter que les vidéos Loom sont intégrées directement dans le doc Coda, via la fonction embed
  • un remote tour qui permet de voir les endroits où habitent et travaillent chacun des employés de Loom. Ici c’est l’intégration avec Google Maps qui est mise en valeur. Ainsi que les filtres qui permettent de sélectionner les employés un par un.
  • un calendrier d’accueil qui contient les premières tâches pour le/la nouvel•le embauché•e – celles-ci sont directement intégrées dans le calendrier, qui est une vue Coda sur une table
  • des vidéos de formation avec liste de tâche attenante
Coda Loom Onboarding

C’est un exemple parmi d’autres. Dans les modèles de Coda on trouve un autre document d’accueil de nouveaux embauchés.

Modèle de gouvernance de Signify.ai

Cet article est un témoignage de Peter Brownell, a qui l’équipe de Signify.ai a demandé de travailler sur leurs « plateformes technologiques et organisationnelles ». Il explique comment Coda est devenu la clé de leurs processus de gouvernance au quotidien.

Coda Signify

Le modèle est complexe et complet. Il permet d’identifier les rôles et responsabilités de chacune des personnes de l’organisation. Et de documenter l’ensemble des processus métier.

Coda et la collecte du compost

Timothy Kiefer explique comment il est passé de Google Sheets à Coda pour gérer des collectes d’aliments pour le compost.

Coda Compost

Le nouveau système permet à la personne responsable de la collecte d’avoir toutes les informations sur son smartphone.

Système de design

Un bel exemple d’intégration entre Coda, Figma, Github et Slack ! Dans le même document Coda, Tim Bendt peut :

  • visualiser des tâches en cours, et leur statut
  • accéder au prototype sur Figma (avec même une miniature pour le visualiser)
  • envoyer une notification sur Slack Comme toute l’information est dans des tables reliées entre elles, il peut aussi visualiser toutes les tâches en tableau ou en graphiques.
Coda Design

Mon test personnel de Coda – la construction d’une maison

Coda étant fortement utilisé pour la gestion de projets, j’ai voulu lui appliquer le même projet fictif que pour mes tests de Bubble Plan, Zenkit et kantree.

Ce projet fictif va de la consultation des promoteurs jusqu’à la finalisation du jardin. Dans sa version « simple », il comprend une vingtaine de tâches, réparties en 5 étapes : études préliminaires, terrain, avant-projet, construction et jardin.

Grâce à Coda, je peux visualiser ce projet selon 4 formes différentes :

  • un calendrier
  • un diagramme de Gantt
  • un tableau Kanban « à la Trello » par grande étape
  • un tableau Kanban par statut (pas démarré, en cours, terminé)

Ce qui le rend très proche de Zenkit. Tout en offrant une flexibilité supérieure, puisque ces vues sont toutes disponibles en même temps, et complètement customisables.

J’ai même fait une vidéo pour illustrer cette mise en pratique.

Si vous le souhaitez, vous pouvez visualiser et manipuler le doc du projet en suivant ce lien.


IV – Les modèles, le meilleur moyen de se lancer avec Coda

Disons-le tout de suite, la bibliothèque de modèles est conséquente ! 11 catégories et plusieurs dizaines de modèles très aboutis. Je vous en présente ici quelques-uns. Dans certaines catégories (GTD par exemple), on trouve pas moins de 5 propositions !

Prenez le temps d’aller jeter un oeil et de sélectionner les modèles qui correspondent à la fois à votre besoin et votre façon de travailler.

Coda modèles

Pour gérer les Projets

5 exemples de docs qui reprennent des classiques de la gestion de projets.

  • en mode Kanban comme Trello
  • tableau de bord OKR (Objectives and Key Results)
  • un diagramme de Gantt pour suivre le projet
  • une matrice SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces)
  • un « kit du débutant » de la gestion de projet

Pour les Réunions

2 exemples, dont un particulièrement complet puisqu’il s’agit de la version en ligne (et gratuite) de la méthode Gamestorming popularisée par David Gray.

Pour gérer les tâches

Coda propose un certain nombre de modèles de to-do lists et même une section dédiée à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Coda Tâches GTD

Utiliser Coda comme CRM

Comme toute base de données, Coda peut très bien héberger vos contacts clients et servir de CRM gratuit

Pour gérer vos Ressources Humaines

La section RH contient pas moins de 13 modèles de documents. Tous les aspects sont couverts, avec notamment 5 documents autour du recrutement et de l’embauche, un modèle d’organigramme et un autre pour les évaluations de performance.

Coda Modèles RH

Quelques modèles Coda sur des sujets plus personnels

Terminons cette rapide revue des modèles avec quelques documents qui pourront vous être utiles dans votre vie quotidienne.

Les modèles sont aussi dans chacun des docs

Coda a récemment lancé les in-doc templates qui permet d’ajouter des blocs directement dans vos documents. J’ai compté plus d’une trentaine de blocs disponibles.


V – Aller plus loin avec Coda

Avant toute chose, en Anglais por favor

Vous pouvez créer les documents dans la langue que vous voulez. Mais l’interface de Coda, ainsi que toutes les rubriques d’aide et d’apprentissage sont exclusivement en anglais. Même chose au niveau des modèles, pour l’instant ils ne sont disponibles que dans une seule langue.

Apprendre Coda

La section learn est particulièrement bien faite.

Coda Apprendre

La première partie, « Vidéo Courses » propose 5 tutoriels tous sur le même modèle : pour chaque sujet une vidéo explicative et un document à remplir soi-même. Je vous suggère de commencer par Essentials qui vous fait parcourir les éléments de base de Coda.

La section transition d’Excel vous permettra de vous familiariser avec les points communs et différences dans le traitement des tableaux.

Enfin la chaine Youtube compte plus d’une soixantaine de vidéos. Dont un certain nombre de démonstrations de fonctions spécifiques ou des modèles de documents. Un bon moyen donc d’en apprendre plus.

Rejoindre la communauté

La Communauté Coda est très active. Elle compte pas moins de 6000 membres, dont 250 actifs sur les 30 derniers jours. Et 1700 posts sur la même période !

C’est aussi l’endroit de découvrir des modèles qui ne seraient pas (encore) sur la page d’accueil. Ainsi Paul Danyliuk a partagé sur ce forum son doc de suivi des habitudes, profitant de la fonction embed de Coda pour intégrer le doc directement dans le post.

Faire appel à un expert – le marketplace Coda

Coda vient de lancer sa Marketplace d’experts. L’idée est simple : vous pouvez faire appel à un spécialiste de l’outil pour réaliser des docs potentiellement complexes. De même qu’il existe des Experts Zapiers, des Consultants Certifiés Evernote, et des Toggl Masters, il existe maintenant des experts Coda.


Que pensez-vous de Coda ?

Les commentaires sont ouverts. Dites-nous si vous l’avez testé, de quelle(s) application(s) vous venez. Ce que vous avez aprécié, moins aimé, etc…

Cet article a 2 commentaires

  1. Ayant un projet à réaliser avec les équipes d’un client, alléché par cet article et les vidéos de Coda, je viens de faire un essai limité avec 2 autres personnes.

    Résultat du test : cet outil très prometteur est difficile à utiliser dans un vrai projet.

    A l’inverse d’Excel ou Google Sheet que tout le monde sait utiliser, avec Coda il faut réapprendre beaucoup de « petites » commandes.

    De surcroît, la maturité notamment ergonomique est loin d’être acquise. Un exemple, si vous utilisez Google Drive les documents sont déposés dans la racine sans possibilité directe de rangement.

    De surcroît, je nourris des doutes sur la pérennité d’une solution totalement gratuite sans version payante et à l’audience aléatoire. Rien ne dit que Coda ne mettra pas la clé sous la porte dans 6 mois ou que son futur propriétaire n’exigera pas un tarif élevé.

    Bref, je vais laisser le développement se poursuivre, laisser d’autres déverminer le système et je reviendrai dans une bonne année pour un nouveau test de ce concept prometteur mais dont la peinture n’est pas sèche.

    1. Merci Didier pour ce retour d’expérience précis et complet. En effet la promesse est belle, les résultats (démonstrations) alléchants, mais pour en arriver là il faut souvent une bonne dose de préparation, voire de bien s’y connaître en base de données pour avoir une structure qui tient sur la durée et la quantité. D’ailleurs, à l’instar de Zapier, Coda a généré sa propre communauté d’experts (les « makers ») qui vont pouvoir travailler à créer les documents des autres !
      Je suis d’accord avec la maturité de l’outil. Il ne cesse d’évoluer, heureusement en bien. De mon côté je n’ai rédigé mon article qu’un certain temps après le lancement des premières versions, et l’équipe continue d’ajouter des fonctionnalités et/ou simplifications.
      La réponse à la question du prix vient d’arriver aujourd’hui (24 octobre) : nouvelles fonctionnalités avec la version 2.0 et 3 niveaux payants, au-dessus du gratuit, qui reste bien heureusement. La différence se fait comme on pouvait s’y attendre sur les intégrations (les Packs) et le travail en équipe.
      Au final ça reste très prometteur. Je continue de suivre leurs évolutions, et j’ai 2 docs que je maintiens dans Coda, donc je ne manquerai pas de donner des nouvelles via ce blog et la newsletter.

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