OneNote et Evernote – comprendre pour mieux choisir

OneNote Evernote

OneNote et Evernote sont souvent opposés, parfois de façon irrationnelle. Le but de cet article est de présenter les deux solutions dans ce qu’elles ont de meilleur. En commençant par les points communs, et ils sont nombreux. Et en mettant en avant certaines différences fondamentales, qui pourront vous faire pencher pour l’une ou l’autre solution. En fonction de votre usage, de votre mode de fonctionnement, et de celui de votre entreprise.

Posons tout d’abord un principe.

La prise et la gestion des notes est avant tout une question d’organisation personnelle.

En effet, nous n’avons pas tous la même façon de rédiger nos notes. Et nous n’avons pas tous la même façon d’organiser nos informations. Que ce soit dans nos carnets ou sur nos ordinateurs. Sur le sujet de la prise de notes, on pourra relire l’introduction de notre article sur les alternatives à Evernote, qui traitait de ce point précis.

De plus, entre OneNote et Evernote, le choix est parfois fait non par vous, mais par votre entreprise. Dans ce contexte, il nous paraît important de comprendre les différences fonctionnelles entre les deux services. Cet article va donc s’attacher à comparer sans opposer. Comprendre sans critiquer.


Les points communs entre OneNote et Evernote

Avant de noter les différences, commençons par relever les éléments de convergence. Et ils sont nombreux !

Un Web Clipper efficace des deux côtés

Il est loin le temps où seul Evernote disposait d’un Web Clipper efficace. Le Web Clipper ? C’est cette extension pour navigateur (Chrome, Firefox, Edge) qui vous permet d’enregistrer les pages internet directement dans votre logiciel de prise de notes. Que ce soit Evernote ou OneNote, chacun dispose d’un Web Clipper avec plusieurs options de capture : avec ou sans le formatage d’origine, en copie d’écran, juste le favori. Et dans les deux cas vous pouvez déterminer à partir du Clipper la destination de la note.

C’est souvent la première extension que vous ajoutez, juste après l’installation de l’application, tant elle est précieuse.

  • pour installer le Web Clipper OneNote suivez ce lien
  • pour installer le Web Clipper Evernote suivez ce lien

onenote evernote web clipper

La recherche jusque dans les images

Une des promesse de OneNote et d’Evernote, c’est de pouvoir TOUT retrouver, même si l’information se cache dans un scan ou une photo. Et de fait, les deux applications permettent d’effectuer les recherches dans vos images. Commencez à taper le texte de votre recherche, et vous voyez apparaître les notes qui le contiennent, que ce soit dans le titre de la note, le texte, ou les images.

Chacune des applications surligne à sa façon les résultats au sein même des images. Et dans les deux cas c’est redoutable d’efficacité.

onenote evernote recherche image

Des notes mises en forme

Ces deux logiciels de prise de notes sont heureusement optimisés pour … les notes. Vous allez donc pouvoir ajouter gras, italiques, couleurs de texte, listes à • puce et listes numérotées, et plus encore.

Mention spéciale pour OneNote qui propose des styles (titres de plusieurs niveaux, référence, citation, code) et plusieurs options de listes à puce et numérotées. OneNote propose aussi le placement libre des éléments dans la « page », ce qui rend la mise en page très dynamique.

onenote evernote editeur notes

Evernote est un peu plus limité. Même si l’éditeur a fait des progrès avec le temps, et qu’on peut l’améliorer au moyen d’applications tierces.

Une structure en bloc-notes

Pour ranger vos papiers, rien ne vaut un bon classeur. Et pour vos notes, un bloc-notes. L’analogie du bloc-notes est conservée aussi bien dans Evernote que OneNote. C’est un élément clé, puisqu’il détermine dans les deux cas les possibilités de partage. Et dans le cas de OneNote, le bloc-notes correspond à un emplacement physique sur votre disque dur ou votre espace OneDrive. Le bloc-notes virtuel est complété de son fichier, bien réel.

onenote evernote bloc notes

La synchronisation sur tous les appareils

La promesse de Microsoft et d’Evernote, c’est que vous pouvez retrouver toutes vos notes, sur tous vos appareils. Les deux applications sont ainsi disponibles sur toutes les plateformes PC et Mac, Web, et aussi smartphones et tablettes iOS et Android. Et vous retrouvez à tout moment l’ensemble de vos notes et éléments clippés ou pris en photo.

Outre la synchronisation, les applications mobiles permettent vraiment de saisir des notes « à la volée ». Ainsi vous pouvez griffonner des notes avec un stylet, ou simplement votre doigt, ou prendre une photo qui ira directement dans les notes.

onenote evernote smartphone

Des intégrations avec des applications tierces

Aujourd’hui les applications ne fonctionnent plus en vase clos. Vous pouvez automatiser la création de notes avec Zapier. Vous pouvez rechercher et partager vos notes directement dans Slack ou Microsoft Teams. OneNote s’interface bien évidemment avec l’ensemble de la suite Office : Outlook (tâches, rendez-vous, emails), Word (notes liées), Excel (intégration de tableaux) et Powerpoint (notes liées). Côté CRM, avec Evernote dans sa version Business, vous pouvez même relier vos notes avec les fiches Salesforce.

Et cette liste n’est pas exhaustive.

Si les intégrations ne sont pas toujours les mêmes, les deux systèmes sont aujourd’hui extrêmement ouverts vers les autres applications. En témoignent les pages dédiées pour OneNote et Evernote, avec plusieurs dizaines d’applications dans les deux cas.


Trois différences fondamentales

D’un point de vue fonctionnel, les points communs sont nombreux. Et chaque application permettra au quotidien de prendre, consulter et partager des notes, de capturer du contenu internet, et d’effectuer des recherches assez poussées.

J’aimerais mettre en avant 3 différences spécifiques, dont 2 sont apparues à la faveur d’une formation OneNote que j’ai animée récemment : le mode de stockage et de connexion, l’usage des étiquettes, et la politique tarifaire.

1- Stockage et connexion – quelle est votre politique d’entreprise ?

OneNote : OneDrive et compte Microsoft obligatoires

Pour que OneNote donne sa pleine mesure, vous devez vous connecter avec votre identifiant Microsoft et utiliser le stockage OneDrive.

Hors de OneDrive, pas de synchronisation !

Et donc pas d’application mobile, pas de scan avec l’appareil photo non plus. Dans certaines entreprises, cela peut poser problème, surtout si la politique maison est de ne pas utiliser Microsoft pour la bureautique. Vous pouvez choisir d’utiliser OneNote exclusivement en local, mais vous perdez les bénéfices du Web Clipper et de la synchronisation multi-appareils.

A l’inverse, si l’entreprise a fait le choix de l’écosystème Microsoft, vous avez peut-être déjà même OneNote installé sur votre ordinateur ! Et vous avez déjà identifiant et espace de stockage. Dans ce cas, l’utilisation de OneNote est une extension naturelle de vos autres outils.

Evernote : compte spécifique et serveurs dédiés

Avec Evernote la question se pose différemment. C’est à la fois plus transparent et plus opaque : les notes sont synchronisées sur des serveurs Evernotehébergés par Google aux Etats-Unis. Et il faut de toute façon créer un identifiant Evernote spécifique à l’ouverture du compte. Notez que vous pouvez, si vous le souhaitez, vous enregistrer avec votre compte Google.

Au final, écosystème Microsoft contre solution plus indépendante

On le voit, sur la question du stockage et des login, votre choix ou celui de votre entreprise au sujet de la suite Office pourra influencer celui de l’application de prise de notes.

Pour compléter la question du stockage et de la synchronisation, vous pouvez consulter cet article de l’aide Microsoft, et cet article de l’aide Evernote.


2 – Gestion des étiquettes – classement vs. actions

En français elles s’appellent différemment : étiquettes pour Evernote, balises ou indicateurs pour OneNote. Mais en anglais c’est le même terme de tag qui est utilisé. Et pourtant ce même terme représente des usages très différents.

Les étiquettes Evernote pour classer et retrouver

Sur Evernote, les étiquettes sont des termes, liés aux notes, qui permettent de qualifier les notes dans le rangement et la recherche. Alors qu’une note ne peut être que dans un seul carnet, elle peut avoir plusieurs étiquettes. Vous pourrez ensuite faire des recherches sur une ou plusieurs étiquettes, puis sauvegarder ces recherches comme autant de filtres.

Les étiquettes typiques sont liées au temps, aux lieux, aux personnes, aux projets, et le tout est cumulable. Pour en savoir plus et avoir des conseils d’usage sur les étiquettes, vous pouvez consulter notre article sur carnets et étiquettes Evernote.

Les étiquettes Evernote sont des attributs de classement.

onenote evernote etiquettes

Les indicateurs OneNote pour agir

Sur OneNote, les balises ou indicateurs sont des pictos, ou du surlignage, posés dans les notes, et liés au contenu des notes. Ces indicateurs ne concerne pas la note en tant que contenant, mais bien les contenus eux-mêmes.

Parmi les indicateurs-clés on trouve les cases à cocher de choses à faire, et des indicateur d’urgence ou importance. Ils vont prendre place en face de la ligne correspondant, par exemple sur un compte-rendu de réunion pour identifier les points d’attention

Les indicateurs OneNote sont des attributs d’action.

onenote evernote tags étiquettes indicateurs balisesMention particulière pour un indicateur unique à OneNote : la tâche Outlook. En effet, vous pouvez créer des tâches Outlook directement à partir de OneNote. Elles apparaissent avec les indicateurs dans les recherches, et sont synchronisées avec Outlook. Très pratique pour transformer des notes de réunion en listes de tâches !

Classement, recherche et actions – à quoi servent vos étiquettes ?

Vous l’aurez compris, il n’existe pas vraiment d’équivalent de l’un pour l’autre. OneNote ne permet pas de qualifier des notes à la manière des étiquettes Evernote. Et Evernote ne possède pas la richesse de OneNote quand il s’agit de décrire des tâches. Le seul point commun est la case à cocher, qui est présente dans les deux logiciels.

Sur ce sujet précis des étiquettes, dans la mesure où le classement est aussi une affaire personnelle, je vous suggère de tester les étiquettes de l’un et l’autre pour comprendre avec quel système vous êtes le plus à l’aise et le plus efficace.


3 – Politique tarifaire – qu’est-ce qui est gratuit ?

OneNote gratuit et intégré dans Office

Commençons par les choses simples : OneNote est gratuit. Totalement gratuit. Rien à payer. Que ce soit pour les versions PC, Mac ou smartphone et tablette. Avec l’avantage ou le bémol évoqué plus haut concernant le compte Microsoft et le stockage sur OneDrive, bien évidemment.

D’ailleurs on pourra m’opposer que si OneNote est gratuit, c’est justement parce qu’il fait partie de cet écosystème Microsoft Office. Et de fait, si l’on se concentrer sur le stockage OneDrive, dans sa version gratuite, ils est limité à 5Go pour l’ensemble des fichiers, dont les bloc-notes OneNote.

Evernote gratuit ou Premium

Côté Evernote, la version gratuite est celle la plus utilisée aujourd’hui. Et elle sera considérée comme suffisante par la majorité des utilisateurs. Mais certaines fonctionnalités de la version Premium pourront paraître absolument nécessaires à certains utilisateurs. Sans rentrer des le détail de l’ensemble des différences, je vois deux fonctionnalités qui pourraient faire pencher la balance :

  • synchronisation sur plus de 2 appareils – si vous avez 2 ordinateurs et un smartphone, ou bien un ordinateur, une tablette et un smartphone, en version gratuite ça coince
  • accès hors-ligne sur smartphone et tablette – sans stockage hors-ligne, votre consultation est conditionnée à l’accès internet sur votre appareil

Evernote valorise Premium à 59,9€ / an.

En complément des 2 éléments mentionnés plus haut, cette version propose également une scan très efficace de cartes de visites, un mode présentation qui permet de mettre en avant ses notes pour discussions collectives, les recherches dans les PDF et les documents Office, les annotations de PDF, la création de notes par email, et des intégrations supplémentaires.

Vous pouvez découvrir Evernote Premium et identifier toutes les différences avec la version gratuite.

onenote evernote premium


OneNote Education et Evernote Business, 2 axes différents

Au-delà de leurs marchés traditionnels de la prise de note individuelle avec partage, les deux sociétés ont choisi d’explorer des territoires spécifiques : l’éducation pour OneNote avec le bloc-notes pour la classe et le travail collaboratif avec Evernote Business

OneNote et l’éducation

OneNote semble s’être fait un nom dans les milieux scolaires avec le programme OneNote Education et un Complément « Bloc-notes pour la classe » qui ajoute « des fonctionnalités de distribution de pages et de sections, d’examen rapide du travail des étudiants et d’intégration de devoirs et de notation avec un large éventail de partenaires LMS/SIS. »

Dans la droite ligne du cartable numérique, les enseignants peuvent distribuer informations et devoirs digitalisés. Et les élèves peuvent ensuite faire leurs devoirs entièrement sur leur carnet de note ainsi virtualisé.

evernote onenote bloc-note classe

S’il semble peu utilisé en France dans ce contexte, on trouve quelques articles sur le sujet, sur le site La Classe d’Histoire, ou sur le blog ENT@ionis.

Evernote Business pour les équipes

Au-delà des versions « personnelles » d’Evernote (Basic et Business), la société concentre beaucoup d’efforts sur Evernote Business. Evernote Business promet de rassembler en un seul endroit toutes les connaissances du service et/ou de l’entreprise. Un véritable outil de knowledge management, qui centralise et partage l’information à l’intérieur de toute l’entreprise.

Point d’orgue de cette version avancée d’Evernote, les Espaces créent une sorte de page d’accueil où les groupes mettent en avant les notes les plus importantes. Les Espaces rendent également visible une hiérarchie de carnets et notes. On est ainsi à la croisée de deux environnement familiers : la structure du gestionnaire de fichiers, et la flexibilité des notes Evernote. Avec en plus cette capacité de travailler et d’accéder au contenu en mode collaboratif.

onenote evernote espaces

De plus, Evernote Business dispose d’une palette d’intégrations spécifiques, avec Google Drive, Outlook, Salesforce et Slack.


OneNote ou Evernote, vous faites un vrai choix

Et ce choix se situe à plusieurs niveaux : politique d’entreprise, fonctionnalités, possibilités d’intégration, de classement et de partage. Et à partir de ce choix, l’application utilisée est forcément la meilleure solution, puisque vous l’avez choisie !

Les commentaires sont ouverts, chacun peut partager ses choix. Et comment vous profitez au quotidien de votre application de prise de notes.

Cet article a 1 commentaire

  1. Excellent article, sans parti pris (c’est rare sur ce sujet) et avec des arguments très pertinents !

    Je ne connais pas Evernote, par conséquent je n’ai pas d’avis sur les mérites comparés des 2 solutions.

    En revanche, je souhaite préciser :
    – Qu’il existe un Add-in pour OneNote (Tagging Kit) qui permet d’ajouter des « Tag » (des catégories) à ses notes ;
    – Que OneNote bureau fonctionne très bien en local, pour les réfractaires au Cloud (c’est toutefois se priver d’énormément de fonctionnalités : c’est un choix que je respecte, mais qu’il faut assumer !) ;
    – Que l’indépendance revendiquée par Evernote quand à l’hébergement des données est toute relative : je conçoit qu’on puisse être allergique à Microsoft, mais alors pourquoi serait-ce différent avec Google (un vilain GAFA tout de même !) ? Microsoft offre au moins la possibilité de stocker ses notes en local !

    En fin de compte, au-delà de ces considérations d’ordre fonctionnelle ou dogmatique, ce qui compte pour l’utilisateur c’est son affinité avec l’interface utilisateur. Et là, c’est très personnel !

    En outre, il serait intéressant de comparer les fonctionnalités (et le confort d’utilisation) :
    – de Partage & de travail collaboratif (granularité, protection par mot de passe, notifications…)
    – d’export (diversité des formats d’impression, des formats d’export, sélection multiple ou mono page)
    Ce sont aussi des détails qui comptent vraiment au quotidien.

    Albin

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