Il me faut un système pour gérer mes tâches et mes projets, mais je ne sais pas lequel choisir.
Bienvenue, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast présenté par Eric Bouchet où on revoit des méthodes, des trucs et des astuces pour être plus efficace et terminer la journée plus tranquille.
Oui, dans nos méthodes d’organisation, on a identifié que l’une des étapes, c’était la planification. Lister les tâches, les projets que j’ai à faire pour pouvoir les retrouver plus facilement et gagner du temps quand je vais être en mode action. Mais comment choisir parmi la pléthore d’outils de gestion de projet, c’est sans doute la catégorie des outils logiciels la mieux représentée. Heureusement ou malheureusement, ça veut dire qu’il y a beaucoup de choix. Ça veut dire qu’à un moment donné, il va falloir choisir aussi. Comme souvent sur les outils logiciels, la meilleure façon de faire un choix, c’est de définir en amont vos besoins. Le cahier des charges. De quoi est ce que j’ai besoin ?
C’est ce que j’ai fait en 2016, au moment où je suis passé sur Todoist, dont nous allons parler aujourd’hui. Quels étaient mes critères à l’époque ? J’avais envie, besoin de pouvoir gérer des projets et des sous projets. Plusieurs clients, plusieurs types de projets, et donc de pouvoir retrouver ça facilement. À l’intérieur de ces projets et sous projets, je voulais mettre des tâches et des sous tâches, parce qu’il y a plusieurs niveaux aussi. Je voulais quand même avoir une vision aussi globale, et notamment voir quels projets j’avais en cours, quels tâches j’avais en cours. Et à l’époque, je n’avais pas forcément besoin de pouvoir collaborer sur ces projets, donc ça me permettait aussi de spécifier quel type d’outil allait être pertinent dans mon cas particulier.
Ce sont mes critères, les vôtres peuvent être un peu différents et c’est ça qui va être important, c’est de poser vos critères.
Pourquoi j’ai choisi Todoist ? Parce que ça répondait à tous ces éléments-là. On va gérer des projets. Vous le voyez sur le côté gauche, on a une liste de projets qui vont être disponibles. Ça va marcher assez bien et je peux, derrière, définir des sous-projets aussi à l’intérieur de chacun de ces projets. Mes tâches peuvent contenir des sous-tâches, donc je peux aussi segmenter. C’est aussi l’une des techniques quand la tâche est trop complexe, coupez la en petits morceaux, donc je peux segmenter mes éléments pour avoir des choses plus facilement gérables.
Un des éléments aussi qui, au quotidien, s’avèrent être quelque chose d’extrêmement utile et efficace dans Todoist, c’est la possibilité d’entrer mes tâches, ce qu’ils appellent, en langage naturel. C’est à dire que je tape tout, y compris la date, y compris la priorité et le projet. Je n’ai pas à aller avec ma souris dans différentes choses pour sélectionner. Ça gagne énormément de temps et c’est très rapide.
On peut aussi, je l’utilise peu, mettre des étiquettes qui permet de filtrer vos différentes tâches. C’est quelque chose qu’un certain nombre de personnes utilisent beaucoup et vous avez ici trois exemples, le type d’étiquette, niveau d’énergie, le type de projet ou le temps que ça peut prendre. Comme ça, vous allez pouvoir filtrer et choisir les tâches que vous faites.
Et cerise sur le gâteau, si on veut vraiment aller loin dans Todoist, vous pouvez aussi créer des modèles de tâches, ce que j’ai fait pour certains projets, les projets de formation ou pour écrire les articles aussi, où j’ai listé toutes les tâches standards. Je n’ai plus qu’à importer ce modèle et ça me gagne énormément de temps aussi dans ma création des modèles Todoist.
Voilà, très rapidement, moins de trois minutes. “J’ai pas le temps pour ça”. Todoist pour gérer vos tâches, vos projets, savoir ce que vous avez à faire maintenant et avoir une vision globale.
Pour aller plus loin
Pour tester Todoist : https://get.todoist.io/8zl63gcvp8sy-H
3 articles sur le blog OutilsNum :
- https://outilsnum.fr/projets-taches-pourquoi-todoist/
- https://outilsnum.fr/astuce-todoist-modeles-taches-projets/
- https://outilsnum.fr/todoist-description-tache/
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
