Evernote est un formidable outil de stockage d’information. Mais il faut également savoir retrouver cette information.
Nous avons parlé dans un autre billet de Reflect, cet outil qui va afficher des notes de manière pseudo-aléatoire et ainsi permettre de retrouver des anciennes notes. Ou d’organiser un programme de révision.
Mais quand vous désirez trouver exactement une note, l’utlisation de l’outil de recherches intégré Evernote s’impose.
L’outil de recherches Evernote – pour vraiment tout trouver
La barre de recherches, une utilisation différente sur Windows et sur Mac
Petit préambule à cette explication détaillée, la recherche est une fonctionnalité où les versions d’Evernote varient fortement entre Windows et Mac.
Evernote Mac – les opérateurs simplifiés
Sur Evernote Mac, pas besoin de connaître les opérateurs. Il suffit de cliquer sur la loupe de la fonction recherche et de se laisser guider. Vous pouvez sélectionner les éléments un par un (carnet, étiquette, dates, …), avec, dans ce cas, une liste présentant l’ensemble des carnets ou étiquettes dans lesquels effectuer la recherche.
Evernote Windows – connaître la syntaxe
Les utilisateurs Windows ne diposent d’aucune aide à la saisie, que ce soit pour les opérateurs ou pour les carnets ou étiquettes. Il faut donc apprendre la syntaxe de la recherche. Et retenir par coeur sa liste de carnets et étiquettes. Heureusement, Evernote Windows propose, comme sur Mac, un affichage dynamique qui montre en temps réel le résultat de la recherche.
Les opérateurs de recherche disponibles
Utilisateurs Windows, voici donc pour vous la liste exhaustive des opérateurs de recherche à apprendre:
intitle:
notebook:
any: all:
tag: -tag:
created:[date] updated:[date]
latitude: longitude:
source: recoType:
todo:
encryption:
resource:
Et voici comment les utiliser dans le détail:
- intitle: si vous utilisez essentiellement les titres des notes pour votre classement, vous pouvez utiliser cet opérateur pour limiter la recherche Evernote aux titres des notes;
- notebook: souvent utilisé en conjonction avec un autre opérateur, pour limiter la recherche à un carnet identifié;
- tag: et -tag: pour inclure ou exclure des étiquettes. La recherche tag: “-à lire” affichera toutes les notes marquées “-à lire”. Notez les guillemets dans ce cas, puisque l’étiquette contient un espace. L’opérateur -tag: permet d’exclure les notes avec une certaine étiquette, pratique si vous utilisez Evernote pour gérer les tâches et ne voulez pas afficher les tâches déjà terminées;
- created: et modified: concernent les dates, respectivement de création et de modification des notes, et ont leurs propres déterminants pour simplifier la saisie des dates: day, week, month, year. Et pour chaque type de date on peut préciser avant ou après en ajoutant -1 et +1 au type. Ainsi created:week-1 renverra les notes créées depuis la semaine dernière;
- todo: vous utilisez la fonctionnalité checklist d’Evernote ? cet opérateur est votre ami! il permet d’afficher rapidement toutes les notes qui en contiennent des checklists. Deux variantes autour l’opérateur: todo:false pour afficher les cases non cochées, et todo:true pour celles cochées. Attention, Evernote travaille au niveau de la note: si, au sein d’une même note, vous avez des lignes cochées et d’autres non, cette note apparaîtra dans les deux cas de recherche (true et false).
Des exemples de recherches
Un mot dans un carnet spécifique
notebook:Archive tag:recettes fraise
affichera toutes les notes du carnet Archive avec l’étiquette recettes et contenant le mot fraise. En français: toutes les recettes à la fraise stockées dans votre base Evernote.
Les actions en cours
todo:false created:month
affichera l’ensemble des notes avec des actions en cours créées ce mois-ci. Comme signalé plus haut, il suffit qu’une case ne soit pas cochée dans une checklist pour que la note contenant la checklist ressorte de cette recherche.
Les notes d’une période précise
notebook:!inbox created:year-1 -created:year
vous permettra peut-être de faire le ménage dans le carnet principal en n’affichant que les notes créées l’année dernière et stockées dans le carnet !inbox. Ici l’utilisation conjointe de created: et -created: permet de ressortir les notes créées depuis l’année dernière (created:year-1) et d’exclure celles créées cette année (-created:year). On peut ainsi filtrer au plus fin.
Les recherches sauvegardées, l’autre force d’Evernote.
Certaines recherches peuvent être relativement élaborées. Et il serait assez contre-productif de devoir les taper à chaque fois. C’est ici qu’intervient l’autre fonctionnalité très utile d’Evernote: la possibilité de sauvegarder cette recherche.
Une fois sauvegardée, cette recette devient un élément d’Evernote. Elle peut notamment être ajoutée aux raccourcis. Et vous avez ainsi non seulement une recherche enregistrée, mais en plus un accès direct et immédiat !
La recherche sauvegardée devient alors un outil à part entière de gestion de votre structure Evernote, en complément des carnets et étiquettes.
Sur ce sujet précis, les utilisateurs Windows et Mac ne sont pas logés à la même enseigne. Certains utilisateurs se plaignent des disparités entre les versions d’Evernote. Nous avons déjà abordé la barre de recherche en début de billet. La sauvegarde de ces recherches est également un très bon exemple de ces disparités.
Sur Mac, passez par le menu Rechercher
Une fois à l’aise avec les termes de votre recherche, utilisez le menu Editer > Rechercher > Enregistrer la recherche.
Ensuite, pour transformer cette recherche en raccourci, il faut glisser-déposer la recherche à partir de la barre de recherche dans votre zone de raccourcis.
Sur Windows, les recherches sauvegardées plus simples
Une logique différente prévaut dans la version Windows, où la sauvegarde de la recherche a été intégrée dans la barre de recherches. Il suffit de cliquer sur la loupe, et de choisir “enregistrer la recherche”.
Pour inclure la recherche dans les raccourcis, comme sur Mac, effectuez un glisser-déposer à partir du menu contextuel de recherche vers la zone des raccourcis.
Pour aller plus loin
Sur le site Evernote:
- un article du 30 juillet 2015 de la base de connaissance sur les recherches enregistrées qui couvre Windows, Mac, iOS et Android;
- un article complet sur l’ensemble de la syntaxe
Sur le web:
- un article en anglais de Jamie Rubin certes daté de 2012, mais qui liste ses 10 recherches sauvegardées favorites
