Le saviez-vous ? Avec Todoist, pour gérer vos projets, vous n’êtes pas obligé de partir d’une feuille blanche. L’application est bien connue pour aider à gérer nos projets et tâches du quotidien. Et elle peut aussi nous donner des idées d’organisation avec des modèles de projets prêts à l’emploi.
Dans cet article, nous allons voir comment accélérer votre création de projets dans Todoist. Et pour cela nous allons suivre 3 directions :
- les modèles proposés par Todoist
- vos projets transformés en modèles
- une solution Google Sheets pour créer rapidement des modèles de projets
Des modèles prets à l’emploi sur le site Todoist
L’équipe Todoist a créé une bibliothèque de modèles que vous pouvez télécharger et intégrer directement dans votre base.
Et en plus, ces modèles sont en français.
On trouve une trentaine de propositions, réparties en 10 catégories, à la fois pro et perso. Marketing et vente, développement, support ou gestion, création ou éducation..
Et pour suivre le lancement des tableaux dans Todoist, l’équipe propose aussi quelques projets en mode Tableau.
Voici quelques exemples
- Planning des réseaux sociaux proposé par Buffer avec une organisation à la semaine
- Pipeline de vente avec les étapes des prospects en colonnes
- Calendrier de contenu en format Kanban
Pour utiliser tous ces modèles, rien de plus simple ! Cliquez sur “Utiliser ce modèle” et il est ajouté automatiquement à votre liste de projets.
Créer et utiliser vos propres modèles de projets Todoist
Vous pouvez aussi transformer vos projets en modèles. A la fois pour dupliquer facilement un projet. Et pour partager des structures de tâches entre utilisateurs.
Pour cela, Todoist propose d’importer ou exporter des modèles de projets. La fonctionnalité est présente sur la version Web et les applications Mac et Windows. Il suffit d’aller dans le projet et de cliquer sur le menu … en haut à droite du projet. Vous pouvez alors exporter votre projet, si vous souhaitez le réutiliser. L’export crée un fichier CSV, que vous pouvez partager, ou ré-importer pour un futur projet.
D’ailleurs, l’export / import de projet est une bonne alternative à la duplication de projet, qui n’existe pas.
Attention en revanche, l’import / export des modèles de projets est réservé aux utilisateurs Premium.
Un outil pour créer vos modèles Todoist
Si vous avez déjà exporté un projet, vous aurez remarqué qu’il s’agit d’un simple fichier CSV. Celui-ci est modifiable dans n’importe quel éditeur de texte, ou Excel ou Google Sheets, entre autres.
Si on peut éditer le fichier, on peut aussi en créer un de toutes pièces à l’extérieur de Todoist.
Quel est l’intérêt de créer le modèle en amont ?
En fait je vois plusieurs bénéfices
- Saisir toutes les tâches rapidement, en utilisant les fonctions texte de l’application (correcteur orthographique, copier/coller)
- Créer la structure en amont (sections, tâches et sous-tâches)
- Positionner toutes les dates, en absolu ou en relatif
- Garder un “modèle du modèle” pour des projets récurrents
Dans mon cas, j’ai par exemple un modèle pour les formations que j’anime. Celui-ci contient une vingtaine de tâches à ne pas manquer. Et j’ai aussi un modèle pour le relai de mes articles sur les réseaux sociaux.
Pour les formations, les dates sont “absolues” (quand la formation est confirmée, je positionne tous les évènements autour de cette date). Pour les articles, j’utilise des dates relatives (3 jours après la publication, 7 jours après, etc…).
Un Google Sheets pour les gouverner tous
Comment je fais pour ces modèles ? J’utilise un Google Sheets créé à l’origine par l’ambassadeur Todoist Leighton Price, que j’ai traduit et adapté.
Son outil s’appuie sur la documentation Todoist pour générer le fichier CSV à partir du Google Sheets.
Parmi les modifications apportées à la proposition de Leighton Price, j’ai choisi de travailler 3 onglets différents selon le type de dates communiquées à Todoist. En effet, Todoist peut fonctionner avec des dates absolues (le 20 octobre) ou relatives (dans 3 jours). Et les modèles profitent de cette flexibilité.
Vous pouvez ainsi créer un modèle entièrement basé sur le décalage par rapport à la date de démarrage (importation). Ce qui peut être très utile pour des tâches à venir dont le décalage est connu. Par exemple, sur des relances clients après envoi d’un devis (J+1, J+3, J+7) ou des rappels mémoriels (relire à J+7, M+1, M+3).
Sans plus attendre, voici donc mes 3 cas d’usage, avec les 3 types de dates : absolues, semi-relatives et relatives.
Dates absolues – mon planning de formation
Dans ce cas, la date de la session de formation est connue. Dans le fichier, j’ai listé un certain nombre d’actions à faire avant, pendant, et après la formation. J’utilise les dates absolues car j’ai souvent besoin d’ajuster en fonction du reste de mon planning.
Ce modèle est très simple. Pas de section, pas de sous-tâches. Tout est au même niveau, et viendra s’insérer directement dans le projet que j’ai créé.
L’avantage du Google Sheets, c’est de pouvoir revoir rapidement toutes les étapes, et modifier les dates en utilisant la saisie de dates intégrée. Je peux aussi copier/coller les dates sur les tâches du même jour. Ce qui est impossible avec Todoist.
Dates semi-relatives – mon calendrier éditorial
Quand je publie un article, j’ai défini un ensemble d’actions à mener sur les réseaux sociaux OutilsNum
- relai sur Pinterest le même jour
- relais sur Twitter à J+1, J+8 et M+1
- relai sur Facebook et LinkedIn à J+1
- passage en “Evergreen” (relai automatisé) à M+2
Si l’article est accompagné d’une vidéo (comme celui-ci), je suis un planning spécifique pour la vidéo, qui s’intercale avec le planning de l’article
- Pinterest à J+3
- Twitter à J+3 et J+15
- Facebook et LinkedIn à J+8
Je dois être honnête. Jusqu’à présent je ne mettais pas toutes ces dates dans Todoist. Justement parce que la saisie de ces 15 lignes était un peu fastidieuse. Mais avec le modèle Google Sheets, c’est très rapide ! En effet, j’ai défini tous ces décalages dans la colonne J de la feuille de calcul. Ensuite je n’ai plus qu’à mettre la date de publication de l’article en N1.
Et toutes les dates sont calculées.
Pour ce modèle, j’ai créé des sous-tâches, en utilisant le “* ” devant le nom de la tâche. Je combine généralement sections et sous-tâches pour plus de granularité dans mes projets Todoist.
Ici aussi, le modèle Google Sheets me permet de définir en amont l’indentation des tâches. Je n’ai donc pas besoin de le faire à la souris ou au clavier dans Todoist !
Dates relatives – un exemple
Si je ne fournis pas de date de démarrage, Todoist travaille en dates relatives, à partir du jour d’import du modèle.
Dans le tableau, je donne juste les décalages en jours. Et les formules se chargent de transformer les chiffres en instructions Todoist. Ensuite, à l’import, Todoist transformera ces décalages en dates réelles. Comme quand vous tapez ‘demain’ dans la barre de saisie rapide.
Les modèles en vidéo
Une démonstration des 3 modèles issus du Google Sheets. Je vous montre comment les exporter en CSV, et comment les importer dans Todoist.
Téléchargez mon modèle Todoist sur Google Sheets
Pour utiliser le Google Sheets, suivez ce lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1n9uf50k9ACxMHspXANArtnw-maadqGVtCQRKwXVOaqg/edit?usp=sharing
Vous devrez faire une copie du document pour l’utiliser. Suivez les instructions dans le premier onglet ‘Commencez ici’. Et gagnez du temps en créant vos modèles réutilisables.
Passez à Todoist Premium
Pour exporter et importer les modèles, vous devez être abonné à Todoist Premium.
De mon côté, j’utilise Todoist au quotidien depuis début 2016. Je suis rapidement passé à la version Premium. En fait pas pour les modèles, mais pour les notes sur les tâches, les étiquettes et les filtres.
Pour vous inscrire c’est ici : https://get.todoist.io/8zl63gcvp8sy-H
Cette publication a un commentaire
Bonjour,
Excellent article qui tombe à point nommé pour mes projets. Mille mercis Eric