J’ai commencé à utiliser Evernote en 2008, soit aux débuts du service. La promesse d’origine est « Remember Everything – Souvenez-vous de tout », et l’idée est effectivement de se servir de ce logiciel comme mémoire permanente. On stocke sans trop y réfléchir, faisant confiance à Evernote pour retrouver facilement ce que l’on cherchera. Et pour cela on peut s’appuyer sur un moteur de recherche très puissant et paramétrable.
On peut à ce propos faire quelques parallèles entre Evernote et Gmail. Outre la gratuité (certes limitée dans le cas d’Evernote), les deux services ont en commun leur ubiquité (Evernote est disponible sur PC, Mac, iOS, Android, et même Linux, plus la version Web), une gestion de libellés (tags) poussée, et un outil de recherche qui promet de retrouver rapidement une aiguille dans une botte de foin. Et ça fonctionne ! Il se raconte même sur les forums que l’outil développe vraiment son efficacité avec un nombre important de notes.
A quoi sert Evernote ?
Beaucoup a déjà été écrit sur le sujet, y compris en français. Evernote sert à stocker et retrouver des informations souvent disparates et d’origines très diverses. Citons en vrac: page internet, photo, fichier Word, PDF, enregistrement sonore, scan d’une page manuscrite. Et le tout pouvant provenir de n’importe quel périphérique numérique (smartphone, tablette, ordinateur, scanner, scripts automatiques), et pouvant être retrouvé et traité sur n’importe lequel des ces périphériques.
La promesse est véritablement d’avoir toujours avec soi l’accès à l’ensemble des informations qu’on a bien voulu confier à l’éléphant.
Comment démarrer avec Evernote ?
1. Inscription
L’inscription est gratuite. Rendez-vous sur evernote.com et laissez-vous guider.
Il existe une option “Premium”, et une option “Business”. Mais pour débuter la version gratuite sera parfaitement suffisante.
Les apports de la version Premium sont entre autres:
- une taille maximum d’upload (vers les serveurs de synchronisation) de 10GB/mois – contre 60MB/mois pour la version gratuite;
- la possibilité de chercher à l’intérieur des fichiers PDF;
- la possibilité de conserver des carnets de notes hors-ligne sur smartphones et tablettes – la version gratuite ne permet la consultation que connecté
- l’utilisation simultanée sur plus de 2 appareils – ce qui peut être utile si vous installez Evernote par exemple sur votre ordinateur personnel, celui du bureau, et votre smartphone.
Sachez qu’il existe quelques manières alternatives d’avoir un compte Premium gratuit ou en réduction. On peut citer le fait d’être étudiant, le parrainage d’amis (qui rapporte des points utilisables pour Premium), et l’achat de carnets Moleskine-Evernote, qui viennent avec entre 1 et 3 mois de Premium.
Plus de détails sur http://evernote.com/intl/fr/premium/
2. Installation sur toutes les machines
Là où Evernote prend toute sa force, c’est avec un nombre important de notes. Et quand il est installé sur l’ensemble de vos périphériques numériques. Sur votre ordinateur principal, sur votre smartphone, sur votre tablette. Et avec la version Web, vous pouvez même accéder à vos notes à partir de n’importe quel ordinateur ou tablette d’emprunt.
La force d’Evernote c’est la synchronisation permanente de vos notes sur les serveurs d’Evernote, et donc sur l’ensemble de vos machines. Vous pouvez donc travailler n’importe où.
3. Installation du Web Clipper
Le Web Clipper et LE outil indispensable pour capturer les informations glanées au cours de vos navigations numériques.
Le Web Clipper propose pas moins de 5 façons différentes pour enregistrer le web :
- article (tout le contenu)
- article simplifié (le texte et les images, sans le formattage parfois complexe d’une page interne)
- page complète (tout le contenu et les habillages)
- favori (juste le lien, l’image clé et la méta-description)
- capture d’écran (comme son nom l’indique, avec en plus la possibilité d’annoter avant d’envoyer à Evernote)
À partir du Web Clipper, vous pourrez aussi choisir le carnet et les étiquettes, mais nous en parlons au point 5.
4. Et vous pouvez enregistrer vos premières notes !
- Enregistrez une page web que vous souhaitez conserver.
- Notez vos idées directement sur votre smartphone.
- Prenez en photo un plat, un produit, une note manuscrite.
- Mettez le PDF d’un manuel dans une note.
Commencez simplement à “nourrir” Evernote avec l’ensemble des informations dont vous pouvez avoir besoin, et dont vous voulez libérer votre mémoire. L’outil de recherche vous permettra de les retrouver facilement – et sur n’importe lequel des périphériques où vous aurez installé Evernote !
5. Commencez à structurer en carnets de notes et étiquettes
Un billet complet est consacré au classement en carnets de notes et étiquettes. Pour ce guide de démarrage, nous nous contenterons donc d’énoncer quelques principes de bases – qui pourront bien sûr être contredits par l’expérience et la situation de chacun.
- Carnets de Notes: commencez avec 2 carnets – Pro et Perso – il sera toujours temps ensuite d’en ajouter;
- Etiquettes: créez des catégories et quelques étiquettes clés – le plus simple pour cela étant de créer une note vide qui servira de réceptacle à l’ensemble des premières étiquettes
- catégories de base: .Qui, .Quand, .Quoi, .Où – notez le “.” avant chaque nom, c’est pour les classer en premier dans la liste
- étiquettes clés: dans mon cas j’utilise *star et -à lire, qui me permettent de retrouver rapidement des articles sauvegardés ou des notes importantes. Notez encore une fois l’étoile * et le tiret – devant chaque mot, ils facilitent à la fois le classement et la saisie du nom de l’étiquette
La structure des carnets et étiquettes est sans doute ce qui rend chaque expérience d’Evernote aussi personnelle. Et la flexibilité de l’outil est telle que chacun va appliquer la structure qui lui correspond le mieux.
Pour aller plus loin avec Evernote
La communauté
Avec 225 Millions d’utilisateurs dans le monde, Evernote a développé une communauté très forte, qu’ils aident à structurer au moyen d’un forum de discussion et d’une liste d’évènements organisés par les utilisateurs locaux.
Tout utilisateur peut rejoindre la communauté en allant sur cette page : https://evernote.com/intl/fr/community
Les Consultants Certifiés
Véritables Experts de la solution, les Consultants Certifiés ont suivi des formations dispensées directement par Evernote. Ces consultants peuvent accompagner particuliers et entreprises dans leur mise en place de leur solution de prise de notes.
J’ai la chance d’être Consultant Certifié Evernote depuis mai 2017, renouvelé en mars 2020. À ce titre, je peux vous aider dans la formalisation de votre prise et gestion de notes électroniques, pour vous et votre entreprise.
Sur les réseaux sociaux
Vous trouverez également de nombreuses ressources sur YouTube ainsi que sur les réseaux sociaux. Les deux comptes Twitter @evernote et @evernotehelps sont très actifs, mais malheureusement uniquement en anglais. Sur LinkedIn, toujours en anglais, le groupe Evernote users compte pas moins de 4500 membres.
Les formations en ligne OutilsNum
Je vous propose 2 formations pour prendre en main Evernote.
La formation gratuite Découvrez Evernote vous accompagne depuis la création de votre compte jusqu’au partage de carnets et notes, en passant par la structure et l’utilisation du Web Clipper.
Avec la formation Maîtrisez Evernote, nous faisons le tour des usages avancés. Je vous montre les fonctionnalités d’Evernote Premium, et même Evernote Business. Et nous regardons différentes intégrations et applications tierces pour accéder à vos notes.
Des articles pour continuer à explorer
Sur ce site, vous trouverez une vingtaine d’articles relatifs à Evernote. Je vous en propose 4 pour avancer
- Maîtriser Carnets et étiquettes
- Intégrer Evernote dans un système de veille
- Optimiser les recherches
- Revoir votre structure Evernote (parce que, parfois, l’organisation évolue)
Et si Evernote ne me convient pas ?
Vous pouvez commencer par mon guide pour choisir votre application de prise de notes. C’est une checklist en 6 sections et 25 éléments, qui vous permet d’identifier la meilleure application pour vos besoins.
Depuis sa création, j’ai passé une demi-douzaine d’applications au crible de cette checklist : Evernote bien sûr, et aussi OneNote, Google Keep, Apple Notes, Notion, Coda et Dropbox Paper.
