Notion, la prise de notes 2.0

Notion est une jeune application, faite par une jeune société de San Francisco, née en 2016. Et qui est montée rapidement. En effet Notion a été élu produit du mois en mars 2018 par le site ProductHunt.

Notion prise de notes

Notion se positionne comme « L’espace de travail tout-en-un« , en proposant de couvrir :

  • Notes & Docs (vs. Evernote ou Google Docs)
  • Base de connaissances (vs. Confluence ou GitHubWiki)
  • Tâches et Projets (vs. Trello, Asana, Jira)
  • Tableaux et bases de données (vs. Google Sheets et Airtable)

Comme le montre la liste ci-dessus, l’application connaît ses concurrents, et pas des moindre. Mais, comme dit le proverbe, « qui trop embrasse mal étreint ». Et à vouloir remplacer trop de services, Notion ne risque-t-il pas de perdre en efficacité ?

Les concepts de base de Notion

Notion travaille sur des espaces de travail (workspace) et des pages. Chaque page peut avoir autant de sous-pages que nécessaire. Dans ce sens, les pages de haut niveau sont l’équivalent des carnets Evernote et des sections OneNote.

De leur côté, les espaces de travail permettent de gérer les accès et droits en mode collaboratif.

Notion, une application de prise de notes

Puisqu’il faut bien choisir un angle, nous allons aborder Notion par celui de la prise de notes. C’est d’ailleurs avec ce positionnement que l’app a fait du bruit dans la communauté Evernote. Et notamment avec les nombreuses vidéos de Francesco d’Alessio et ce tweet de Michael Hyatt.


Passons Notion au tamis de notre checklist

Checklist app prise de notes

Pour bien comprendre comment Notion se positionne en tant qu’application de prise de notes, nous allons suivre la checklist introduite en mars 2019. Nous aborderons ensuite les spécificités de l’outil.

1- Ecrire

Contrairement à OneNote, Notion ne propose pas de positionnement libre des blocs. Mais il permet de créer des colonnes pour une mise en page un peu plus dynamique.

Notion gère les cases à cocher, via l’option « todo list », qui est dynamique : une case cochée vient « rayer » la ligne de texte

Notion prise de notes

Notion supporte un format riche, avec les titres de niveau 1 à 3 et la couleur du texte. En revanche on ne peut pas choisir la police de caractères. Seules 3 possibilités générales sont offertes. Et elles affectent toute la note.

Les tableaux sont très riches, avec calculs et différentes formes de visualisations. C’est d’ailleurs un différenciateur fort de Notion par rapport à des applications de prise de notes plus « classiques ». Nous y revenons plus bas dans l’article. Mais voici déjà un exemple de tableau avec affichage des totaux et moyennes dans la dernière ligne.

Notion prise de notes

Il est aussi possible de créer ses propres modèles de pages. Et la bibliothèque de modèles est particulièrement très riche. Nous en parlons également plus bas avec les cas d’usage.

Enfin, Notion ne propose pas de support spécifique pour les notes manuscrites.

2- Collecter

Bonne nouvelle ! Notion propose un Web Clipper depuis janvier 2019. Comme pour Evernote ou OneNote, il prend la forme d’une extension Chrome pour desktop. Et simplement d’une option de partage sur smartphone et tablette.

Si la fonctionnalité est moins riche que ses concurrents (un seul style d’import), sa présence reste appréciable.

Notion Web Clipper

On ne peut pas créer de notes par email à aujourd’hui.

Enfin, Notion ne propose pas (encore) de scan de documents ou de cartes de visite.

3- Organiser

Notion ne semble pas avoir de système d’étiquettes. J’écris semble car dans la documentation du Web Clipper, on voit une ligne « Tag » apparaître. Et de fait, on peut bien ajouter des étiquettes sur les éléments capturés ainsi.
Pourquoi ? Comment ?
Simplement parce que l’application tire partie de sa structure.
En effet, les liens ainsi capturés sont mis dans une « base de donnée » Notion, qui intègre un champ étiquette. Donc, par défaut pas d’étiquette, mais avec un peu de bricolage on peut en ajouter !

Pour les raccourcis, vous pouvez ajouter n’importe quelle page en « favori », et elle apparaît en haut, un peu comme Evernote. On peut également faire des liens entre les notes. D’ailleurs certains modèles de Notion utilisent ce système pour avoir une « page de garde » qui contient les liens vers les éléments clés.

La structure des carnets et des notes est totalement libre. D’ailleurs ils ne s’appellent pas vraiment carnets et notes, comme nous l’avons vu en introduction. Avec Notion on parle d’espaces de travail, et de pages, imbriquées sur autant de niveaux que nécessaire.

4- Trouver

Dans Notion on peut faire des recherches simples, par mots-clés. Et c’est à peu près tout… Pas de filtrage, pas d’opérateurs.

Et donc pas non plus de recherches sauvegardées

Et pas vraiment de recherche dans les pièces jointes. Cette section est un peu le parent pauvre de Notion.

Sans trahir de secret, c’est d’ailleurs sur les recherches que l’équipe de développement se consacre en ce moment (mars 2019). Au rythme de sortie des nouveautés, nous pouvons espérer des améliorations sur les recherches dans les mois à venir.

5- Partager

Notion n’intègre pas de solution d’annotation d’images en natif.

Vous pouvez partager une page (et ses sous-pages), ou un espace de travail.

4 niveaux de partage sont disponibles : lecture, commentaire, écriture et re-partage. De manière intéressante, le 3ème niveau (modification sans re-partage) n’est disponible que dans les versions payantes (voir plus bas)

Enfin, Notion permet d’exporter en format PDF et Markdown.

6- Et le reste

L’accès hors-ligne est possible sur tous les appareils.

L’application est disponible sur toutes les plateformes : Web, Windows, Mac, iOS et Android

Au chapitre des intégrations, Slack vient en première ligne. Le lien avec Zapier n’existe pas encore, mais il a été promis pas les équipes pour « bientôt ».

Au niveau du prix, Notion propose une version gratuite et 3 niveaux payants :

  • gratuit jusqu’à 1000 « blocs »
  • $4 / mois pour un usage individuel, nombre de blocs illimité
  • $8 / mois / personne pour un usage collectif
  • $16 / mois / personne pour le mode « enterprise »

Les données sont stockées sur les serveurs de Notion, opérés par Amazon Web Services. Avec les mêmes protocoles de sécurité que des grands noms comme Slack ou Intercom.

Enfin les données sont encryptées dans les bases de stockage. En revanche ce n’est pas une option que l’on peut activer au niveau d’une page ou d’un espace de travail.

Bénéfice de la checklist pour notre analyse

En suivant la structure de la checklist, nous avons une vision déjà assez complète des fonctionnalités et limites de Notion en tant qu’application de prise de notes. Nous allons maintenant compléter avec des informations plus spécifiques.


Les différenciateurs clés de Notion

Les blocs

L’unité de base, dans Notion, ce sont les blocs. Et le choix est vaste : 28 blocs répartis dans 5 catégories (basic, base de donnée, media, intégration, et avancé). Citons en vrac les listes (à puce, numérotée, à cocher), les tableaux, cartes et calendrier, les images, vidéos et liens internet, les tweets ou cartes Google Maps ou encore les équations mathématiques.

Notion prise de notes

Chaque bloc peut être déplacé (dans une colonne par exemple), dupliqué, voire changé de nature (pour, par exemple, passer un Titre 2 en Titre 3).

Les bases de données

Nous avons choisi l’angle de la prise de notes pour cette première prise en main. Et Notion est en effet une application de prise de notes tout à fait intéressante.

Mais avec les bases de données, il prend une dimension nouvelle.

Notion prise de notes

Les bases de données, ce sont des tableaux avec de nombreuses capacité de visualisation :

  • tableau classique, comme Excel
  • Kanban, comme Trello
  • calendrier

Et bien sûr ces formats sont liés entre eux. Et les bases de données peuvent être liées entre elles.

Pour revenir à l’item de notre checklist, Notion est très, très haut sur le critère des calculs dans les tableaux.


C’est décidé, je teste Notion !

Vous voulez vous lancer ?
Allez sur https://www.notion.so/ pour créer un compte.
Ensuite, téléchargez les versions correspondant à votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette.
Installez le Web Clipper. Et c’est parti !

Voici quelques éléments pour vous accompagner dans votre démarrage

1. En anglais s’il vous plait

Aujourd’hui Notion ne parle qu’une seule langue. Que ce soit au niveau de l’interface, des pages d’aide bien détaillées, ou des exemples de pages et de tableaux.

Si vous avez besoin d’aide, faites-moi signe, nous pourrons travailler ensemble sur la mise en place de modèles en français à partager ensemble. Et remonter à l’équipe de San Francisco les besoins d’une communauté francophone en développement.

2. Importer vos données d’Evernote et d’autres systèmes

Notion est jeune, et arrive dans un paysage déjà bien encombré. Il était donc important que l’équipe propose des passerelles à partir de systèmes existants. Au moment de la mise en ligne de cet article (mars 2019), ce sont pas moins de 12 imports qui sont disponibles.

Voici les principaux, en ce qui nous concerne :

  • Google Docs
  • Trello
  • Asana
  • Evernote
  • Dropbox Paper
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Workflowy
Notion Import Evernote

3. Quelques cas d’usage pour vous inspirer

Notion propose des Tutoriels maison, qui sont autant d’exemple intégrés à l’application. Comme signalé plus haut, il sont très bien faits, mais dans la langue de Shakespeare.

En voici une sélection personnelle, sur des sujets assez classique d’organisation professionnelle et personnelle :

4. Un article et des vidéos pour tout comprendre

C’est en anglais, mais c’est très riche. Sur son site KeepProductive, Francesco d’Alessio a publié un article intitulé Notion – The beginner’s guide. Avec ce guide, vous aurez déjà une bonne prise en main de l’outil.

Et sur sa chaîne Youtube, il propose une playlist complète avec 37 vidéos !


Que pensez-vous de Notion ?

Les commentaires sont ouverts. Dites-nous si vous l’avez testé, de quelle(s) application(s) vous venez. Ce que vous avez aprécié, moins aimé, etc…

Cet article a 6 commentaires

  1. Bonjour Eric, je vous remercie pour votre article. je l’ai trouvé super . j’utilise l’application Notion depuis longtemps. Peut-être depuis le lancement. je suis francophone. J’ai demandé aux fondateurs quand l’on aura une version française. Ils m’ont dit bientôt et cela fait bien longtemps. Je suis intéressé pour la mise en place de la communauté francophone de Notion.
    Merci

    1. Je suis du même avis. Même prêt à m’investir pour participer à cette traduction en français.

  2. Bonjour,
    Merci beaucoup de cet article. Je compte tester l’outil notion.
    Savez-vous s’il existe des ressources documentaires en français (guides, tutos vidéos, etc.) ?
    Bien cordialement,

    1. Bonjour Fabien,
      C’est bien toute la difficulté, aujourd’hui il existe beaucoup de contenu et de conseils en anglais mais très peu en français. D’où ma proposition de concentrer certaines des initiatives. Sur cette page, Moussa et Jason ont montré leur intérêt. Pour ma part, ça va être difficile de m’impliquer plus sur cette fin d’année 2019.

      1. Bonjour Eric,
        Merci de votre retour. Tant pis, je vais utiliser les ressources anglophones pour m’initier à Notion.
        Et je m’ « abonne » à outilsnum.fr pour suivre les actus sur une éventuelle communauté francophone à construire.
        Bien cordialement,
        Fabien

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