Zenkit, la gestion de projets en équipe et en Français !

Zenkit s’est fait un nom début 2017 comme une alternative crédible et prometteuse à Trello, l’incontournable de la gestion de projets en équipes. En l’espace d’un an et demi, les équipes de Zenkit n’ont cessé de faire évoluer leur solution. Et ils ont ajouté presque tous les mois des fonctionnalités plus utiles les unes que les autres.

Dernier grand changement indispensable pour la croissance internationale de la jeune pousse allemande : la disponibilité de Zenkit en plusieurs langues, dont le Français !

J’ai déjà écrit sur Zenkit à sa sortie, soulignant le potentiel de la solution. Ce lancement en français est l’occasion de faire le point sur toutes les nouveautés.

Soulignons tout d’abord l’excellent travail de communication à travers le blog officiel. En effet les nouveautés majeures sont systématiquement décrites avec images et vidéos dès leur lancement.

Voici une liste non exhaustive des nouveautés avec les liens vers les articles correspondant, en anglais pour le moment:

• Les Notifications, avec une granularité importante dans le système d’affichage
• L’accès hors ligne permettant de travailler sur vos projets sans connexion internet
• Les Favoris, pour vous y retrouver dans la jungle des projets en cours
• La gestion des Equipes
• L’intégration Zapier, qui permet à Zenkit de communiquer dans les deux sens avec plus d’un millier d’applications
• La simplissime liste de tâches, qui transforme n’importe quel élément Zenkit en tâche avec sa case à cocher
• Le support iOS et Android qui n’était pas disponible au lancement. Maintenant les applications pour smartphone et tablette sont non seulement disponibles, mais totalement au niveau de leur équivalent pour ordinateur.
• La vue mindmap qui n’était qu’une promesse à l’époque de notre premier article.
• La vue calendrier globale permettant de regrouper toutes vos tâches sur une seule vue.

Zenkit parle français !

Commençons par la nouveauté la plus visible pour le public francophone. Cette transformation touche à la fois l’interface, et le site internet. Et tout le contenu a été traduit, y compris cette page très détaillée qui liste l’ensemble des fonctionnalités de la solution.

Citons-les dans l’ordre : calendrier, équipes, favoris, suivi d’activités, collaboration, notifications, étiquettes, checklists, todo lists, recherche globale, filtres, actions groupées, références, aggregations, formules de calcul, édition de texte avec formatage, drag & drop, vues multiples, répartition des tâches, commentaires, @mentions, fonds d’écran, partage de fichiers, synchronisation des calendriers, modèles, intégration Zapier, accès hors ligne, support iOS et Android, version de bureau.

Pour chaque fonctionnalité, une copie d’écran vient illustrer la proposition.

Les modèles : des tableaux à copier sans vergogne

Dernière nouveauté, l’équipe a mis en ligne une bibliothèque de modèles, appelés Templates. Ils permettent de démarrer rapidement un projet et pourront également servir de point de départ à ceux qui découvrent Zenkit. Plus d’une vingtaine de modèles sont ainsi disponibles, dans des domaines très professionnels comme le CRM ou le centre de support, jusqu’aux tableaux plus personnels pour gérer l’historique médical de la famille ou la liste de courses.

Notons que contrairement au reste du site, les modèles n’ont pour l’instant pas été traduits en français.

Pour l’exemple, je vous propose de regarder en détail le modèle de planificateur de projet. Il se compose de 3 bases connectées contenant les projets, tâches et membres de l’équipe. Comme pour tous les autres modèles, le modèle vient avec des données “de démonstration”, qui permettent de vous familiariser avec la structure proposée.

Vous pouvez ensuite le dupliquer, ajouter les champs qui vous paraissent pertinents, et c’est parti !

Zenkit et les cartes mentales, une tendance de fond

L’utilité des cartes mentales dans de nombreux domaines n’est plus à démontrer. Elles ont par exemple parfaitement trouvé leur place dans la gestion de projets. Et Zenkit n’est pas le premier à marier ainsi carte mentale et gestion de projets. De façon amusante, les ponts existent d’ailleurs dans les deux sens.

Ainsi Mindmeister propose avec MeisterTasks de coupler de la gestion de tâches avec leur solution de cartes mentales. Dans la même veine, MindGenius propose avec Barvas une gestion de projets en souplesse qui s’inspire de son moteur de carte mentale. Même XMind ou Mindmanager proposent des vues où le format graphique de la mindmap s’efface au profit d’un diagramme de Gantt ou d’une liste de tâches hiérarchisée.

Zenkit s’inscrit donc dans ce mouvement et puise sa force dans la possibilité offerte à chacun de choisir son mode préféré de visualisation de l’information : en liste, en tableau, en colonnes Kanban, ou encore en carte mentale.

Si ces 4 modes sont disponibles avec Zenkit, tous ne sont pas aussi efficaces dans toutes les phases d’un projet. Ainsi dans la première phase, celle de construction du plan de projet, la vue mindmap nous a paru difficile à mettre en oeuvre.

Un projet : la construction d’une maison

Nous avions l’occasion rêvée de mettre le mode mindmap à l’épreuve, en l’utilisant en démarrage de notre projet (fictif) de construction d’une maison. Ce projet n’est pas nouveau puisque nous l’avons utilisé également dans nos tests de kantree et Bubble Plan.

Pour mémoire, je suis partis sur un cas presque réel : la construction d’une maison individuelle, depuis la consultation des promoteurs jusqu’à la finalisation du jardin. Dans sa version « simple », ce projet comprend une vingtaine de tâches, réparties en 5 étapes : études préliminaires, terrain, avant-projet, construction et jardin. Dans la structure d’une carte mentale, ces 5 étapes constituent le premier niveau idéal, tandis que les tâches viennent naturellement se placer en deuxième niveau.

Si le rendu final de la carte mental est assez efficace, j’ai été obligé de constater que ce format n’était pas totalement adapté à la création des tâches. En effet l’utilisation de la vue Tableau ou Kanban ont permis une saisie beaucoup plus rapide des différentes étapes. En revanche, une fois les tâches créées, nous avons pu très facilement les intégrer dans la mindmap. Et celle-ci peut alors faire office de point d’entrée vers le projet en cours.

Au-delà de la vue mindmap, la création de ce projet a permis de mettre en avant certaines des forces de Zenkit.

Citons en vrac:

• la facilité de déterminer une date de début et de fin pour une tâche
• la possibilité de basculer la vue Kanban selon plusieurs critères – le différentiateur majeur de Zenkit par rapport à Trello au lancement, et qui reste un avantage incontournable. Ainsi dans le cas de ce projet, vous pouvez choisir entre une vue par catégorie (études, terrain, construction…) ou une vue par statut (pas démarré, en cours, terminé) tout en gardant le format Kanban et la possibilité de déplacer les cartes.
• le choix de la quantité d’information à afficher dans chacune des vues, qui permet selon les besoins d’être extrêmement détaillé, ou au contraire très général, mais toujours dans la vue globale

Zenkit 2018, un bon cru ?

Zenkit impressionne par le dynamisme et la fréquence de ses mises à jour. Reprenez le début de l’article : nous avons listé pas moins de 10 changements majeurs sur la dernière année ! Si certains sont des rattrapages de la concurrence (applications mobile et desktop, notifications), d’autres démontrent une réelle capacité à aller plus loin et proposer des solutions innovantes.

Au-delà de son positionnement d’alternative à Trello, Zenkit devient une robuste solution de gestion de projets en équipe. Les modèles permettent de démarrer rapidement avec des structures efficaces. Et l’intégration avec Zapier ouvre des horizons énormes vers votre écosystème applicatif.

Pour tester Zenkit, c’est ici : https://zenkit.com/?rfsn=3977938.63216d