Pour votre organisation, quel est le système idéal pour classer vos notes ? Sur Evernote, vaut-il mieux utiliser des étiquettes ou des carnets ? Le débat fait rage parmi les spécialistes. Mais si on se trompait simplement de question ?
Au final, le meilleur système de classement, c’est avant tout le vôtre !
Absolument.
Mais en fait pas seulement.
Parce que votre système – personnel – de classement vient se heurter à la logique des outils que vous utilisez. Et parfois les deux logiques ne se retrouvent pas. C’est peut-être ce qui fait que vous “comprenez” un logiciel mieux qu’un autre, que vous êtes plus à l’aise avec sa “logique”.
Dans une formation sur OneNote, les participants m’ont demandé quel était le meilleur système de classement pour leurs bloc-notes, sections et notes. Après réflexion, recherches et échanges, j’ai abouti au triangle que vous avez en introduction de cet article.
Le “meilleur” système est un équilibre entre 3 besoins et leurs réponses : votre propre organisation, les recherches, et le partage.
- Comment souhaitez-vous classer les notes ? L’outil le permet-il ?
- Comment recherchez-vous les informations ? Quels filtres et quelle granularité propose l’outil ?
- Devrez-vous partager vos informations ? Quelles solutions l’outil propose-t-il ?
Ce qui est vrai pour OneNote ou Evernote l’est également pour les emails ou les fichiers. Tout ce qui se classe sur nos ordinateurs et smartphone peut être passé dans ce tamis : moi, les recherches et le partage.
Moi, les recherches et le partage : le triangle de votre organisation
1 — MOI – Mon système d’organisation
Nous avons tous une façon différence de classer.
C’est vrai pour nos documents ou nos papiers administratifs. C’est vrai également pour les fichiers sur notre disque dur, nos photos, ou nos notes sur Evernote et OneNote.
Dans un premier temps, le meilleur classement est tout simplement celui qui fonctionne pour vous ! Certaines personnes classent par date, d’autres par sujet. Certains par lieu, d’autre par client.
Ce qui est important, c’est d’identifier votre système de classement. Puis identifiez la logique des outils que vous utilisez ou allez utiliser. Êtes-vous en phase ? Si non, quelles modifications devez/pouvez-vous opérer ?
2 — LES RECHERCHES – Quelle est la granularité disponible ?
Un peu d’histoire, l’importance du moteur de recherche dans le classement
Google Mail a introduit une différence fondamentale dans ma manière de classer les messages. Je situe la bascule en 2010. Jusqu’à cette époque, j’utilisais Outlook en entreprise. Avec un système très précis d’archives (pst) par projet, année, et des sous-dossiers pour bien retrouver tous mes messages. Et pour les chercher, je passais d’une archive à l’autre.
Google est arrivé dans l’email avec la même promesse que sur le web : pouvoir retrouver facilement ses messages grâce à la puissance du moteur de recherche ! Et d’ailleurs Google Mail ne propose pas de système de classement comme Outlook. Pas vraiment de dossiers, tout juste des étiquettes.
Poussé à l’extrême, le bouton le plus important de GMail est “Archiver”. Peu m’importe où va le message, puisque l’outil de recherche le trouvera. Et de fait, la plupart de mes messages n’ont pas d’étiquette. Mais je sais que je pourrai les retrouver avec la bonne recherche.
Avec GMail, j’ai développé ma connaissance des opérateurs de recherche, plutôt que celle du classement.
Evernote s’est bâti sur un principe similaire. Le slogan d’origine d’Evernote est “Remember Everything”. Et la promesse est, quelque part, de tout stocker dans Evernote pour pouvoir le retrouver plus tard. L’outil de recherche Evernote est très puissant. Et, point commun avec Google, on peut affiner les recherches avec des opérateurs.
Où cherchons-nous ?
Dans l’absolu, je pourrais stocker tous mes fichiers, emails, ou notes dans un gros répertoire ou carnet “Archives”, et me reposer entièrement sur la recherche.
Dans la pratique, je vais combiner les deux logiques : une recherche très poussée, avec une possible granularité de stockage. Car dans Evernote, comme dans le Finder de MacOS ou GMail, je peux chercher à la fois dans l’ensemble de la base, ou focaliser sur des points précis.
Chaque outil est légèrement différent dans ses opérateurs et la granularité offerte.
Ainsi Evernote permet de filtrer les recherches par carnet, étiquette, dates ou encore tâches en cours/accomplies. Et il permet de sauvegarder ces recherches, parfois complexes. Ce dernier point s’est avéré crucial dans mon cas, où j’ai utilisé Evernote pour suivre des étudiants, avec une recherche sauvegardée qui liste tous les étudiants en cours de stage.
Dans OneNote, je peux filtrer par bloc-notes et par section. Et je peux effectuer des recherches dans les indicateurs, qui sont un élément différenciateur très puissant de OneNote.
3 — LE PARTAGE – Devrai-je partager ces informations ?
Si je travaille en solo, mon système d’organisation doit fonctionner pour moi, et c’est bien suffisant.
Si je choisis de partager les informations, le mode de stockage peut avoir une influence sur le type de partage possible. Il peut impacter la granularité de ce partage (notes ou bloc-notes, fichiers ou répertoires). Et aussi les limites, de la consultation simple à l’écriture à plusieurs en temps réel.
Ainsi dans Evernote je peux partager :
- Les notes, à titre individuel, en lecture. Le partage de notes peut être très utile pour diffuser des agendas ou compte-rendus de réunion. Ou publier des résultats de recherche que vous aurez rédigé directement dans Evernote. C’est un gain de temps apréciable, puisqu’il vous évite d’exporter la note pour la partager.
- Les carnets de notes, partagés en lecture (publication) ou en écriture (collaboration). Comme pour les notes, la publication donne accès à du contenu que vous avez produit, pour consultation. Alors qu’avec le mode collaboratif, chaque personne associée au carnet pourra ajouter des notes. Et modifier celles qui sont présentes. Le partage de carnets s’avère extrêmement utile au sein de la même entreprise, et en collaboration avec d’autres sociétés.
Le corollaire du partage des carnets de notes, c’est que même si je préfère personnellement stocker toutes mes notes dans un gros bloc-notes “Archives”, je vais peut-être devoir créer un ou plusieurs blocs-notes séparés pour stocker les notes partagées avec d’autres.
Même constat sur OneNote, à cette exception qu’on ne peut pas partager/publier de note individuelle.
1-2-3 — Intégrer les 3 éléments du triangle
Revenons à notre triangle. Dans l’organisation de mes fichiers ou de mes notes, je vais donc croiser ces trois caractéristiques :
- Comment je fonctionne, quel système me correspond le mieux
- Quel système de recherche est proposé par l’outil
- Quel niveau de partage est nécessaire, et quel système est proposé par l’outil
A partir de cette analyse, je peux être amené à modifier ma façon d’utiliser mes outils.
À titre personnel, je considère que sur Evernote j’en suis à la troisième itération depuis 2008. Après avoir créé beaucoup de carnets, j’avais simplifié beaucoup et basculé une grande partie de mon organisation vers les étiquettes. Et j’ai réalisé après quelques mois que cela ne correspondait pas totalement à ma façon de rechercher mes notes. Et limitait ma capacité de partage pour certains dossiers. Je suis maintenant dans une structure “hybride”. La majorité de mes notes est dans un carnet “Archives”. Et j’ai un certain nombre de carnets dédiés à des sujets précis.
Et vous ? Comment organisez-vous notes et fichiers ? Les commentaires sont ouverts.
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J’utilise Evernote et j’ai également adopté une structure hybride : un gros carnet Archives pour le tout venant et des carnets dédiés pour des thèmes de travail bien précis.
Cela me permet de limiter le nombre de carnets tout en ayant un accès direct à certains lots de notes, mes articles en cours de rédaction par exemple.
J’utilise également des carnets de « veille » dans lesquels je dirige tout ce qui concerne un thème de recherche précis, avant d’en faire un nouveau dossier pour l’un de mes blogs ou une formation.
J’essaye actuellement de migrer vers OneNote cette organisation pour voir s’il m’est possible de ne plus utiliser Evernote dont l’éditeur de texte et les capacités d’export sont limitées. Je bute sur les capacités de recherche de OneNote qui impose d’ouvrir tous les carnets sur chaque poste de travail ou mobile, ce n’est pas convivial du tout. J’en conclus comme toi qu’une organisation est propre à un logiciel, ce qui n’est guère étonnant au final en informatique.
Merci Jean-Christophe pour ce témoignage détaillé. J’ai détaillé certaines différences (et points communs) entre OneNote et Evernote dans un autre article, et c’est vrai que j’ai mis de côté cette précision sur l’étendue des recherches dans OneNote. Ça peut être un avantage comme un inconvénient, suivant l’organisation justement !
J’utilise Evernote depuis 2011 et j’ai fait le même cheminement: Carnets, puis tout étiquettes et je suis revenu à un système hybride quand même basé sur les carnets mais de manière contrôlé et prédictible.
Ma particularité est que Evernote est mon système de productivité central et je l’utilise vraiment pour tout: notes, archivage, gestion de tâches, gestion de projets, gestion documentaire, …
La recherche est la fonctionnalité centrale du système et mon approche quand j’archive quelque chose: “C’est dans mon système, je le retrouverai”
C’est libérateur car on se pose plus de question et il n’y a plus de stress à inventer un système de classement complexe pour se rassurer sur ses possibilités futures à retrouver l’information.
Il y a quelques années j’ai rationnalisé mon système de productivité en centralisant tout dans Evernote; cela pourrait très bien être un autre outil, ce qui est important c’est le système et les processus/workflow associé et pas l’outil.
Il m’a fallu quand même pas mal de temps pour arriver à ce système et j’en plus que satisfait.
Tiens d’ailleurs il faudrait que je communique dessus, pourquoi pas un blog, il faut que j’y réfléchisse !
PS: J’ai essayé Onenote mais je n’accroche pas et Evernote est encore loin devant pour moi mais c’est un avis personnel et il en faut pour tous les goûts.
Merci Pierre-Eric pour ce témoignage très précis.
Et si vous voulez communiquer de manière plus détaillée, je veux bien accueillir votre article sur ce blog, en tant qu’ “article invité”.