Ayoa combine mindmaps et gestion de tâches

Sommaire

Cela fait plusieurs années que je regardais iMindMap et les interventions de Tony Buzan concernant l’application. La sortie d’Ayoa m’a donné envie d’enfin tester la solution de Chris Griffiths.

Ayoa mindmap gestion tâches

Ayoa = iMindMap + DropTask

Un peu d’histoire

Ayoa est développé par la société OpenGenius. Leur première application a été le logiciel iMindMap, conçu en collaboration avec Tony Buzan. iMindMap avait pour particularité de proposer des cartes mentales “organiques” (proches du dessin) dans une interface ordinateur. C’était, et cela reste, le seul logiciel à proposer une telle proximité entre la carte papier et la carte numérique.

iMindMap

En 2013, la société se diversifie en proposant DropTask, une solution de gestion de tâches avec une forte composante visuelle. DropTask propose notamment deux affichages : en bulles ou en Kanban.

DropTask

Et enfin, gros changement en 2019. OpenGenius fusionne ses deux solutions en une proposition unique.
Exit iMindMap et DropTask.
Place à Ayoa “une combinaison unique de fonctionnalités de mindmapping et de gestion de tâches”.

Une proposition si unique ?

On sentait la fusion arriver. À la fois à l’initiative des éditeurs de logiciels de cartes mentales, et de ceux de gestion de projet.

MindManager propose depuis longtemps d’identifier les tâches dans les cartes mentales. Et ses intégrations avec la suite Office permettent de le relier avec MS Project, Outlook ou Excel.

De l’autre côté, Zenkit propose la carte mentale comme simple visualisation alternative de vos projets, à côté des vues liste, Kanban, tableau, calendrier et Gantt.

Enfin Mindmeister propose un combo MindMeister-Meistertask qui combine ses deux outils de cartes mentales et de gestion de tâches.

Donc oui, combiner tâches et cartes mentales paraît assez logique.

La fusion est-elle aboutie ?

A ce stade, j’ai plus l’impression de manipuler deux logiciels avec un point d’entrée commun qu’une réelle fusion. Cela se voit d’ailleurs dès l’écran d’accueil, qui propose sur deux colonnes d’accéder soit aux cartes mentales, soit aux tableaux de tâches.

Ayoa Ecran d'accueil

Dans cette logique, nous allons donc analyser Ayoa selon les deux propositions : comme application de mindmapping, et comme outil de gestion de projets.


Test d’Ayoa en tant qu’application de mindmapping

Message personnel. Je fais des cartes mentales sur ordinateur depuis 20 ans, tout d’abord avec MindManager, et actuellement avec XMind. Et j’étais très attiré par la promesse d’iMindMap de produire des cartes à l’aspect proche du papier/crayon.

Et de fait, la première chose qui différencie Ayoa de ses concurrents, c’est le côté très visuel de ses cartes, et la variété des modes d’affichage qu’il propose.

Des modes d’affichage uniques

Ayoa propose 3 modes d’affichage

  • Une Speed Map qui ressemble à ce que d’autres logiciels peuvent produire : une carte mentale sur ordinateur, avec plusieurs possibilités de modifications des branches et des informations
  • Une Organic Map qui transforme presque magiquement la carte “version ordinateur” en une version beaucoup plus proche du papier/crayon, avec ses lignes courbes et le texte qui vient suivre le mouvement
  • Et une Radial Map qui propose un mode d’affichage assez surprenant, où chaque niveau de la carte est un cercle : le sujet au centre, bien évidemment, puis les idées de premier niveau, le deuxième niveau, etc…
Ayoa vues mindmaps Speed Map Organic Map Radial Map

En revanche, contrairement à XMind ou MindManager, on ne trouvera pas de vue “plan”.

Si, par exemple, vous voulez utiliser une carte mentale pour le plan d’un document, ce ne sera pas le meilleur outil pour passer de la carte à la rédaction. Notons que cette vue est disponible d’une certaine manière en passant par l’export vers Word, qui produit un document structuré selon les branches de la carte.

Au niveau des 3 modes d’affichage, vous pouvez basculer d’un mode à l’autre, avec des pertes limitées.

Si vous avez passé du temps à ajuster la position des visuels dans une carte organique et que vous retournez en Speed Map, ces ajustements sont perdus. Donc si pour vous le visuel est très important, et que vous souhaitez ensuite partager votre carte organique, je vous conseillede bien sauvegarder cette étape avant de changer de mode d’affichage. Faites-en une copie d’écran, exportez en format image ou PDF.

Des possibilités variées d’ajustements graphiques

Que ce soit en Speed Map ou en Organic Map, vous avez le choix entre une douzaine de formes pour le cadre du texte, et une dizaine pour la forme du lien entre ce texte et le niveau supérieur. C’est plus que sur XMind, par exemple. Et les résultats sont plutôt esthétiques, même en Speed Map.

mindmap styles

En revanche, rien au niveau des polices de caractères. Si vous avez bien accès au gras, italique et souligné, tout le contenu utilise la même police.

Au niveau du fond le carte, Ayoa propose 6 couleurs plutôt pastel. Ici aussi, peu de variété, et pas de possibilité d’importer une image de fond, par exemple.

Un point positif bien dans l’air du temps : Ayoa permet d’alterner entre un mode clair et un mode sombre.

Ayoa Dark Mode Sombre

Les ponts avec la gestion de tâches

Chaque élément de la carte peut être associé avec une ou des tâches des tableaux de projet, ou simplement au tableau des urgences. Les blocs avec tâches apparaissent alors avec un signe, et les détails montrent la ou les tâches associées.

Tache dans mindmap

Vous pouvez aussi éditer la tâche, et ainsi ajouter des dates de début ou fin, des niveaux d’urgence, d’importance, etc… Comme n’importe quelle tâche des tableaux de tâches. Le lien se fait à ce niveau.

Quelques limitations

Ayoa est avant tout une application web. S’il vous pouvez télécharger des applications Mac et PC, tout le travail se fait en ligne uniquement. Pensez donc à la connexion internet au moment de travailler sur vos cartes.

Ensuite, pour partager vos cartes mentales, les capacités d’export sont assez limitées, et disponibles uniquement sur les versions payantes. De meilleures capacité d’export sont prévues pour “bientôt”, tel que le montre la page Coming Soon de l’éditeur.

Enfin, contrairement à la plupart de ses concurrents en mindmapping, Ayoa ne propose pas de vue en plan.


Ayoa en tant qu’outil de gestion de projets

Changement de côté. Nous nous intéressons maintenant aux capacités de gestion de projets et tâches.

Retour sur mon projet-type : la construction d’une maison

Après BubblePlan, kantree, zenkit et Coda, Ayoa est le 5ème outil à passer à travers le même projet. Il s’agit d’un cas presque réel : la construction d’une maison individuelle, depuis la consultation des promoteurs jusqu’à la finalisation du jardin. Dans sa version “simple”, ce projet comprend une vingtaine de tâches, réparties en 5 étapes : études préliminaires, terrain, avant-projet, construction et jardin.

Première surprise, on ne commence pas le projet avec une mindmap !

Ayoa Projet Construction d'une maison Tâches

On entre par défaut dans le mode Workflow, qui s’apparente à un Kanban, dont vous pouvez modifier les colonnes. Dans ce cas précis, j’ai donc fait une colonne (“Catégorie”) par grande étape de mon projet. D’ailleurs ces catégories vont se retrouver dans les autres modes d’affichage.

Ce qui est intéressant (ou discutable), c’est qu’Ayoa sépare ce workflow d’un mode planification, où on va retrouver les 3 colonnes classiques : Maintenant, Ensuite, Plus tard. On en reparle juste après.

Les 5 modes d’affichage d’Ayoa en gestion de projet

  • Le Canvas affiche catégories et tâches sous forme de bulles
  • Le Workflow correspond à votre Kanban, avec les catégories en colonnes et les tâches en cartes
  • Le mode Gantt utilise les dates de début et de fin pour visualiser vos tâches sur un calendrier linéaire.
  • Dans la vue des Urgences, les tâches sont triées en fonction du critère d’urgence que vous aurez rempli (ou non) en amont
  • Enfin la vue des Tâches terminées affiche… les tâches terminées
Ayoa vues projets Workflow Canvas

Je n’ai pas pu tester la vue Gantt. Je vous encourage à consulter la page du blog Ayoa très bien faite à ce sujet.

Ayoa Tâches Gantt

Un planificateur pour l’ensemble des tâches

Le planificateur est accessible de n’importe quel endroit dans Ayoa : c’est le bouton Calendrier à côté de la maison. Il rend visible toutes les tâches, quelle que soit leur origine, selon un nouveau classement : maintenant, ensuite, plus tard. C’est une façon de planifier complémentaire des dates de début et fin, qui sont également disponibles.

Planificateur de tâches

Dans cet écran, nous voyons sur la gauche les tâches du projet de construction, non encore réparties, et dans les 2 colonnes “maintenant” et “ensuite” les tâches que j’ai créées à partir de la mindmap du début de cet article.


Ayoa en tant que combinaison des deux mondes ?

Je regrette l’absence de vue mindmap pour les projets. C’était mon plus grand espoir, d’autant que Zenkit le fait déjà, avec de réels bénéfices. Je ne comprends pas pourquoi la fonctionnalité n’est pas disponible. Et elle ne semble pas faire partie de la roadmap partagée par OpenGenius.

Parmi les progrès attendus, on trouve quand même la possibilité de transformer plusieurs branches de carte mentale en tâches. C’est un début.

Alors oui, on peut associer les tâches à une carte mentale. C’est ce que j’ai fait dans la première partie de cet article avec 2 tâches liées à l’élément “vue Speed Map”. Oui on peut éditer les tâches dans la carte mentale. Et on peut les retrouver dans le planificateur Ayoa et dans un projet. Mais on est loin d’une intégration à la Zenkit.


Qu’est-ce que je fais avec Ayoa ?

Parlons prix pour commencer

La version gratuite d’Ayoa est vraiment une version “pour tester”. Elle est limitée à un total de 5 mindmaps et projets, et certaines fonctionnalités sont absentes. Vous n’avez notamment pas d’export, ni de vue Gantt. Jusqu’ici rien de trop choquant, la version gratuite de Zenkit a des limitations similaires (notamment Gantt).

Ensuite on passe à un système par abonnement. Avec un abonnement annuel, Ayoa vous coûtera 11€ par mois. Cela reste bien moins cher que le poids lourd du secteur, MindManager. Et c’est deux fois plus élevé que XMind, dont la version 2020 est également proposée via un abonnement, à $59.99 par an.

Une disponibilité sur toutes les plateformes

La bonne nouvelle, c’est qu’avec l’abonnement, vous pouvez utiliser Ayoa sur tous vos appareils, PC, Mac, Smartphone ou Tablette. L’abonnement est pour un compte, qui est synchronisé sur toutes les plateformes.

ATTENTION : le mode en ligne reste fortement privilégié car tout est sauvegardé dans le cloud.

English required

Ayoa ne parle pas français pour le moment. Toute l’interface est en anglais, ainsi que l’aide, le support technique et les vidéos de prise en main. L’ajout de nouvelles langues (dont le français) est deuxième sur la liste des futures nouveautés. Je mettrai donc cet article à jour avec la bonne nouvelle

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