Zapier automatise la communication entre vos applications

Sommaire

Automatisation, no-code, low-code – vous avez peut-être déjà croisé ces termes. Zapier fait partie de cette nouvelle génération d’outils numériques qui permettent de gagner du temps en automatisant des tâches répétitives. Et, ce qui est plus nouveau, de relier entre elles des applications qui n’avaient pas forcément prévu de se parler.

zapier

Low-code, no-code – qu’est-ce que c’est ?

Les experts de Charge Venture ont étudié en détail le mouvement no-code, et donné cette définition :

des plateformes de développement visuel qui autorisent les “citoyens développeurs” à sortir une app sans écrire de code

Un marché qui est évalué à $4 Milliards, avec une croissance de 50% par an jusqu’en 2024 ! Ils ont également produit cette cartographie très détaillée de l’écosystème

Ecosystème Low-code no-code Automatisation

Zapier apparaît dans le groupe “Worfklow automation” avec d’autres applications que je cite en fin d’article, notamment IFTTT et Integromat.

Il est intéressant de noter qu’on retrouve sur ce même graphique Coda et Notion, dans la catégorie “Superdocs”. En effet ces derniers sont bien plus que des outils de prise de notes, comme je l’ai noté dans leurs articles respectifs.

Zapier à quoi ça sert ?

Zapier a été lancé fin 2012, et est utilisé aujourd’hui pas plus de 3 Millions de personnes dans le monde. Sa force ? Connecter entre elles des applications qui n’étaient pas reliées. Par exemple Evernote avec Trello.

Et c’est un cercle vertueux : plus il y a d’applications compatibles, plus elles ont d’autres applications auxquelles parler. A la date de publication de cet article, plus de 2000 applications sont disponibles, dans 14 catégories.

Des déclencheurs et des actions

Un Zap est constituté de deux éléments : un déclencheur et une ou plusieurs actions. Le déclencheur, comme son nom l’indique, est l’élément qui va lancer le Zap. Et les actions vont suivre.

Quelques exemples de déclencheurs :

  • un email qui vient d’arriver sur un sujet précis / d’une personne précise
  • une réunion qui commence dans 15 minutes
  • une nouvelle carte Trello dans un tableau
  • une nouvelle commande en ligne

En fonction de son intégration, chaque application a son jeu de déclencheurs et d’actions. Et ceux-ci sont plus ou moins fournis selon le travail qui a été effectué en amont par le créateur de l’application.

Par exemple GMail propose 7 déclencheurs et 6 actions.

zapier gmail déclencheurs triggers

Dans les déclencheurs de GMail, on trouve aussi bien un nouvel email qu’un email avec une étoile ou une étiquette. Et même lié à des conditions de recherche. Pour le suivi des tâches, j’utilise typiquement le déclencheur lié à une étoile pour identifier les emails que je considère comme importants.

Parmi les actions sur GMail, on trouve la possibilité d’envoyer un email via Zapier. Et aussi celle d’ajouter ou enlever une étiquette à un email.

Déclencheurs et actions sont indépendants. Vous pouvez construire un Zap qui automatise GMail avec GMail. Mais très souvent le déclencheur viendra d’une application, et l’action d’une autre.


Votre automatisation Zapier étape par étape

1- Commencez par créer un compte

Allez sur https://zapier.com/

Vous pouvez vous enregistrer directement avec votre compte Google, Facebook, ou avec vos propres identifiants.

Et vous pouvez commencer à travailler ! Zapier propose une version gratuite bien suffisante pour démarrer (plus de détails sur les prix en fin d’article).

2- Ensuite ajoutez vos applications

Pour que vos apps parlent entre elles, il faut d’abord qu’elles parlent à Zapier. La première étape est donc d’ajouter toutes les applications que vous voulez automatiser dans l’interface Zapier.

Applications intégrations Zapier

Pour ma part, j’ai ajouté Evernote, GMail, Trello, Google Sheets, Mailchimp, OneNote, Teachable, Twitter et Todoist. Même si je ne les utilise pas toutes aujourd’hui.

3- Créez votre premier Zap

La première chose à décider est “qu’est-ce que je veux automatiser ?”
La deuxième : “qu’est-ce qui déclenche mon Zap ?”

Prenons le cas d’un email spécifique. Le déclencheur sera un nouvel email étoilé dans Gmail.

zap déclencheur gmail

Ensuite, qu’allez-vous faire de cet email ? Dans cet exemple, nous transférons l’information à Todoist pour avoir toutes les tâches dans le même système. Je vais donc ajouter Todoist, avec comme action “Créer une tâche”.

zap action todoist

La force de Zapier, c’est que je vais combiner la structure de Todoist et les informations issues de GMail. Ainsi pour créer ma tâche, je peux choisir dans quel projet Todoist l’envoyer, et je peux mettre en titre de la tâche l’objet de l’email. Je peux ajouter le contenu de l’email en description de la tâche pour plus d’informations. Et j’ai accès aux paramètres Todoist classiques comme le niveau de priorité ou les étiquettes.

zap action todoist tâche

4-Testez votre Zap et laissez agir

Le dernier bouton “Test & Review” permet de faire tourner le Zap avec les données de test collectées dans la première étape (le déclencheur). Et de faire tourner la ou les actions que vous avez définies.

Si tout est OK, vous n’avez plus qu’à passer le Zap sur ON… Et il tournera tout seul en fonction du déclencheur que vous avez défini.

5-Surveillez l’historique dans Zapier

Si vous voulez voir comment se passent vos automatisations, un tour sur l’historique des tâches permet de savoir ce qui a tourné et quand. D’identifier les problèmes éventuels. Et de faire re-tourner le Zap si nécessaire.

Zapier Historique des tâches

A noter que la fonction “Autoreplay” fait partie de ces options payantes. Plus de détails dans la dernière section de cet article consacrée au modèle économique.


Mes 6 automatisations Zapier les plus utiles

Attention grosse section ! Je vous propose de revoir en détail 6 Zaps que je trouve particulièrement pertinents.

  1. Comment garder une trace de mes notes Evernote dans Google Sheets
  2. Transformer les emails importants de GMail en tâches Todoist
  3. Envoyer un message quand une carte Trello arrive à échéance
  4. Sonner un rappel Slack quand la réunion va bientôt commencer
  5. Créer un compte-rendu de réunion dans Dropbox au démarrage de cette réunion
  6. Envoyer un email régulier avec les chiffres Google Analytics

Comme vous pouvez le voir, avec Zapier on touche à toutes les actions et tous les outils numériques du quotidien.

Et c’est vraiment là tout son intérêt : un outil qui fédère tous les autres.

1-Garder une trace de mes notes Evernote dans Google Sheets

Par curiosité, j’ai eu envie de savoir combien de notes Evernote je créais. Et aussi de voir quelles informations je pouvais passer d’une application à l’autre.

Le but de ce zap est donc très simple :

dès qu’une note est créée dans Evernote, elle est enregistrée dans un tableau Google Sheets

Le Zap est composé de deux étapes

—le déclencheur : note créée dans Evernote

L’intégration Evernote propose 4 déclencheurs : nouvelle note, nouveau rappel, nouvelle étiquette ajoutée à une note, et nouveau carnet de notes. Ce qui nous intéresse ici, c’est la nouvelle note.

zapier evernote déclencheur trigger

Dans l’interface Zapier, je peux aussi préciser s’il faut chercher dans un carnet de notes particulier, ou n’importe quel carnet.

—l’action : ajouter une ligne dans Google Sheets

L’intégration Google Sheets propose 8 actions de création : créer une ou plusieurs ligne(s) dans une table, mettre à jour une ligne, créer un fichier ou un onglet, copier un onglet, créer une colonne, et effacer une ligne.

Ici nous allons créer une ligne.

zapier google sheets action

Dans Zapier, je peux ensuite choisir quelles informations vont aller où dans ma feuille de calcul. Je précise le fichier et l’onglet, et Zapier importe les noms de colonnes. En face de chacune des colonnes, je peux ensuite ajouter du texte, soit statique, soit en lien avec les données issues d’Evernote.

zapier google sheets

Dans cet exemple, j’importe la date de création de la note Evernote, son titre et les étiquettes éventuelles, ainsi que le lien direct vers la carte et la référence du carnet de notes. Ce dernier élément est assez peu lisible. Dans son intégration Zapier, Evernote ne passe pas le nom du carnet de notes “en clair”, mais juste la référence.

D’une application à l’autre, les informations disponibles vont donc varier, ce qui impacte la richesse des Zaps, et parfois leur faisabilité.

2-Envoyer les emails importants de GMail vers Todoist

C’est l’automatisation en introduction de cet article. Je n’y reviens donc pas en images. Le but est ici de centraliser toutes les tâches à faire dans un seul outil, en l’occurence Todoist. Quand je repère un email à transformer en action, je mets juste une étoile. Et Zapier va copier les informations dans une nouvelle tâche Todoist.

3-Envoyer un SMS quand une carte Trello arrive à échéance

Ce Zap est plus complexe car il fait appel à des services payants en-dehors des Etats-unis et du Royaume-Uni. En effet, dans ces deux pays vous pouvez utiliser la fonction SMS de Zapier. Pour les autres, Zapier recommande d’utiliser un service tiers, comme Twilio.

En alternative au SMS, vous pouvez choisir d’envoyer une notification via votre messagerie préférée, que ce soit Slack, Teams, ou Facebook Messenger.

—le déclencheur : une carte Trello à échéance

L’intégration Trello propose pas moins de 14 déclencheurs. Les nouveaux tableaux, listes, cartes, activité, notification, commentaire, membre, étiquette ou checklist. Les déplacements de carte, et l’arrivée d’une carte à échéance. C’est cette dernière qui nous intéresse, car nous voulons envoyer un rappel.

zapier trello déclencheur trigger

Je choisis ensuite dans quel tableau chercher. Car oui, je ne peux pas demander “sur tous les tableaux”. Et je peux préciser combien de temps avant l’échéance. En minutes, heures, jours, ou semaines, selon le type de tâche que vous avez définie.

zapier trello

Je peux même préciser de ne prendre que les tâches non réalisées, pour éviter ainsi de polluer mes notifications avec des actions déjà faites.

—l’action : au choix de vos applications de notification

Comme précisé plus haut, vous pouvez ensuite envoyer cette information par SMS, messagerie, ou email, selon le mode qui sera le plus efficace.

—et pourquoi pas Butler ?

Butler, c’est l’outil d’automatisation intégré de Trello. Il comprend également des déclencheurs basés sur la date d’échéance. Il peut donc tout à fait remplir la première étape. La différence sera sur la seconde : Butler parle surtout à Trello. Il peut aussi envoyer des emails, et des notifications vers Jira ou Slack. Mais Butler n’enverra pas de SMS, ni de messages vers Teams ou Messenger.

Comme souvent, le choix de l’outil va se faire en fonction de vos besoins et des possibilités offertes.

4-Envoyer un rappel dans Slack quand la réunion va bientôt commencer

C’est un classique des automatisations : comment optimiser l’organisation des réunions. Ce premier Zap s’occupe du démarrage de la réunion. Le suivant s’intéresse à la prise de notes.

Dans cet article de l’autoformation Zapier, l’équipe couvre les 5 moments d’une réunion et propose de

  • créer automatiquement une entrée dans le calendrier à partir d’un évènement
  • envoyer un rappel quand la réunion commence
  • transformer les notes de réunion en tâches
  • envoyer les notes aux bonnes personnes
  • sauvegarder les notes au bon endroit
zapier rappel réunion

—le déclencheur : le calendrier

Sur le point qui nous intéresse, le déclencheur est dans le calendrier (ici Google). Nous avons le choix entre 7 déclencheurs parmi lesquels : nouvelle entrée, démarrage ou fin d’un rendez-vous.

zapier calendrier réunion

Comme pour le tableau Trello, je ne peux choisir qu’un seul calendrier. Et je peux ensuite définir une plage de temps avant le démarrage, en minutes, heures, jours ou semaines.

Un point important : je peux même filtrer les entrées en ajoutant un terme de recherche. Je pourrais ainsi avoir des Zaps différents pour les réunions de groupe, les réunions mensuelles ou les points d’avancée avec le client.

5-Créer le compte-rendu de réunion dans Dropbox quand celle-ci va commencer

Sur le même déclencheur que précédemment, je peux aussi utiliser Zapier pour préparer le compte-rendu de la réunion.

Au moment où la réunion commence, je peux lui demander de créer un document Google Docs, Word Online ou ici Dropbox, avec les informations clés de la réunion.

Curieusement, Dropbox n’a pas intégré sa solution Paper dans son intégration Zapier. Nous allons donc créer un simple fichier texte.

zapier dropbox

Ici nous intégrons les éléments fournis par le calendrier : nom et date de la réunion puis description et liste des participants.

—une deuxième action : envoyer le lien du fichier par email

Les comptes payants de Zapier peuvent enchaîner les actions. Ainsi je peux prendre ce fichier nouvellement créé, et envoyer un email ou une notification à toute l’équipe pour préciser que le fichier a été créé, et où il se trouve.

6- Envoyer un email avec les derniers chiffres Google Analytics

C’est un Zap que j’utilise au quotidien dans une de mes activités. Via ce Zap, nous envoyons à nos clients des statistiques régulières issues de Google Analytics. Selon les clients, ces emails sont envoyés tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois. Avant Zapier, les emails étaient envoyés à la main, à partir de données récoltées dans l’interface Analytics. Zapier a permis d’automatiser la récolte et la communication des données.

—le déclencheur : un Google Sheets ou directement Analytics dans Zapier

Pour les données Analytics, j’ai deux possibilités. Je peux utiliser un Google Sheets qui interroge la base régulièrement, et sa mise à jour déclenche le Zap. Ou je peux utiliser le déclencheur Google Analytics intégré dans Zapier.

—l’action : un email qui intègre les données

Un point intéressant de l’intégration GMail dans Zapier : vous pouvez envoyer les emails en formation Texte ou HTML. Ce dernier permet de formatter les emails, en ajoutant notamment gras et italiques, ainsi que les listes, à puce ou à chiffres. Voire de construire un email graphique complet qui sera envoyé automatiquement dans Zapier.

D’autres zaps encore plus complexes ?

Avec l’agence Eficiens, nous avons été la première agence en France certifiée Zapier Expert. C’était en août 2018.

Le “combo ultime” est venu d’un programme de parrainage que nous avons réalisé entièrement en mode no-code. Avec Campaign Monitor pour les emails, Google Analytics et Google Sheets pour identifier parrains et filleuls, et Zapier au milieu. Zapier a même été utilisé pour créer une url courte, après l’arrêt du service par Google.

Le résultat : une fusée à 5 étages et 4 outils qui fonctionne sans intervention humaine.


Zapier, combien ça coûte ?

Une version gratuite pour démarrer

Avec la version gratuite, vous pouvez faire tourner 5 Zaps à tout moment, avec un maximum de 100 actions par mois. Jusqu’ici tout va bien.

La plus grosse limitation de la version gratuite, c’est que vos Zaps ne peuvent avoir qu’une seule action. Oubliez les étapes, les calculs complexes, les branchements.

De plus, certaines applications dites “Premium” ne sont accessibles que sur les plans payants. Il en est de même pour les fonctionnalités avancées de Zapier comme les filtres, le formatage ou les branchements logiques.

Des abonnements mensuels rapidement élevés

Les deux plans vraiment intéressants sont le Starter et le Professionnal.

Le plan Starter permet de gérer jusqu’à 20 Zaps à tout moment, et entre 750 et 1500 tâches par mois. Il vous donne accès aux Zaps à étapes multiples, à 3 applications Premium, et à certaines fonctionnalités avancées de Zapier. Il vous en coûtera entre 220 et 430€ par an.

Le plan Professionnal fait sauter les limites du nombre de Zaps et d’applications Premium. Et il ajoute les branchements et la relance automatique en cas de problème d’exécution. A partir de 2000 tâches par mois (et jusqu’à 20 000), il vous coûtera entre 540 et 2000€ par mois.

L’investissement dans Zapier n’est donc pas à prendre à la légère.

D’un autre côté, l’outil répond à des vrais besoins. Et il vous permettra de mettre en place rapidement des solutions efficaces sans passer par du code.


Est-ce que Zapier est la seule solution ?

Cet article est déjà long, et nous n’allons pas couvrir toutes les alternatives ici. Mais oui, Zapier n’est pas la seule solution pour automatiser les actions.

Relier les applications : IFTTT, Integromat ou Power Automate

La liste s’agrandit tous les jours.

Parmi les outils les plus connus et utilisés on trouve:

Automatiser l’application : Butler de Trello, Slack Workflow builder

On l’a dit en introduction de cet article, l’automatisation est partout. Et les applications elles-mêmes intègrent des possibilités. Les précurseurs étaient sans doute VBA dans la suite Office et Google Scripts pour Docs et Sheets.

Citons ici Trello, qui intègre Butler pour automatiser un certain nombre de tâches internes à l’application.

Et récemment Slack, qui a développé Workflow Builder, appelé automatisation des flux de travail en français.


Qu’allez-vous automatiser ?

Zapier, IFTTT, Automator ou Raccourcis. Avec quel outil allez-vous travailler ? Et quelles tâches répétitives allez-vous simplifier ?

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