Zenkit, la gestion de projet modulaire qui dope votre Trello

Dans un univers déjà bien rempli de solutions Kanban, Zenkit vient dynamiser et dynamiter la notion de tableaux et carte. En effet, il amène avec lui des visualisations variées et une structure de base de données totalement flexible. Ce nouveau venu d’origine allemande propose une série d’innovation qui rendent ludique et efficace le travail avec les projets et les données.

Petit tour d’horizon de celui qui est déjà présenté comme une alternative sérieuse à Trello.

Le Kanban avec Zenkit, c’est puissant !

À l’instar d’autres solutions déjà chroniquées sur ce site comme Trello ou kantree, Zenkit permet d’organiser les informations sous forme de tableaux Kaban. Ici on ne parle pas de tableaux mais de collections. Une collection regroupe des cartes ayant la même structure. Mais nous y reviendrons.

Sur le terrain du Kanban, Zenkit montre déjà une très grande flexibilité. Ainsi, là où les autres ne proposent qu’une seule organisation pour les tableaux, Zenkit permet de visualiser ses collections selon le critère de tri désiré: par priorité, par personne responsable, ou par tout autre étiquette que vous aurez définie.

La structure modulaire des collections

On l’a dit, une collection regroupe des cartes de même structure. Car avec Zenkit, la structure de la carte n’est pas du tout figée. Au démarrage vous avez les éléments “classiques”: nom, description, date, membres, et statut. Mais vous pouvez ensuite ajouter autant d’éléments à cette structure que nécessaire. Besoin de différencier les étiquettes ? Ajoutez une, deux, trois étiquettes différentes. Besoin de définir une date de début et une date de fin ? Ajoutez deux champs dates et le tour est joué !

11 types de champs différents

Zenkit propose 11 types de champs différents. Certains servent de critère de tri dans la vue Kanban, comme les étiquettes, d’autre peuvent être utilisés dans des totaux, comme les nombres. Et enfin les champs référence et aggrégation permettent même de référencer les collections entre elles !

Voici la liste des champs disponibles dans Zenkit:

• texte (1 ligne ou plusieurs)
• nombre (entier, décimal, financier)
• lien
• date (avec/sans heure, durée ou date précise)
• checkbox (une ou plusieurs)
• étiquette (fixe ou modifiable par l’utilisateur + codes couleur)
• formule (qui peut être basée sur les autres champs)
• membre
• fichiers
• référence (lien avec une autre collection)
• agrégation (calculs basés sur champs de l’autre collection – somme, moyenne, nombre)

L’ordre des champs est libre… et important

De plus, l’ordre de ces champs est totalement libre, et a son importance, pour trois raisons:

1. les cartes affichent leur contenu dans l’ordre des champs. Contrairement à d’autres solutions, vous n’êtes pas obligé d’avoir la description dès le début. Si les critères de priorité sont plus importants, ou les dates de début/fin, le nombre de Jours Homme, le montant du budget… vous pouvez mettre ces éléments en haut
2. on peut choisir la densité d’affichage des cartes: tous les détails, ou bien juste une seule ligne avec le titre de la carte, et toutes les combinaisons entre le deux. Ceci permet d’avoir une vue synthétique quand on le souhaite, et les détails si/quand nécessaire. Dans le même ordre d’idée, on peut choisir d’afficher ou non les images sur les cartes. Et on peut choisir le placement de l’image (en haut comme Trello, ou sur le côté de la carte pour prendre un peu moins de place)
3. l’ordre des champs reste le même pour toutes les vues (détaillées plus bas), notamment pour la vue en tableau.

3 autres vues disponibles pour tous les utilisateurs

Zenkit est déjà assez magique avec sa vue Kanban ultra-modulaire et les champs additionnels. Mais l’équipe a poussé cette logique encore plus loin en proposant d’autres façon de voir ces mêmes informations

La vue en liste, pour une lecture et une saisie rapides

Si vous utilisez Zenkit pour gérer des projets et des tâches, la vue en liste est idéale. Chaque carte sur une ligne. D’autant que dans Zenkit vous pouvez toujours filtrer l’affichage. Vous pouvez donc facilement choisir la vue liste avec des filtres sur le responsable (vous-même) et le statut (urgent, à faire, à vérifier, etc…). Et vous avez ainsi une liste simple et lisible. Notons au passage que les filtres peuvent être enregistrés, à la manières des recherches sauvegardées d’Evernote, et que chaque vue conserve son mode d’affichage.

La vue en liste peut égalemenent être très utile en démarrage de projet où vous souhaitez lister un certain nombre d’éléments, à la manière d’un brainstorming. Vous aurez ensuite la possibilité de basculer en mode “kanban” et de ré-arranger les éléments selon les priorités.

La vue calendrier, pour bien planifier

La vue calendrier est disponible depuis longtemps sur Trello sous forme d’un power-up. Et dans Zenkit, elle fait partie également de la dotation de base. Point intéressant: les éléments sans date apparaissent sur le côté gauche du calendrier. Vous pouvez ensuite leur assigner une date par simple glisser-déposer. Comme sur pour la vue kanban, si la structure de vos cartes contient plusieurs champs date, vous pouvez sélectionner celui qui est utilisé pour positionner les cartes sur le calendrier. Ce qui veut dire aussi que vous pouvez visualiser les cartes selon toutes les dates qui auront pu être utilisées dans les cartes: date de début, date de fin, etc…

La vue tableau, pour des saisies rapides

Zenkit est presque plus une base de données qu’une solution de gestion de projets. La vue tableau en est peut-être le meilleur exemple. A la manière d’un airtable, Zenkit peut afficher le contenu des cartes sous forme de feuille de calcul. On reste en terrain connu, puisque le contenu reste celui des cartes utilisées dans toutes les autres vues. Mais ici on bénéficie de la puissance du tableur. Tant de personnes utilisent aujourd’hui Excel ou Google Sheets pour gérer des bases de données que cette vue paraîtra logique à beaucoup.

Deux choses sont très intéressantes dans ce mode:

1. on peut entrer des informations dans chaque cellule, ce qui rend les saisies de masse très rapides;
2. les champs numériques peuvent afficher des totaux, moyennes, ou décomptes dans la ligne de titre, ce qui donne une vision d’ensemble.

3 autres vues à venir

On reviendra sur le modèle financier de Zenkit en conclusion. Néanmoins, la proposition repose aussi sur la mise à disposition de certaines fonctionnalités avancées aux utilisateurs payants, avant de les diffuser aux utilisateurs gratuits avec quelques semaines ou mois de décalage.

Ainsi la vue mindmap, détaillée dans la documentation en ligne de Zenkit, n’est pour l’instant disponibles qu’aux utilisateurs payants. Vous avez dit Mindmap ? Eh oui, parmi les visualisations inattendues, Zenkit offre la possibilité de structurer tout ou partie d’une collection sous forme de carte mentale. Et Zenkit stocke ensuite les liens entre les cartes dans la structure des cartes elles-mêmes. On peut ainsi circuler de la vue kanban à la vue mindmap sans perte d’informations.

Une vue Gantt est également en préparation. Nous évoquions plus haut la possibilité d’ajouter des champs date. Avec une date de début, une date de fin, et des dépendences éventuelles entre cartes, tout est réuni pour visualiser un projet sous forme de diagramme de Gantt. Cette solution est également présente dans Trello via le power-up Elegantt, déjà évoqué dans notre article sur Todoist et les solutions de gestion de projet.

Enfin, troisième développement en cours, et annoncé sur le site de Zenkit. L’équipe prévoit d’ajouter des éléments d’analyse propres à la gestion de projet, tels que burn-up chart, diagrammes de flux cumulés et durée de cycle.

Si, pour le mindmap, la vidéo de prise en main est déjà en ligne, pour les deux autres nouveautés il faut encore patienter pour voir la forme qu’elles prendront.

Que faire avec Zenkit ?

Zenkit est tellement modulaire que le démarrage peut faire craindre le syndrome de la page blanche. Voici deux exemples pour démarrer avec Zenkit.

Dynamiser ses tableaux Trello

Pour commencer avec Zenkit, vous pouvez importer un board Trello et vous familiariser avec la vue Kanban aux angles multiples. Zenkit importe parfaitement les board Trello. L’équipe a même prévu une page complète d’explication, avec vidéo et liste des différences. Ensuite, commencez par varier les angles de vue du Kanban. Changez le niveau de détail des cartes, changez l’ordre des champs. Puis passez à la vue Tableau, et pourquoi pas, commencez à ajouter les champs dont vous aviez besoin et que vous ne pouviez pas avoir dans la version classique de votre board.

Une mini base de données relationnelle

Grâce aux deux champs référence et agrégation, Zenkit peut aussi être utilisé comme base de donnée modulaire. Par exemple une base Clients et Factures: dans les Factures les information administrative (date, montant, objet), qui remontent dans la collection Clients sous forme de données agrégées. Ainsi dans la collection Client vous avez une vue synthétique, et dans la collection Facture les détails. Les deux collections étant liées, vous pouvez facilement passer de l’une à l’autre. Et vous pouvez choisir de privilégier une vue pour chacune des collections: vue calendrier pour les factures, vue table pour les clients, par exemple.

Pour bien démarrer, une série de tutos

L’équipe de Zenkit a bien fait les choses, avec une série complète de vidéos qui détaillent chacun des éléments de la solution. Disponibles sur https://zenkit.com/tutorials, ce sont pas moins de 20 vidéos qui présentent chacune des fonctionnalités, y compris la vue mindmap, pour les plus curieux.

Notons que, comme toute l’interface utilisateur, les vidéos sont exclusivement en anglais. Au moment de publier cet article (21 février 2017), nous n’avons pas de date de traduction en français. Que ce soit pour l’interface, la documentation ou les vidéos.

Zenkit c’est pour qui ?

Le modèle financier de Zenkit est à 3 niveaux:

• un premier niveau gratuit pour usage personnel et pour les petites équipes, jusqu’à 5 personnes, et avec quelques limites (2000 éléments par collection, 1Go de pièces jointes)
• deux niveaux payants ($9 ou $29 par utilisateur et par mois) pour les équipes de 6 personnes et plus, avec plus d’éléments et de pièces jointes, et des options de customisation développées

Comme mentionné plus haut, les utilisateurs payants ont un accès en avant-première aux nouvelles fonctionnalités ajoutées par l’équipe. Ces nouvelles fonctionnalités descendront ensuite vers les utilisateurs gratuits, après quelques semaines ou mois.

Dans un premier temps, Zenkit dans sa version gratuite est idéal pour les individuels et les petites équipes. Les limitations de cette version sont tout à fait supportables. Et jusqu’à 5 personnes, vous bénéficiez d’un travail collaboratif avec des puissants outils de visualisation et une base de données extensible.

Pour des plus grandes équipes, ou pour ceux qui souhaitent accéder le plus tôt possible aux nouvelles fonctionnalités, c’est un calcul à faire. À $9 par mois et par utilisateur, Zenkit se positionne dans la moyenne des solutions de gestion de projets collaboratifs. Un peu plus que kantree, au niveau de Trello et Podio. Les fonctionnalités sont là, et le potentiel encore plus.

Et maintenant c’est à vous

Cet article est déjà long, et pourtant nous n’avons fait qu’eflleurer la surface.

Pour tester Zenkit c’est ici: https://zenkit.com/?rfsn=3977938.63216d

N’hésitez pas à laisser vos commentaires et partager vos expériences, avec Zenkit ou d’autres solutions. Par exemple, sur Trello, vous pouvez également consulter l’article rédigé par l’agence Eficiens. Il détaille comment une agence digitale utilise Trello au quotidien pour gérer les projets.

crédit photo: copies d’écran Zenkit, image de titre réalisée avec desygner.