Gagner du temps avec des modèles de notes sur Evernote

Evernote, modèles de notesOn peut utiliser Evernote pour presque tout: numériser les manuels d’utilisation, les factures, faire ses listes de courses, stocker les recherches sur internet, les dessins des enfants, les notes de cours, … Pour certains, Evernote va être un outil de prise de notes quotidien, parfois sur des évènements répétitifs (réunions, entretiens, compte-rendus). Et dans ce cas il devient utile de se pencher sur la question des modèles.

Il n’existe pas à proprement parler de fonctionnalité standard pour gérer des modèles dans Evernote, comme il peut exister dans des logiciels de traitement de texte, par exemple. Mais comme cette question intéresse de nombreux utilisateurs, des réponses diverses et parfois créatives ont été apportées.

Nous présentons ici une liste non-exhaustive, répartie selon deux axes d’usage : la copie de modèles de notes, et les solutions pour automatiser la création de notes de réunions.

Trois façons de copier des modèles de notes standards

1. Copier-coller une note modèle

Vous avez créé des modèles de notes vierges (pourquoi pas dans un carnet dédié, ou simplement avec une étiquette « modèles ») et vous copiez le contenu de ces modèles dans une nouvelle note à chaque fois que vous en avez besoin.

  • pour: simple à mettre en oeuvre;
  • contre: 3 étapes – chercher le modèle, créer une nouvelle note, copier/coller le contenu.

2. Utiliser la fonction « copier dans le carnet » d’Evernote

La fonctionnalité est plutôt récente, et est passée preque inaperçue. J’avoue n’en avoir eu connaissance que récemment en parcourant un article sur Evernote.
Partant de la même logique que plus haut, vous pouvez stocker vos modèles de notes dans un carnet « modèles », et ensuite simplement dupliquer la note « modèle » dans le carnet destination. Et le tour est joué !
Pour ce faire, utilisez le bouton droit de la souris ou utilisez le menu Note -> Copier vers le carnet… et sélectionnez le carnet de destination.

Evernote copier modèles notes

A noter: cette fonctionnalité n’existe pas dans la version Web ou les clients mobiles d’Evernote. Sur iOS (iPhone, iPad), il est néanmoins possible de dupliquer une note, il faudra ensuite modifier ses attributs carnet et étiquette.

  • pour: simple à mettre en oeuvre;
  • contre: requiert d’aller chercher le modèle, pas sur toutes les versions d’Evernote

3. Plus original, utiliser un « expandeur de texte »

Peut-être en utilisez-vous un pour vos formules de politesse ou des textes récurrent ? Ce sont ces utilitaires qui permettent d’insérer des phrases entières en ne tapant quelques lettres: vous enregistrez une fois pour toute le texte à remplacer, et c’est fait! Citons par exemple TextExpander sur Mac, ou PhraseExpress sur Windows.

Utilisés dans Evernote, vous pouvez définir une combinaison qui ajoutera dans la note tous les champs « par défaut » d’une réunion, d’un entretien, d’une visite client, d’un compte-rendu de lecture, etc…

  • pour: très rapide, contenu inséré directement dans la nouvelle note;
  • contre: ces utilitaires sont généralement payants, on ne place que du texte sans formatage. Solution plus adapté pour des groupes de texte que pour des notes complètes.

Préparer les notes de réunions avec des modèles Evernote

Utiliser un script pour créer la note automatiquement à partir d’un modèle

IFTT Evernote modèles

IFTT et Zapier sont des outils très répandus pour automatiser un certain nombre d’interactions entre services numériques. Dans le cas précis des notes de réunions, il existe un script IFTT pour créer automatiquement une note liée à un évènement, reliant Google Calendar et Evernote.

Dans le détail de la « note de réunion », le déclencheur du script est l’évènement de l’agenda. Ensuite le script crée la note et y intègre la structure du compte-rendu de réunion. Il ne reste plus qu’à ouvrir cette note dans Evernote et ajouter le contenu.

Sur le site IFTT, on trouve de nombreux scripts reliant Evernote et Google Calendar, entre autres.

  • pour: automatique, une fois le script créé;
  • contre: nécessite un évènement pour se déclencher, pas de formatage possible via IFTTT

la solution Powerbot

Powerbot est un service payant qui connecte GMail et le calendrier Google à Evernote, via ses extensions « for Google Calendar » et « for Gmail ». L’extension pour le calendrier Google peut ainsi automatiquement créer une note pour chacune de vos réunions programmées. Cette note contient déjà certains détails de la réunion, et vous pouvez ajouter les commentaires de la réunion.

  • pour: automatique, ajout du contexte de la réunion;
  • contre: payant ($1.49/mois pour la partie Calendar), structure pré-définie par l’extension.

Encore plus original, un service pour tous vos modèles de notes

Comme Evernote, Transpose, anciennement KustomNote, repose sur un système de notes. Mais Transpose accorde une attention particulière dès le départ sur les modèles de notes, créés par l’équipe de Transpose ou la communauté des utilisateurs. Chaque modèle est copiable et peut être inclus dans son environnement Transpose personnel. Ensuite, il suffit de choisir un modèle et de cliquer sur l’icône « nouvelle note » pour créer une note basée sur ce modèle.

Une liste complète des modèles publics est visible sur le site Transpose.com. A noter que l’inscription au site est gratuite.

Concernant l’intégration avec Evernote, on peut définir dans le modèle que chaque nouvelle note est automatiquement dupliquée dans Evernote. C’est bien pratique pour garder trace des informations saisies dans Transpose. En revanche ce n’est pas une vraie synchronisation, juste une copie de la note.

Les carnets de notes partagés, l’autre moyen de diffuser des modèles

Evernote possède cette fonctionnalité particulièrement intéressante: les carnets de notes partagés. A la manière d’un dossier partagé sur un service cloud, il est possible de diffuser ses notes Evernote, en restant dans Evernote (ce n’est pas un export), et en gardant le contenu à jour. On peut donc imaginer des « banques de modèles Evernote« , créés et diffusés par la communauté des utilisateurs, ou par des prestataires, suivant les besoins des utilisateurs.

Citons deux initiatives utilisant les carnets de notes partagé et proposant des modèles parmi leurs notes:

  • Christopher Mayo a publié sur son blog une liste de modèles très intéressante, et les rend disponibles via son carnet de notes partagé.
  • Enrico Nahler, avec son initiative Bending Evernote, déjà citée dans l’article sur les améliorations de l’éditeur d’Evernote, propose également dans son carnet de notes partagé un certain nombre de modèles.

Quelle solution avez-vous adopté pour gérer les modèles dans Evernote ? Les commentaires sont ouverts.

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