Des outils pour mesurer son temps

Des outils pour mesurer son tempsIl n’est pas ici question de mesurer le temps passé sur l’ordinateur avec telle ou telle application, ou sur tel ou tel site internet, mais bien d’enregistrer le temps consacré à une tâche, un dossier, un client. Et enregistrer ces informations peut s’avérer utile à la fois dans un soucis de mesure (comment se répartissent vos 35h hebdomadaires ?), que de reporting ou facturation éventuels.

Les solutions informatiques existent depuis longtemps. Comme à l’habitude sur le site des Outils Numériques nous ne couvrirons pas une liste exhaustive, mais deux solutions que j’ai expérimentées dans le passé et actuellement, et qui sont également des témoins de l’évolution de nos outils numériques.

klok l’appli Adobe Air simple et visuelle

klok tempsC’était en 2008, Adobe lançait AIR (Adobe Integrated Runtime), un runtime indépendant pour des applications Flash et un peu plus, et l’on voyait fleurir des petites applications sur son desktop pour des tâches bien précises.Klok a fait partie de celles-ci: une appli relativement légère, simple à installer (juste un fichier AIR) et à utiliser.

Les points forts de klok

klok tempsSon premier point fort, c’est une interface très simple et très visuelle: l’écran principal est une vue hebdomadaire, similaire à celle de votre calendrier. Les tâches et projets viennent se placer en fonction de leurs heures et donnent une première impression graphique de l’occupation de la semaine, renforcée par les codes couleur. Ensuite, la solution brille par sa simplicité, pour créer des projets, assigner des temps, des coûts horaires, même dans la version gratuite. La courbe d’apprentissage de klok est très rapide. Enfin, le choix de la plateforme AIR en fait une application lègère et simple à mettre à jour: un seul fichier contient toute l’application, et la mise à jour se télécharge automatiquement si nécessaire.

klok temps

Les limites de klok

Klok est avant tout une application desktop. Même si l’équipe a développé une fonctionnalité de synchronisation sur smartphone, celle-ci souffre d’une conception “dektop-first”. D’ailleurs la fonctionnalité mobile n’existe que sous la forme d’un site optimisé mobile, il n’y a pas d’app klok pour iOS ou Android. L’interface première reste le PC.

De plus,  l’accès aux fonctionnalités mobiles est réservée aux utilisateurs de la version payante. Certes à $19.99 ce n’est pas une dépense impossible.

Pour résumer sur klok

J’ai particulièrement apprécié

  • interface visuelle et claire
  • simplicité d’usage
  • possibilité d’inclure les coûts horaires dès la version gratuite

J’aime moins

  • peu adapté aux usages mobiles
  • synchronisation avec mobile dans la version payante
  • uniquement en anglais

 Toggl, le service mutli-plateformes

toggl tempsNous sommes maintenant à l’ère du tout-connecté et du “mobile first”. Comme pour klok et AIR, Toggl est témoin de l’époque: tout d’abord c’est un service en ligne, qui tourne à partir d’une fenêtre de votre navigateur Web, et donc sur toutes les plateformes desktop, PC, Mac et Linux. Et comme nous passons également beaucoup de temps sur nos smarpthones, il existe des apps iOS et Android qui vont permettre de prendre le relais et d’enregistrer et/ou consulter ses temps directement sur l’écran du téléphone. 2014 oblige, tout ce monde est synchronisé en permanence, ce qui veut dire que vous pouvez commencer une tâche sur PC et l’arrêter sur iPhone, en reprendre une nouvelle sur Galaxy et la finir sur Mac. Toutes les combinaisons sont possibles, et c’est ce qui fait le premier intérêt de Toggl: son ubiquité totale.

Côté fonctionnalités, on retrouve les mêmes principes que klok et que la majorité des services d’enregistrement des temps, notamment le classement par client et par projet, et les rapports d’activité, hebdomadaires, mensuels, ou par période.

L’écran principal de Toggl

Toggl gestion mesure tempsContrairement à klok, Toggl focalise son écran sur les tâches effectuées dans l’ordre chronologique inverse. Ici, pas de vue de la semaine, mais une longue liste de toutes les tâches effectuées et enregistrées, avec en bas de l’écran la possibilité d’afficher la somme des temps de la semaine et les codes couleur pour repérer les différents projets.

A la différence de klok, l’ajout de taux horaires n’est disponible que dans la version payante (Pro) de Toggl, à $5/mois. Si cette fonctionnalité fait partie de vos critères de choix, c’est un paramètre à prendre en compte. Ajoutons que cette version Pro comporte un certain nombre d’autres fonctionnalités plus abouties, comme l’export des rapports vers Excel, un module de gestion de tâches, et encore 9 autres bienfaits à retrouver sur cette page, dont la gestion de grandes équipes, dont nous parlons juste en-dessous.

Le travail en équipe, bénéfice d’une solution connectée

L’autre grosse différence de Toggl par rapport à klok, c’est cette capacité à gérer les temps d’une équipe, et du coup de consolider les temps passés sur un client ou un projet par l’ensemble de l’équipe à l’intérieur d’une même interface. En ce sens Toggl est très complémentaire d’autres services de gestion d’équipes comme Trello ou Azendoo.

Toggl button et Toggl API, pour enregistrer son temps à partir d’autres services

Plutôt que de devoir accéder à l’interface de Toggl pour lancer le chronomètre, pourquoi ne pas enregistrer directement à partir de votre service de gestion de tâche favori ? C’est cette logique qu’ont suivi les développeurs de Toggl en créant le Toggl button, un bouton qui s’installe sur le navigateur Chrome, et permet de déclencher le chrono de Toggl à partir de 25 services, parmi lesquels Trello, asana, Podio ou Basecamp.

Avec le Toggl API il est même possible de créer des règles dans Zapier pour enregistrer des tâches directement dans Toggl, comme par exemple ajouter automatiquement les nouvelles tâches sur une feuille de calcul Google Sheets, ou créer une tâche à partir d’une carte Trello, ou créer une note Evernote à partir d’un enregistrement Toggl. Ce sont pas moins de 80 scenarios Zapier qui ont déjà été mis en ligne !

Pour résumer sur Toggl

J’ai particulièrement apprécié

  • disponible sur toutes les plateformes, Windows, Mac, iOS, Android
  • totalement intégré: on commence à enregistrer sur smartphone, on peut suivre et finir sur l’ordinateur
  • gratuit pour démarrer
  • reporting simple mais suffisant

J’aime moins

  • coûts par projet uniquement dans la version Pro
  • uniquement en anglais

Et vous, qu’utilisez-vous ?

Si cette chronique vous a été utile, n’hésitez pas à ajouter votre commentaire. Si d’autres solutions vous semblent plus pertinentes, n’hésitez-pas à en parler.

Envie d'aller plus loin en gestion du temps ?
Recevez gratuitement notre livre électronique Temps – mesurer, gérer

Cet article a 1 commentaire

Laisser un commentaire

Fermer

Recevez gratuitement notre livre électronique Temps – mesurer, gérer, qui traite également de gestion de projets et tâches, en version PDF*

* format PDF – le format Kindle est disponible sur la boutique Kindle

Recevez gratuitement notre livre électronique Temps – mesurer, gérer en version PDF*

* format PDF – le format Kindle est disponible sur la boutique Kindle

Recevez gratuitement notre livre électronique Maîtrisez Evernote ! en version PDF*

* format PDF – le format Kindle est disponible sur la boutique Kindle

%d blogueurs aiment cette page :