Vous avez choisi avec votre équipe de mettre en place du télétravail. Vous retrouverez en bas de cet article les conseils du gouvernement pour un travail à distance efficace. Dans cet article, comme sur le reste du site, je vais me concentrer sur les outils qui vous permettront de bien communiquer et vous organiser.

L’article n’est pas exhaustif, ce n’est pas le but. Je vous propose 6 catégories d’outils pour vous aider dans la gestion de votre équipe à distance :

  • des outils de communication (messagerie et appels en visio)
  • des outils pour partager fichiers et informations en teletravail
  • des outils pour gérer les projets et animer les réunions

Les 2 outils indispensables pour communiquer en teletravail

Messagerie collaborative : Slack ou Teams

Vous avez sans doute l’un ou l’autre installé dans votre organisation. C’est le moment de les utiliser à fond. Commencez par vérifier que vous avez les bonnes chaînes de créées. Par service, par projet, par client selon ce qui est plus efficace. Et que les bonnes personnes y sont présentes.

slack messagerie collaborative teletravail

Pour mémoire sur les chaînes Slack, vous pouvez consulter cet article de la rubrique d’aide.

Et au-delà de la messagerie, Slack et Teams peuvent communiquer avec vos autres applications, et devenir des points centraux de votre communication collaborative.

Lien Slack : http://slack.com/

Lien Teams : https://products.office.com/fr-fr/microsoft-teams/group-chat-software

> Pour former rapidement vos équipes à Slack, rendez-vous ici : https://formations.outilsnum.fr/p/1slack1jour/

Appels visio : Zoom ou Whereby

A distance, le contact visuel reste extrêmement important. Et vous avez besoin d’une solution technique qui assure une bonne qualité d’image et de son, pour des conversations aussi fluides qu’en direct. Zoom est justement reconnu pour la qualité de la transmission.

Si vous préférez une solution intégrée au navigateur, et gratuite, Whereby fera très bien l’affaire. Gratuit jusqu’à 4 personnes, il fonctionne directement dans Chrome, et via une application mobile.

zoom visio communication télétravail

Lien Zoom : http://zoom.us/

Lien Whereby : https://whereby.com/

Alternatives visio : Eyeson et 8×8

Les solutions équivalentes à Whereby se multiplient. Citons ici eyeson ou 8×8 Meetings qui proposent des solutions très abordables financièrement.

> Pour plus de détail sur Zoom et ses alternatives, vous pouvez consulter cet article sur le site : https://outilsnum.fr/zoom-alternatives-europeenes-visio-securisees/

Le partage de fichiers et d’informations à distance

Pour les fichiers : OneDrive ou Google Drive

Restons simple et utilisons les services existants. Si votre entreprise utilise Google Docs, vous avez déjà Google Drive. Et vous y avez accès en télétravail.

En revanche, si vous êtes sur Office365, les choses peuvent être plus subtiles. Les données peuvent être sur des serveurs dédiés dans les locaux de l’entreprise, sur un Sharepoint ou encore sur OneDrive. Pour accéder aux données en teletravail à partir de votre domicile, la solution Onedrive sera sans doute la plus efficace. Et dans ce cas, c’est avec votre service informatique qu’il faudra voir.

Lien One Drive : https://onedrive.live.com/

Lien Google Drive : https://drive.google.com/

Alternative : dropbox ou wetransfer

Si vous devez partager des fichiers avec des partenaires extérieurs, des solutions tierces comme dropbox ou wetransfer peuvent être judicieuses. Alternative à wetransfer, Smash est une solution française qui propose également une version gratuite.

Pour le travail collaboratif : Office Online ou Google Docs

Comme pour les fichiers, restons simple. Les suites Microsoft et Google offrent des possibilités de co-édition en temps réel. Côté Microsoft, il faut passer par Office Online, dont les fonctionnalités sont plus limitées que les versions PC. Et côté Google, Docs, Sheets et Slides sont naturellement ouverts à la collaboration.

Google Docs télétravail

Lien Office Online : https://www.office.com/

Lien Google Docs : https://docs.google.com/

Alternative : Dropbox Paper, Evernote, OneNote

Dropbox fournit également une solution de co-édition en équipe baptisée Dropbox Paper.

Et pour la gestion de la connaissance en équipe, vous pouvez aussi passer sur des plateformes optimisées pour les notes. Par exemple OneNote si vous êtes déjà dans un environnement Microsoft, ou Evernote. Dans les deux cas, vous pouvez partager carnets et notes. Vous pouvez également intégrer OneNote ou Evernote à vos solutions de stockage et de messagerie collaborative.

> Pour une introduction à Evernotehttps://formations.outilsnum.fr/p/decouvrez-evernote

> Et pour une formation complète à OneNotehttps://formations.outilsnum.fr/p/onenote

2 solutions pour gérer les projets de l’équipe et animer les réunions

Réunions à distance : Klaxoon

Klaxoon bien sûr ! Si vous l’utilisez déjà en réunions physiques, la bascule se fera naturellement en réunions à distance. Tous les éléments sont présents pour animer vos points d’équipe. Qu’ils soient en teletravail ou présents sur site, tous les participants ont le même écran. 

klaxoon réunion distance

Lien Klaxoon : https://klaxoon.com/fr/

Alternative : Miro

Si vous avez surtout besoin d’un espace d’échange visuel et virtuel, Miro Miro peut être une solution. Il se concentre sur la partie “tableau blanc” des réunions, ce qui intègre aussi le partage de Post-It.

Gestion de projets : Trello

Comment garder trace des projets sur lesquels travaille chaque membre de l’équipe ? Avec un tableau de bord Trello ! Une colonne par personne, chacun crée les cartes avec ses projets, et vous pouvez revoir ce tableau lors des réunions téléphoniques que vous organisez.

trello équipe télétravail

Et bien sûr, vous pouvez créer un tableau par projet si nécessaire, en partageant avec les bonnes personnes.

Et le mieux, c’est que pour ces utilisations simples, Trello sera gratuit.

Lien Trello : https://trello.com/

> Pour une introduction à Trellohttps://formations.outilsnum.fr/p/bien-demarrer-avec-trello

Alterrnatives : Zenkit et kantree

L’approche Trello en tableau/colonne/carte a ouvert beaucoup de possibles. J’ai sélectionné deux alternatives. L’allemand Zenkit parie sur la modularité de son affichage, avec plusieurs modes intégrés (liste, tableau, kanban, calendrier, mindmap et gantt). Le français kantree propose également plusieurs modes d’affichage, des tableaux de bord très puissants, et une approche unique de tableaux à profondeur infinie.

Au-delà des outils, les règles d’un télétravail réussi

Sur le site service-public.fr au niveau organisation du teletravail, on trouve les points suivants.

L’accord collectif ou la charte élaborée par l’employeur précise les éléments suivants :

  • Postes éligibles au télétravail
  • Conditions de passage en télétravail (en particulier en cas d’épisode de pollution) et de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
  • Mode d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail
  • Mode de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail
  • Détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail

Sur France Bleu vous pouvez retrouver 4 conseils pour un télétravail efficace :

  1. bien définir le cadre de travail – idéalement un espace dédié, et des horaires clairs
  2. un système informatique adapté – notamment pour les appels en visio et le travail collaboratif
  3. ritualiser les choses comme d’habitude – matin, repas du midi, après-midi
  4. un planning avec les tâches du jour

Sélectionnez les bons outils numériques pour votre travail à distance

Je vous aide à sélectionner, mettre en route, et utiliser pleinement les outils numériques les mieux adaptés à vos besoins. Les outils que je propose sont répartis en 4 catégories : organisation, communication, gestion et partage de l’information et pensée visuelle. Le tout de plus en plus imbriqué grâce à des solutions d’automatisation intégrées ou externes.

Retrouvez mes conseils dans le guide des Outils Numériques du Manager.