Notion, la prise de notes 2.0

Sommaire

Notion est une jeune application, faite par une jeune société de San Francisco, née en 2016. Et qui est montée rapidement. En effet Notion a été élu produit du mois en mars 2018 par le site ProductHunt.

Notion prise de notes

Notion se positionne comme “L’espace de travail tout-en-un“, en proposant de couvrir :

  • Notes & Docs (Notion vs. Evernote ou Google Docs)
  • Base de connaissances (vs. Confluence ou GitHubWiki)
  • Tâches et Projets (Notion vs. Trello, Asana, Jira)
  • Tableaux et bases de données (vs. Google Sheets et Airtable)

Comme le montre la liste ci-dessus, l’application connaît ses concurrents, et pas des moindre. Mais, comme dit le proverbe, “qui trop embrasse mal étreint”. Et à vouloir remplacer trop de services, Notion ne risque-t-il pas de perdre en efficacité ?

Les concepts de base de Notion

Notion travaille sur des espaces de travail (workspace) et des pages. Chaque page peut avoir autant de sous-pages que nécessaire. Dans ce sens, les pages de haut niveau sont l’équivalent des carnets Evernote et des sections OneNote.

De leur côté, les espaces de travail permettent de gérer les accès et droits en mode collaboratif.

Notion contre Evernote – deux applications de prise de notes

Puisqu’il faut bien choisir un angle, nous allons aborder Notion par celui de la prise de notes. C’est d’ailleurs avec ce positionnement que l’app a fait du bruit dans la communauté Evernote. Et notamment avec les nombreuses vidéos de Francesco d’Alessio et ce tweet de Michael Hyatt.


Passons Notion au tamis de notre checklist

Checklist app prise de notes

Pour bien comprendre comment Notion se positionne en tant qu’application de prise de notes, nous allons suivre la checklist introduite en mars 2019. Nous aborderons ensuite les spécificités de l’outil.

1- Ecrire

Contrairement à OneNote, Notion ne propose pas de positionnement libre des blocs. Mais il permet de créer des colonnes pour une mise en page un peu plus dynamique.

Notion gère les cases à cocher, via l’option “todo list”, qui est dynamique : une case cochée vient “rayer” la ligne de texte

Notion prise de notes

Notion supporte un format riche, avec les titres de niveau 1 à 3 et la couleur du texte. En revanche on ne peut pas choisir la police de caractères. Seules 3 possibilités générales sont offertes. Et elles affectent toute la note.

Les tableaux sont très riches, avec calculs et différentes formes de visualisations. C’est d’ailleurs un différenciateur fort de Notion par rapport à des applications de prise de notes plus “classiques”. Nous y revenons plus bas dans l’article. Mais voici déjà un exemple de tableau avec affichage des totaux et moyennes dans la dernière ligne.

Notion prise de notes

Il est aussi possible de créer ses propres modèles de pages. Et la bibliothèque de modèles est particulièrement très riche. Nous en parlons également plus bas avec les cas d’usage.

Enfin, Notion ne propose pas de support spécifique pour les notes manuscrites.

2- Collecter

Bonne nouvelle ! Notion propose un Web Clipper depuis janvier 2019. Comme pour Evernote ou OneNote, il prend la forme d’une extension Chrome pour desktop. Et simplement d’une option de partage sur smartphone et tablette.

Si la fonctionnalité est moins riche que ses concurrents (un seul style d’import), sa présence reste appréciable.

Notion Web Clipper

On ne peut pas créer de notes par email à aujourd’hui.

Enfin, Notion ne propose pas (encore) de scan de documents ou de cartes de visite.

3- Organiser

Notion ne semble pas avoir de système d’étiquettes. J’écris semble car dans la documentation du Web Clipper, on voit une ligne “Tag” apparaître. Et de fait, on peut bien ajouter des étiquettes sur les éléments capturés ainsi.
Pourquoi ? Comment ?
Simplement parce que l’application tire partie de sa structure.
En effet, les liens ainsi capturés sont mis dans une “base de donnée” Notion, qui intègre un champ étiquette. Donc, par défaut pas d’étiquette, mais avec un peu de bricolage on peut en ajouter !

Pour les raccourcis, vous pouvez ajouter n’importe quelle page en “favori”, et elle apparaît en haut, un peu comme Evernote. On peut également faire des liens entre les notes. D’ailleurs certains modèles de Notion utilisent ce système pour avoir une “page de garde” qui contient les liens vers les éléments clés.

La structure des carnets et des notes est totalement libre. D’ailleurs ils ne s’appellent pas vraiment carnets et notes, comme nous l’avons vu en introduction. Avec Notion on parle d’espaces de travail, et de pages, imbriquées sur autant de niveaux que nécessaire.

4- Trouver

Dans Notion on peut faire des recherches simples, par mots-clés. Et c’est à peu près tout… Pas de filtrage, pas d’opérateurs.

Et donc pas non plus de recherches sauvegardées

Et pas vraiment de recherche dans les pièces jointes. Cette section est un peu le parent pauvre de Notion.

Sans trahir de secret, c’est d’ailleurs sur les recherches que l’équipe de développement se consacre en ce moment (mars 2019). Au rythme de sortie des nouveautés, nous pouvons espérer des améliorations sur les recherches dans les mois à venir.

5- Partager

Notion n’intègre pas de solution d’annotation d’images en natif.

Vous pouvez partager une page (et ses sous-pages), ou un espace de travail.

4 niveaux de partage sont disponibles : lecture, commentaire, écriture et re-partage. De manière intéressante, le 3ème niveau (modification sans re-partage) n’est disponible que dans les versions payantes (voir plus bas)

Enfin, Notion permet d’exporter en format PDF et Markdown.

6- Et le reste

L’accès hors-ligne est possible sur tous les appareils.

L’application est disponible sur toutes les plateformes : Web, Windows, Mac, iOS et Android

Au chapitre des intégrations, Slack vient en première ligne. Le lien avec Zapier n’existe pas encore, mais il a été promis pas les équipes pour “bientôt”.

Au niveau du prix, Notion propose une version gratuite et 3 niveaux payants :

  • gratuit jusqu’à 1000 “blocs”
  • $4 / mois pour un usage individuel, nombre de blocs illimité
  • $8 / mois / personne pour un usage collectif
  • $16 / mois / personne pour le mode “enterprise”

Les données sont stockées sur les serveurs de Notion, opérés par Amazon Web Services. Avec les mêmes protocoles de sécurité que des grands noms comme Slack ou Intercom.

Enfin les données sont encryptées dans les bases de stockage. En revanche ce n’est pas une option que l’on peut activer au niveau d’une page ou d’un espace de travail.

Bénéfice de la checklist pour notre analyse

En suivant la structure de la checklist, nous avons une vision déjà assez complète des fonctionnalités et limites de Notion en tant qu’application de prise de notes. Nous allons maintenant compléter avec des informations plus spécifiques.


Les différenciateurs clés de Notion

Les blocs

L’unité de base, dans Notion, ce sont les blocs. Et le choix est vaste : 28 blocs répartis dans 5 catégories (basic, base de donnée, media, intégration, et avancé). Citons en vrac les listes (à puce, numérotée, à cocher), les tableaux, cartes et calendrier, les images, vidéos et liens internet, les tweets ou cartes Google Maps ou encore les équations mathématiques.

Notion prise de notes

Chaque bloc peut être déplacé (dans une colonne par exemple), dupliqué, voire changé de nature (pour, par exemple, passer un Titre 2 en Titre 3).

Les bases de données

Nous avons choisi l’angle de la prise de notes pour cette première prise en main. Et Notion est en effet une application de prise de notes tout à fait intéressante.

Mais avec les bases de données, il prend une dimension nouvelle.

Notion prise de notes

Les bases de données, ce sont des tableaux avec de nombreuses capacité de visualisation :

  • tableau classique, comme Excel
  • Kanban, comme Trello
  • calendrier

Et bien sûr ces formats sont liés entre eux. Et les bases de données peuvent être liées entre elles.

Pour revenir à l’item de notre checklist, Notion est très, très haut sur le critère des calculs dans les tableaux.


C’est décidé, je teste Notion !

Vous voulez vous lancer ?
Allez sur https://www.notion.so/ pour créer un compte.
Ensuite, téléchargez les versions correspondant à votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette.
Installez le Web Clipper. Et c’est parti !

Voici quelques éléments pour vous accompagner dans votre démarrage

1. En anglais s’il vous plait

Aujourd’hui Notion ne parle qu’une seule langue. Que ce soit au niveau de l’interface, des pages d’aide bien détaillées, ou des exemples de pages et de tableaux.

Si vous avez besoin d’aide, faites-moi signe, nous pourrons travailler ensemble sur la mise en place de modèles en français à partager ensemble. Et remonter à l’équipe de San Francisco les besoins d’une communauté francophone en développement.

2. Importer vos données d’Evernote et d’autres systèmes

Notion est jeune, et arrive dans un paysage déjà bien encombré. Il était donc important que l’équipe propose des passerelles à partir de systèmes existants. Au moment de la mise en ligne de cet article (mars 2019), ce sont pas moins de 12 imports qui sont disponibles.

Voici les principaux, en ce qui nous concerne :

  • Google Docs
  • Trello
  • Asana
  • Evernote
  • Dropbox Paper
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Workflowy
Notion Import Evernote

3. Quelques cas d’usage pour vous inspirer

Notion propose des Tutoriels maison, qui sont autant d’exemple intégrés à l’application. Comme signalé plus haut, il sont très bien faits, mais dans la langue de Shakespeare.

En voici une sélection personnelle, sur des sujets assez classique d’organisation professionnelle et personnelle :

4. Un article et des vidéos pour tout comprendre

C’est en anglais, mais c’est très riche. Sur son site KeepProductive, Francesco d’Alessio a publié un article intitulé Notion – The beginner’s guide. Avec ce guide, vous aurez déjà une bonne prise en main de l’outil.

Et sur sa chaîne Youtube, il propose une playlist complète avec 37 vidéos !


Que pensez-vous de Notion ?

Les commentaires sont ouverts. Dites-nous si vous l’avez testé, de quelle(s) application(s) vous venez. Ce que vous avez aprécié, moins aimé, etc…

Cet article a 23 commentaires

  1. Moussa

    Bonjour Eric, je vous remercie pour votre article. je l’ai trouvé super . j’utilise l’application Notion depuis longtemps. Peut-être depuis le lancement. je suis francophone. J’ai demandé aux fondateurs quand l’on aura une version française. Ils m’ont dit bientôt et cela fait bien longtemps. Je suis intéressé pour la mise en place de la communauté francophone de Notion.
    Merci

    1. Jason

      Je suis du même avis. Même prêt à m’investir pour participer à cette traduction en français.

  2. fabien

    Bonjour,
    Merci beaucoup de cet article. Je compte tester l’outil notion.
    Savez-vous s’il existe des ressources documentaires en français (guides, tutos vidéos, etc.) ?
    Bien cordialement,

    1. Eric Bouchet

      Bonjour Fabien,
      C’est bien toute la difficulté, aujourd’hui il existe beaucoup de contenu et de conseils en anglais mais très peu en français. D’où ma proposition de concentrer certaines des initiatives. Sur cette page, Moussa et Jason ont montré leur intérêt. Pour ma part, ça va être difficile de m’impliquer plus sur cette fin d’année 2019.

      1. fabien

        Bonjour Eric,
        Merci de votre retour. Tant pis, je vais utiliser les ressources anglophones pour m’initier à Notion.
        Et je m’ “abonne” à outilsnum.fr pour suivre les actus sur une éventuelle communauté francophone à construire.
        Bien cordialement,
        Fabien

    1. Daniel Faubeau

      J’ai suivi cette formation de bout en bout. Je l’ai vraiment apprécié et je le recommande. Par chance j’ai eu droit à un tarif vraiment abordable. Très bonne introduction dans le concept de l’espace de travail et des pages (blocks), de l’agencement des blocks et de la flexibilité de leurs proprietes, puis le concept de base de données dans notion. Puis la mise en application dans un projet de gestion d’évènements, de tâches et d’équipe. Tout ce qu’il faut pour avoir une bonne idée des capacités de l’outil “Notion”. Et une dernière chose, dans la construction du projet, un bon guide pour ne pas mettre la charrue avant les boeufs. Chapeau, Thomas.

      D’autre part, Merci à Eric, pour cette article sans quoi, j’aurais encore galérer pour saisir les notions au travers des très bonnes presentations de langue anglaise. Et sans quoi je n’aurai pas découvert cette formation.

  3. Julie Chaumard

    Bonjour,
    J’aime bien aussi Notion, mais je trouve que le paiement par Workspace, 4€ par workspace, c’est un peu trop.
    C’est dommage.
    Du coup vous utilisez le même workspace pour tous les domaines ?

      1. Je vous remercie Eric pour votre réponse.
        Il s’avère, après 2 mois d’utilisation, que 1000 blocs ce n’est vraiment pas assez pour moi.
        J’ai créé des workspace par thème, comme “Construction de ma veille”, “Construction de mon blog”, “Toutes les infos et documentations pour 1 client”…
        Du coup j’ai pris la décision de
        1) migrer sur One-note.
        2) Créer un wiki avec TikiWiki
        Export HTML :
        J’ai également testé l’export HTML : Il n’est pas réutilisable en l’état car le CSS est dans le HTML. Cela veut dire qu’il faut faire un travail pour dissocier le tout.
        Du coup je pense que Notion doit surement avoir un bon business modèle, mais il n’est pas très pro.
        Bonne soirée.à vous

        1. Eric Bouchet

          Bonjour Julie,
          Merci pour témoignage. En effet, l’export HTML est souvent très limité.
          Coda propose aussi depuis peu de mettre en ligne les pages, mais à ma connaissance sans possibilité de modifier l’aspect.
          Idem pour Zenkit qui a ajouté une vue Wiki à sa liste déjà longue, mais là encore le format est géré par l’application.
          Si vous voulez contrôler l’aspect, la solution que vous avez prise avec TikiWiki est sans doute la meilleure.
          Eric

        2. Eric Bouchet

          Un gros changement en date du 19 mai 2020 : Notion fait sauter la limite des 1000 blocs sur la version personnelle, qui devient donc gratuite sans contrainte. Ils introduisent au passage un “Personal Pro Plan” à $4 par mois qui joue sur les invités et la taille des fichiers uploadés.
          Plus de détails : https://www.notion.so/pricing

          1. Julie Chaumard

            Merci beaucoup ca va me sauver ! J’ai atteint les 1000 sur beaucoup de workspaces même en les scindant.

  4. Pierre GIRARD

    Eric Bonjour. Merci pour toute votre analyse. Avez vous connaissance d’une quelconque avancée de l’application en direction de la clientèle francophone ? Merci de votre retour.

    1. Eric Bouchet

      Bonjour Pierre, merci pour votre commentaire.
      Réponse en direct de l’équipe Notion (ils m’ont répondu dans les 5′ !) : “Yes, we do have a French language product on the roadmap, but it is still several months away”.
      Donc oui ça avance, mais nous devrons encore être patients…
      J’ai vu que Notion recrutait énormément, espérons que leurs nouveaux embauchés pourront les aider à avancer + rapidement.

      1. Francis

        Bonjour Éric.
        Bravo pour ce site qui est très intéressant…
        Je suis client Evernote depuis le début avec quelques milliers de notes…
        En farfouillant, je suis tombé sur Notion qui est un outil étonnant (Et sur votre site ;-)) …
        Je teste… C’est puissant mais l’importation des carnets et notes Evernote n’a pas été géniale en ce qui me concerne… Pour certains carnet, ça a l’air OK mais pour d’autres, soit Notion n’importe pas toutes les notes ou ça bugge…
        J’ai réussi à importer toutes mes notes dans un logiciel qui conccurence Evernote : Joplin… (https://joplinapp.org/). Il fonctionne bien et ce en Markdown…
        J’ai aussi testé Tiddlywiki qui est génial au nouveau conception… Mais vu que tout est dans un fichier, il ne doit pas supporter trop de charge.
        Le plus important pour moi est l’intégrité des data et de pouvoir récupérer mes données si pour une raison quelconque, un logiciel ne me satisfait plus ou qu’il bug, etc… Ce n’est pas très clair avec notion… L’export n’est pas terrible et je ne sais pas comment se sauvegardent les base de données… Avec Evernote, nous avis un ficher Enex qui a le mérite d’exister… C’est pour cette raison que je me penche aussi sur Zim (https://zim-wiki.org/index.html) Un wiki de bureau qui n’a l’air de rien mais qui fonctionne remarquablement et qui est très bien pour se créer une base de connaissances… Il fonctionne sous linux et Windows et le site de zim à été fait avec zimn ! (export de tout le wiki en html possible…) Le gros avantage c’est que tout est sauvegardé en txt… Facilement copiable et modifiable… Il fonctionne même sur une clef USB !
        Il faut bien réfléchir pour choisir son outil de prise de notes car c’est toujours compliqué de changer…
        Merci pour votre attention et bonne soirée
        Francis

        1. Eric Bouchet

          Bonjour Francis,
          Oui c’est un univers qui évolue rapidement. Je mets une option sur Obsidian (https://obsidian.md/) et son affichage des liens entre les cartes. Et comme Joplin il fonctionne en Markdown.
          Eric

  5. Francis

    Bonjour Éric
    Je viens de jeter un œil sur obsidian et c’est très intéressant… Je vais tester… Merci pour l’info…

  6. Francis

    Bonjour Éric,
    Je suis tombé par hasard en furetant sur le net à la recherche d’infos sur Roam Research sur cet article que je soumet a votre attention: http://ruudhein.com/data-portability.
    Interpellant… En effet, la sauvegarde de ces données ne veut pas dire que ces données sont utilisables !
    “Ce qu’un outil fait avec ou pour vos données peut être transformateur au point où récupérer vos données brutes est presque inutile.”
    C’est assez juste… Mes notes Evernote ne sont utilisables qu’avec la présence de carnets et de Tags ! Mes 10000 notes brutes dans un dossier ne servent pas à grand chose…
    C’est la même problématique pour Notion par exemple… Il est possible d’exporter les notes en markdown et CSV mais sans l’outil pour faire le traitement, que faire de ces données brutes ?
    Obsidian est intéressant car il fonctionne un peu de la même manière que Zim en ce sens que vos données se situent dans un dossier de votre PC et avec un format markdown.md… Les images se placent dans le dossier choisi… Et ce suivant l’arborescence désirée… Il est donc possible de retrouver plus facilement les infos à condition de bien mettre des titres parlants…
    Zim va un peu plus loin dans ce sens car il crée automatiquement un dossier avec les pièces jointes dans le dossier du fichier txt (dossier toto avec toutes les images et fichiers de toto.txt)
    C’est vraiment un souci car souvent un gestionnaire de notes est utilisé plusieurs années et contient notre base de connaissance ou même notre travail (Notion peut contenir absolument TOUT !)
    Notion est un base de donnée relationnelle très flexible… J’ai vu des vidéos incroyables… C’est très puissant.
    Quid si l’outil ne convient plus ou fonctionne d’une manière insatisfaisante ?
    Ce point est absolument capital dans le cadre d’une entreprise par exemple et je ne vois pas beaucoup d’infos à ce sujet parmis les infos que je regarde sur le net et Youtube…. Mais ceci est valable pour tous…
    Bien à vous
    Francis

    1. Eric Bouchet

      Bonjour Francis,
      Je devrais ouvrir un forum pour traiter ces sujets 😉
      En effet la portabilité est une vraie question. Dans ma checklist des apps de prise de notes, je couvre bien l’emplacement des données et l’encryption, mais j’ai totalement mise de côté cette question. Je le note pour une prochaine version, et aussi pour un article à venir, car le sujet est complet et complexe.
      Quand on parle de portabilité, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte, comme le souligne Ruud Hein dans son article :

      • le format dans lequel l’application stocke les données
      • les possibilités d’import à partir d’autres applications
      • les possibilités d’export vers des formats d’autres applications ou plus “neutres”

      La question est d’ailleurs la même dans le monde des suites bureautiques ou des logiciels de cartes mentales, pour ne citer que ces deux exemples.
      Obsidian fait le choix de s’appuyer sur le système de fichiers (Windows, MacOS, Dropbox, etc…), c’est une autre dépendance. De même que le format Markdown produit des fichiers textes, donc lisibles partout, mais contraint la richesse de l’affichage (pas de polices, gestion des images un peu complexe).
      Un sujet pour un projet article, donc

    1. Eric Bouchet

      Merci pour ce complément Laetitia. Jérémy de Zetoolbox a pas mal parlé de Notion en effet, et ses vidéos sont une bonne base pour démarrer.

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