Klaxoon pour la formation et les réunions – retour d’expérience

Sommaire

[ MISE À JOUR OCT 2020 – Brainstorm devient Board et inclut la visio. La politique tarifaire est entièrement revue ]

Klaxoon c’est quoi ?

Klaxoon, c’est une pépite française lancée depuis Rennes en 2015, et dont la solution est aujourd’hui utilisée par 100% des entreprises du CAC40 ! Et pas seulement, puisque, comme moi, des indépendants l’utilisent aussi, ainsi que des TPE et PME.
L’objectif est simple : améliorer l’efficacité du travail en équipe, mettre du plaisir, de l’animation et de l’intelligence collective dans les réunions.

Klaxoon

J’utilise l’outil depuis plus d’un an, à la fois en formation et en réunion. Dans cet article, je vous partage mon expérience et mes points d’attention.


Les 5 activités de l’outil Klaxoon que j’utilise régulièrement

Pour comprendre rapidement cet outil collaboratif, je vous propose de visionner cette vidéo courte et efficace. Elle présente l’ensemble des modules, que je détaille ensuite dans l’usage que j’en fais.

1-Board, le tableau blanc infini

Il s’appelait Brainstorm jusqu’en septembre 2020. On l’appelle maintenant Board. Et de fait, vous pouvez voire ce module comme une extension du Paperboard traditionnel, sur laquelle on vient poser et déplacer nos Post-Its virtuels. Mais je l’utilise aussi comme un espace d’échange toujours disponible, sur lequel chacun•e peut réagir. Ou encore il peut se transformer en tableau de bord d’activité. Board, c’est tout cela à la fois.

Dans mon article sur iObeya je mentionne l’importance pour les utilisateurs de déplacer eux-mêmes leurs Post-Its. On peut reconstituer des Obeya virtuelles avec Klaxoon. D’ailleurs certains Brainstorm ressemblent à des tableaux de bord.

Klaxoon Brainstorm Tableau Blanc

J’utilise principalement le Board pour des échanges durant les séances. Avec les formations à distance, je garde aussi régulièrement un tableau ouvert. Et avec la nouveauté de septembre 2020, je peux même intégrer les participants en visio directement sur le board !

2-Quiz et Sondage pour démarrer ou conclure une discussion

En formation, j’utilise les Quiz et les Sondages à deux moments bien distincts. Pour lancer un sujet, et voir ainsi l’état des connaissances et des avis. Et en conclusion du sujet, comme rappel mémoriel et mini-évaluation.

Sondage

Certaines question permettent de lancer des conversations importantes. Comme ici le regard des participants sur la messagerie instantanée : est-ce un outil d’interaction ou de transmission, synchrone ou asynchrone ? Les avis étaient visiblement très partagés !

3-Le nuage de mots Klaxoon

Le nuage de mots s’emploie souvent en restitution, pour donner à voir la richesse d’un sujet. Avec l’outil Klaxoon, il se contruit en temps réel, au fur et à mesure des apports des participants.

Voici un exemple de nuage de mots produit en groupe sur le thème du pire des réunions :

Nuage de mots

Deux points d’attention sur le nuage de mots.

Tout d’abord, les espaces sont considérés comme des séparateurs. Et donc la phrase “bon esprit d’équipe” se traduira par les mots bon, esprit et équipe dans le nuage de mots. Dans cette même logique, les mots de liaison sont systématiquement écartés.

Connaissant ces contraintes, vous pouvez indiquer à vos participants de mettre plutôt des tirets pour séparer les mots. Ou ne rien dire et voir quel nuage est produit.

Liste de mots

Vous avez toujours la possibilité de basculer vers la liste des mots proposés. Celle-ci présente deux avantages. Tout d’abord, elle montre les envois en entier sans la coupure des espaces. Et elle permet de voir les votes sur les mots. Ce qui relativise souvent le poids “visuel” de certains mots dans le nuage, surtout quand le groupe est de taille réduite.

4-L’aventure pour faire le point en fin de journée

En formation en salle, je termine généralement la journée par une Aventure. En termes Klaxoon, l’aventure est un parcours qui regroupe différents types d’activités. Avec possibilité d’attribuer des points et d’établir un classement des participants.

Klaxoon aventure

Pour les formations, je crée autant d’étapes que de chapitres dans la formation. Puis chaque étape contient différents types de questions, qui permettent de se remettre en mémoire les éléments partagés dans la journée.

Le but n’est pas de mettre les participants en compétition. Et pourtant l’esprit ludique atteint rapidement tout le monde.

5-L’export PDF, idéal pour conclure une réunion

Je n’utilise pas l’export PDF en formations en salle (voir plus bas). En revanche, il m’est d’une grande utilité pour mes autres animations avec Klaxoon. En fin de réunion, il suffit de cliquer sur “Rapport” pour obtenir dans un seul document PDF toutes les activités de la réunion. Ainsi que les échanges et liens partagés dans le chat.

Je n’ai plus qu’à envoyer le PDF, et tous les participants ont leur trace de la réunion.


Mon avis sur l’outil Klaxoon à travers 4 cas d’usage

Comment j’utilise Klaxoon en formation en salle

C’est la première configuration pour laquelle j’ai commencé à utiliser Klaxoon. En un an, j’ai animé plus d’une trentaine de formations en présentiel avec l’aide de Klaxoon.

La quantité d’activités varie fortement d’une formation à l’autre. Dans certains cas, je n’ai utilisé Klaxoon qu’en fin de journée, comme renforcement mémoriel, avec une aventure. Et dans d’autres formations, j’ai utilisé toute la palette, y compris un speed boat avec l’outil Brainstorm.

Klaxoon formation
cliquer pour agrandir

Le visuel ci-dessus montre une formation de 4 jours avec certains de ses temps forts. On retrouve sondage et nuage de mots en début de formation pour prendre en main l’outil. Puis quelques brainstorms. Et les activités de fin de journée (aventure) comme rappels mémoriels.

Comment j’utilise Klaxoon en formation à distance

Avec les restrictions liées au Covid-19, j’anime depuis avril 2020 des formations 100% à distance. A commencer par une formation “Manager à distance”, cela paraît totalement cohérent !

Pour cette formation, j’ai vraiment utilisé Klaxoon comme outil d’animation, en complément de la visio.

La formation se déroule sur 4+1 séances de 1h30. Je combine donc l’utilisation synchrone et asynchrone de Klaxoon. Entre chaque séance, nous avons un tableau blanc ouvert pour que les participants puissent poser leurs questions ou idées. Et la messagerie interne de l’outil permet également de maintenir un lien de communication ouvert.

Au niveau des ateliers, j’abuse des tableaux blancs. Là où dans une formation présentielle j’en utilise au mieux un ou deux, dans cette formation nous en utilisons jusqu’à 6. Des échanges qui se font d’habitude sur paperboard trouvent naturellement leur place sur l’écran. Et les tableaux ouverts entre deux sessions permettent à chacun•e de poser ses idées et questions avant la prochaine visio.

Klaxoon activités

Voici les activités que nous avons partagées lors d’une de ces formations distance. Et contrairement aux formations en salle, je ne lance pas d’aventure. Le format me paraît moins adapté, d’autant que, pour l’aventure, chaque participant est sur son propre écran, ce qui contribue moins à la dynamique du groupe.

Pour ces formations, l’export PDF fournit une mémoire bienvenue de l’ensemble des activités. Plus besoin de prendre le paperboard en photo, ni de faire des copies d’écran. J’aprécie vraiment cette possibilité.

Comment j’utilise Klaxoon en réunion

Avec le confinement et la multiplication des réunions en visio, de nombreuses entreprises se sont demandées comment dynamiser les échanges. A la demande d’un de mes clients, je suis intervenu comme facilitateur pour faire émerger des idées.

En un quart d’heure, l’équipe de 15 personnes a pu s’exprimer sur son humeur, son expérience du confinement et du télétravail, et ses attentes pour la suite.

Nous avons utilisé 2 outils et 3 méthodes

  • un brainstorm ouvert pour exprimer “mon humeur de ce matin”, où une grande partie des participants a dessiné sur les post-its virtuels, ou mis une image
  • un brainstorming un peu plus structuré pour faire émerger ce que les membres avaient “découvert” pendant le confinement; ce brainstorm a été commenté et structuré, pour faire émerger les bonnes et moins bonnes surprises
  • un sondage sur la reprise ou non en télétravail
Brainstorm Teletravail

A noter que sur le sondage, nous avons utilisé les possibilités offertes par l’outil. Ainsi les 4 questions posées font appel à différents modes de questionnement : choix unique, choix multiple et classement. Avec les différents rendus disponibles dans l’outil Klaxoon.

Sondage Klaxoon Teletravail

Et comme pour la formation à distance, le compte-rendu en PDF permet de diffuser rapidement le contenu des échanges.

Klaxoon pour animer une séance de co-construction

Version plus spécifique de la réunion, je suis également intervenu comme facilitateur dans un atelier de co-construction. Dans cet atelier nous étions deux : l’animateur posait les questions et faisait réagir les participants, et de mon côté je gérais la logistique de l’affichage des écrans, du placement des post-its, et la production de la synthèse.

En deux heures, nous avons balayé 10 sujets clés. Et nous avons produit le document de synthèse dans la foulée.


Quelques limites de Klaxoon

Pour du récurrent, mieux vaut un identifiant

Au lancement de l’activité, vous choisissez le mode de connexion des participants : avec un pseudo ou un compte (gratuit). Pour beaucoup de participants, la création d’un compte n’est pas toujours désirée ou possible. Et avec un pseudo, la gestion des cookies est telle qu’on ne retrouve pas toujours sa session d’une journée sur l’autre.

Ma recommandation est donc :

  • pour une activité ponctuelle (réunion, formation d’une journée), le pseudo peut être envisagé
  • pour une activité qui nécessite des reconnexions, le compte est fortement conseillé

Pas de partage de PDF

Certes vous pouvez importer des documents dans Klaxoon, mais avec deux conséquences :

  1. chaque page du PDF devient un visuel que vous devez faire dérouler
  2. les participants ne peuvent pas télécharger le fichier d’origine

Cette option reste pertinente quand vous voulez partager du contenu à lire sur l’écran. Mais pour un téléchargement, privilégiez un lien dans le Chat de Klaxoon.


Klaxoon gratuit ou payant.
Combien ça coûte exactement ?

Cet article a été publié la première fois en juin 2020. Et à cette époque, le prix n’est pas l’information la plus visible sur le site Klaxoon. Je vous ai donc partagé mes informations personnelles : 590€ HT à l’année pour utiliser l’application.

Pour ce prix, je peux créer un nombre illimité d’activités. Sans limite de network ni de participants.
Il y a bien une limite liée au stockage. Mais j’ai droit à 10Go, et j’utilise très peu Klaxoon pour partager des fichiers.

Depuis septembre, les choses sont plus visibles. En effet, Klaxoon propose sur sa page Tarifs de vous abonner directement en ligne. Plusieurs formules sont disponibles, dont deux focalisées sur le nouveau module Board.

Tarifs Prix Klaxoon Gratuit

Fait intéressant, vous pouvez tester le Board gratuitement. Il existe donc bien un Klaxoon gratuit.

Et pour moi, ce nouveau tarif signifie que je peux utiliser toutes les fonctionnalités Klaxoon avec un budget plus mesuré.


Les alternatives à Klaxoon

Toutes les activités proposées par Klaxoon existent ailleurs. C’est un fait.

Le bénéfice de l’outil, c’est de les rassembler au sein d’une solution complète pour vos réunions et/ou formations.

Comme mes 4 exemples le montrent, j’utilise généralement plusieurs fonctionnalités de Klaxoon dans la même session.

Mais si vous souhaitez ou pouvez séparer, les alternatives existent.
Note : je vais bien sûr en oublier. Cette liste ne prétend pas être exhaustive.

Pour le tableau blanc

La plupart des solutions de visio-conférence ou de classe virtuelle proposent un tableau blanc intégré. C’est le cas de Zoom, Microsoft Teams ou TeamViewer.
On trouve également des solutions de tableau blanc très efficaces, certaines gratuites. Miro est sans doute la solution la plus connue. Et Google propose Jamboard.
Et avec l’intégration de la visio dans le Board, Klaxoon suit juste le chemin inverse – la boucle est bouclée !

Pour les questions

L’outil le plus connu dans le monde de la formation est Kahoot. Il présente l’avantage d’une version gratuite déjà très capable. Et propose ensuite des prix modulaires allant de 10€ à 60€ par mois et par hôte.

Pour les sondages

La frontière entre questions et sondage est souvent assez floue. D’ailleurs Kahoot permet aussi de lancer des sondages. Ensuite, les solutions dédiées aux sondages sont très nombreuses. Que ce soit en synchrone ou asynchrone. Citons simplement SurveyMonkey ou framaforms.

Alors, Klaxoon, on en parle ?

Que ce soit en réunion ou en formation, utilisez-vous Klaxoon aujourd’hui ? Pour quel(s) usage(s) ?

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