Projets et tâches, pourquoi j’ai choisi Todoist

J’ai eu récemment besoin d’améliorer ma gestion de tâches de manière significative. Fortement basé sur le papier au quotidien, mon système n’a pas résisté à une augmentation du nombre de projets gérés en parallèle. Et il me manquait la vue globale.

Je me suis mis en quête. Et depuis trois semaines j’ai posé mon choix sur Todoist pour gérer mes tâches au quotidien.

Un peu de contexte: définition des besoins

Le choix de la bonne solution commence par une bonne définition des besoins. Dans mon cas précis, l’élément déclencheur est la gestion d’une quinzaine de projets en parallèle, en relation avec des clients d’un côté, et des intervenants (internes, externes) de l’autre. Tous ces projets ne sont pas actifs de la même façon. Mais pour chacun il y a des actions à faire de mon côté, des informations ou des réalisations en attente côté client ou intervenants.

Je recherchais donc une solution qui devait présenter les caractéristiques suivantes:

• notions de projets et sous-projets, niveaux de tâches et sous-tâches;
• gestion de tâches “bas niveau”, avec visibilité des tâches du jour/lendemain;
• gestion de projets “haut niveau”, avec visibilité des projets en cours;
• pas de besoin de collaboration directe sur les tâches, mais possibilité d’identifier les tâches assignées à des personnes en particulier, pour le suivi global.

Je me suis mis en quête, j’ai testé 9 solutions différentes, et j’ai porté mon choix sur Todoist.

Pourquoi j’ai choisi Todoist

Les éléments sympathiques

Le support des projets et tâches à niveaux multiples

Dans Todoist on peut imbriquer jusqu’à 4 niveaux de projets et de tâches. Pour les projets, cela me sert à séparer les clients, voire les services. Ou à différencier les projets en cours des projets en attente. Pour les tâches, la présence des sous-tâches permet d’avoir une granularité suffisamment fine dans la définition des besoins, tout en gardant une certaine lisibilité des tâches générales. Je m’en sert également côté tâches pour séparer les sous-projets.

Des étiquettes multiples et complémentaires

Chaque tâche peut avoir un nombre infini d’étiquettes. Et il est ensuite possible de filtrer selon toutes ces étiquettes, séparément et ensemble. Dans mon cas, j’utilise cette fonctionnalité pour savoir à quel intervenant la tâche est assignée. Même si j’utilise Todoist “en solo”, cela me permet d’évaluer rapidement la charge de travail d’une personne en filtrant sur ses tâches. Et de savoir sur quels éléments la relancer.

La saisie des tâches en langage naturel

Dans Todoist, je peux entrer “Envoyer devis @client1 @eric demain”. Et la phrase sera interprétée correctement, avec deux étiquettes “client1” et “eric”, et la date de demain en objectif. Comparée à certaines autres solutions décrites plus bas, cette saisie en langage naturel fait gagner beaucoup de temps. Notamment pour déterminer les dates d’échéances des tâches.

Todoist Premium: des avantages certains

Comme beaucoup de services actuels, Todoist est proposé sur un modèle “freemium”, avec une version gratuite déjà très intéressante, permettant de tester la plupart des fonctionnalités. Et une version “Premium” offrant plus de possibilités. Plus d’une dizaine à en juger par le tableau de comparaison proposé par Todoist.

Dans mon cas, la version Premium se justifie avec au moins les 3 éléments suivants:

1. Possibilité d’ajouter des notes et des pièces jointes

Cette fonctionnalité est notamment très utile pour détailler les tâches, en ajoutant une url, une image, ou simplement un texte descriptif plus complet. J’utilise également cette possibilité avec les “fausse tâches” admin que j’ai créées pour stocker les informations et liens utiles sur le projet.

Qu’est-ce qu’une “fausse tâche” ? C’est une tâche qui ne peut être complétée (il lui manque la case à cocher), qui est donc à demeure dans le projet. Petit truc: pour la créer, il suffit d’ajouter une astérisque * (et un espace) avant le début du nom.

2. Les étiquettes pour suivre les tâches assignées à différentes personnes

J’ai déjà décrit les étiquettes plus haut. Elles sont réservées à la version Premium de Todoist, et sans doute la première raison pour laquelle j’ai considéré cette version. En complément de l’utilisation décrite plus haut de suivi des tâches assignées à une personne, les étiquettes peuvent également s’avérer utiles quand il s’agit de vérifier après livraison les temps passés sur tel ou tel projet, telle ou telle tâche, en visualisant toutes les tâches liées.

Pour aller plus loin sur le sujet, Paul Minors, sur le blog (anglais) de Todoist, liste pas moins de 9 usages possibles des étiquettes, tous extrêmement pertinents.

3. Les modèles de projets pour gagner du temps

Certains projets contiennent des éléments récurrents, avec une suite d’actions qui est -presque- toujours la même. Avec Todoist on peut créer des modèles pour ces sous-projets, qui seront ensuite importés. Vous aurez ainsi un squelette du projet déjà entré. Il ne restera alors plus qu’à saisir les dates.

> Mise à jour avril 2021 – le nouveau Premium

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de la version gratuite ! Les 3 points mentionnés plus haut leur sont maintenant accessibles ! La distinction se fait plus sur le nombre de tâches, projets ou étiquettes, que sur les fonctionnalités elles-mêmes.

En effet, la version gratuite permet maintenant d’accéder à :

• 300 tâches actives par projet
• 5 projets
• pièces jointes jusqu’à 5Mo
• commentaires
• 3 filtres
• étiquettes
• modèles

En ce qui me concerne, la bonne raison des rester sur la version Premium, c’est le nombre de projets que je gère en parallèle. Ainsi que les filtres (j’en ai 6 actifs actuellement).

Quelques points d’amélioration pour Todoist

Comme toute solution, la proposition Todoist ne remplit pas forcément 100% de mes besoins. Voici deux éléments identifiés comme susceptibles d’améliorations dans mon utilisation quotidienne:

Pouvoir assigner une date de début à une tâche

Tous les projets ne démarrent pas au même moment. Et toutes les tâches non plus. Todoist n’est pas un service de gestion de projets, mais bien de tâches. Ici pas de diagramme de Gantt ni de dépendance forte entre les tâches. Néanmoins, on apprécierait la possibilité de mettre une date de début à une tâche, très utile dans la vue globale du projet.

J’ai personnellement contourné cette limitation en créant des tâches “début de l’action”, avec la date de début.

Vision intégrée dans un calendrier

Ce point est fortement lié au précédent. Dans un mode “projet”, j’aurais aimé voir l’ensemble d’un projet en vue calendrier, afin d’avoir une vision globale de ce projet – voire de pouvoir visualiser tous les projets en cours, et ainsi la charge de travail. Pagico, décrit plus bas, propose ce type de vue.

Mais Todoist est avant tout un gestionnaire de tâches. Et si l’ont peut le connecter à des applications tierces, comme le calendrier Sunrise par exemple, c’est pour voir chaque tâche individuelle dans le calendrier, sans perspective. J’ai testé cette fonctionnalité, et l’ai vite enlevée, mon calendrier se trouvant envahi de tâches et devenant peu lisible.

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Les alternatives considérées

Avant de porter mon choix définitif sur Todoist, j’ai évalué 8 autres solutions.

Retour sur l’article des Outils Numériques

En janvier 2015 j’avais publié un article sur les solutions de gestion de tâches, où je détaillais déjà un certain nombre de possibilités intéressantes.

Appliquant ce que je propose, je me suis naturellement tourné vers ces solutions au moment de mettre mon système en place. Et surprise, si chaque solution présente des avantages indéniables, aucune n’a pu répondre précisément à mon besoin.

Workflowy: une très bonne structure mais…

… mais il manque la vue des tâches du jour. Rappelons-le, la force de Workflowy c’est sa présentation en “mode plan”, qui permet d’avoir d’un coup d’oeil la hiérarchie des informations, et de focaliser rapidement sur un projet ou une tâche en cliquant sur le rond à gauche de la ligne.

Workflowy est très simple d’utilisation, très flexible, et répond parfaitement à ma première demande de projets et tâches multiples imbriqués. Mais justement, cette vue en plan est quasiment la vue unique de Workflowy. Il n’y a pas d’intelligence liée aux dates. On peut certes entrer les différentes dates sous forme d’étiquettes, et filtrer selon ces étiquettes. Mais comme elles sont statiques, on n’aura pas la notion de “aujourd’hui”, “demain”, et surtout “en retard”, sans regarder toutes les dates manuellement. De même, la vision globale des projets ne sera obtenue qu’en dézoomant. Et il faudra ouvrir/fermer les différents groupes de tâches/projets pour arriver à une vision efficace.

Moo.do: le potentiel de Workflowy avec les dates

Comme nous l’avions évoqué dans l’article précédent, Moo.do c’est un peu Workflowy sur stéroïdes: la même logique de mode plan à niveaux infinis, avec justement des notions d’étiquettes intégrées, comme les personnes ou les dates. Et Moo.do propose également des “vues” différentes, qui permettent, par exemple, d’avoir côte à côte une vue “projet” et une vue “date”.

Pour gagner du temps, j’ai testé l’import de Todoist vers Moo.do (Moo.do peut importer à partir de Wunderlist, Google Tasks, Workflowy, Trello et Todoist). Les tâches sont bien importées. Mais curieusement la notion de sous-tâche est oubliée, alors que Moo.do supporte des niveaux infinis de tâches. Il faut donc reprendre ses groupes de tâches à la main pour les descendre d’un cran. Côté dates, il semble que Todoist exporte un format date/heure complet, alors que Moo.do ne se sert que de la date. On a donc dans la tâche des informations supplémentaires inutiles. Enfin, et c’est le plus triste, les étiquettes Todoist ne sont pas reconnues ni même importées dans Moo.do. Comme souvent, ces fonctions d’import/export sont à utiliser avec prudence.

Je n’ai pas retenu Moo.do pour plusieurs raisons. L’interface, certes extrêmement flexible, n’est pas aussi “nette” que celle Todoist. Les dates sont au format américain, comme toute l’interface d’ailleurs. On peut partager l’affichage de Moo.do entre la vue liste et la vue par date. Mais dans la vue par date, on perd la notion de projet, pour ne voir que le nom de la tâche. Et pour voir le projet, il faut focaliser sur la note en cliquant dessus, ce qui n’est pas forcément le plus efficace.

Evernote: plus gestionnaire d’informations que de tâches

J’utilise beaucoup Evernote par ailleurs. Mais j’ai du mal à la considérer comme une application de gestion de tâches. Certes on peut mettre dans Evernote des listes à cocher, et des rappels sur les notes. Mais pour que le système fonctionne parfaitement il me faudrait créer une note par tâche. Et donc ajouter beaucoup de notes dans mon système. Et je rechigne à polluer ma base Evernote avec des dizaines d’éléments à courte durée de vie.

En revanche, j’utilise Evernote en complément de Todoist pour enregistrer les éléments les plus stables de chacun des projets: dates, liens sur les ressources disséminées sur dropbox, Google Drive, liste des intervenants, budget, etc…

Trello: très visuel, pas assez tactique

J’utilise régulièrement Trello par ailleurs, à la fois seul et en collaboration dans un petit groupe.

Comme avec Evernote, il m’a semblé que la granularité des tâches collait peu à la façon dont j’utilisais Trello. Même si Trello propose une vision calendrier des cartes, et la possibilité d’inclure dans les cartes des checklists. Beaucoup d’équipes utilisent au quotidien Trello comme gestionnaire de projets et de tâches. Mais dans mon cas personnel, il ne me paraissait pas la solution la plus adaptée.

Néanmoins j’aimerais mettre deux mentions spéciales autour de Trello.

La première est pour une extension récemment découverte: elegantt.

Elegantt n’est pas limité à Trello. Mais l’équipe propose une extension Chrome qui transforme Trello. Via cette extension, Elegantt ajoute des fonctionnalités de gestion de projet type “diagramme de Gantt” à Trello. Cela se passe de deux façons. Tout d’abord l’ajout dans chacune des cartes de champs date de début/date de fin. Puis l’affichage des cartes dans une vue calendrier dédiée à la gestion de projets.

Pour ceux qui utilisent Trello au quotidien pour gérer leurs projets, Elegantt est une extension à tester de toute urgence !

Deuxième mention spéciale: kantree.

Déjà chroniqué sur les Outils Numériques, kantree fonctionne sur le même modèle kanban que Trello, mais avec une profondeur infinie au niveau des cartes, ce qui permet de gérer projets/sous-projets, tâches/sous-tâches avec un niveau de granularité équivalent à Workflowy ou Moo.do.

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De nouvelles alternatives pour gérer projets et tâches

Fort du constat que les 4 solutions précédentes ne convenaient pas totalement, je me suis tourné vers le marché pour trouver de meilleures propositions. Je les ai testées en parallèle de mon démarrage avec Todoist. Et ces tests m’ont fourni une base de comparaison intéressante. À la fois en terme de fonctionnalités, et de faciliter de démarrage.

Les voici, dans l’ordre où elles ont été testées en parallèle de Todoist.

Pagico

Le choix n’a pas été si simple, car Pagico présente deux avantages certains sur Todoist: la possibilité d’assigner une date de début à une tâche, et la vue calendrier/diagramme de Gantt.

Pagico sait très bien gérer les sous-tâches, sous forme de listes. J’ai pu reproduire mon environnement de travail Todoist, par exemple mes étiquettes de noms de personnes. Et, choses intéressante sur Pagico, j’ai créé des recherches sauvegardées, que Pagico appelle “Collections”, pour retrouver rapidement soit des groupes de projets, soit des tâches assignées à telle ou telle personne.

Deux choses m’ont fait néanmoins pencher en faveur de Todoist: la simplicité extrême de l’interface de ce dernier, qui permet une grande efficacité, et certaines limites de l’écran “Aujourd’hui” de Pagico, où on ne voit les projets asssociés aux notes que pour celles d’aujourd’hui et pas les notes en retard. Et la vue “toutes les tâches” n’est pas aussi claire que celle proposée par Todoist.

2Do

2Do présente comme avantage de pouvoir définir une date de début et une date de fin, et de les afficher l’une sous l’autre dans la présentation globale des tâches. Autre particularité de 2Do, la possibilité d’ajouter une durée à la tâche. Il ne s’agit pas ici d’un planning intelligent comme pourra le faire Skedpal (voir plus bas). Mais cette notion peut être intéressante pour information quand vous devez décider quelle tâche faire maintenant.

2Do propose un nombre limité de niveaux projets/sous-projets, tâches/sous-tâches, mais compense avec la création de “listes”. J’ai ainsi pu reproduire ma structure hiérarchique de projets et groupes de tâches mise en place sur Todoist ou Pagico en créant une Liste pour chacun de mes projets. Dans chaque liste viennent ensuite se mettre les tâches et “projets” 2Do, qui peuvent à leur tour contenir des tâches. Au final, on a moins de niveaux hiérarchiques dans 2Do que Todoist ou Pagico, ce qui peut gêner certains utilisateurs.

Comme pour Todoist et Pagico, 2Do propose des “listes intelligentes” qui sont autant de recherches sauvegardées. Vous pouvez ainsi rapidement repérer les tâches assignées à une personne.

Malgré ces avantages, Todoist a continué de l’emporter pour sa simplicité d’utilisation et l’extrême lisibilité de son interface.

OmniFocus

Attention, OmniFocus est un peu la Rolls des applications de gestion de projets/tâches. Au moins à en croire un certain nombre de ses utilisateurs. La force d’OmniFocus, c’est le support de la méthode GTD (“Getting Things Done”), popularisée par l’auteur David Allen dans son livre. L’application justifierait sans doute un article complet, que je ne rédigerai pas, n’étant pas expert dans la méthode GTD.

Corollaire de ces fonctionnalités “avancées”, OmniFocus n’est pas forcément le plus facile à utiliser. Mais comme l’a résumé un commentateur un peu poète, c’est un outil complexe pour gérer des tâches complexes.

J’ai tenté l’expérience de mon côté, et j’ai aprécié les diférents niveaux tâches/sous-tâches offerts par Omnifocus, ainsi que la possibilité de définir des projets “séquentiels”, c’est-à-dire que les tâches se suivent obligatoirement. Cette fonctionnalité est très pratique quand on la combine avec l’affichage des tâches “disponibles”, où Omnifocus montre en gros ce qu’il y a à faire maintenant.

Ce qui m’a gêné en revanche avec OmniFocus, c’est le fait qu’on ne peut avoir qu’un seul “contexte” par tâche. Et donc pas d’étiquettes multiples, et qu’il n’est pas possible non plus d’assigner de date de début aux tâches.

Skedpal

Skedpal n’est pas forcément à ranger dans la même catégorie que les solutions évoquées jusqu’ici. Sa vision va plus loin, jusqu’à l’optimisation de votre journée de travail en fonction des tâches à accomplir. Le principe de Skedpal, c’est de vous aider à organiser votre emploi du temps, en intégrant calendrier (réunions programmées) et tâches à accomplir. Pour cela, vous synchronisez Skedpal avec votre calendrier, entrez vos tâches avec une date de fin et une durée prévisionnelle. Et Skedpal va ensuite magiquement répartir les tâches sur la journée, la semaine, en fonction de leur durée et des priorités que vous aurez définies.

Skedpal est un outil réellement révolutionnaire, actuellement en phase beta, qui promet de beaucoup améliorer l’organisation de nos journées souvent bien remplies. Il est notamment soutenu par Francis Wade, auteur du livre “Productivité Parfaite“, qui voit en Skedpal un des rares outils informatiques prenant vraiment en compte nos priorités et nos contraintes en gestion de tâches.

J’ai testé Skedpal pendant plusieurs semaines. Et il s’est avéré que mon besoin le plus pressant était un outil pour lister les tâches au plus bas niveau. Je trouve Skedpal et sa logique d’optimisation mieux adaptés à des tâches relativement longues. Et des applications comme Todoist ou Pagico permettent de conserver une vue projet à tout moment, là où Skedpal se concentre vraiment sur l’optimisation de votre organisation de travail.

En conclusion, Todoist… en ce qui me concerne

Au moment de signer ce billet, j’enchaine ma troisième semaine avec Todoist. Après l’avoir testé en parallèle avec 4 autres solutions, et en avoir écarté 4 autres. Cette investigation m’a également conforté dans le fait que les outils ne sont que cela: des outils. Le choix d’un outil reste très personnel – surtout pour un outil de gestion de tâches, qu’on utilisera au quotidien.

N’hésitez pas à partager vos choix et usages dans les commentaires.