Choisir votre application de prise de notes

Prendre des notes sur votre ordinateur, tablette ou smartphone, c’est très utile. Vous pouvez les stocker, les retrouver, les partager avec vos collègues.

Vous avez peut-être démarré avec Evernote, ou OneNote.
Mais connaissez-vous toutes les possibilités de votre application de prise de notes ?
D’ailleurs, comment l’avez-vous choisie ?

Ou alors vous avez entendu parler de Notion, ou de Framanote, ou Slite, Nuclino, Coda, et vous ne savez pas lequel choisir !

Bienvenue dans cette checklist des applications de prise de notes. 6 sections qui sont autant d’étapes dans l’utilisation de votre système de prise de note numérique.

Dans cet article nous détaillons les 6 sections et tous les éléments qui les composent. Si vous souhaitez remplir cette checklist, vous pouvez télécharger le PDF en cliquant sur le bouton ci-dessous. C’est direct et gratuit.

Si vous préférez la vidéo à la lecture, j’ai mis en ligne 6 vidéos qui reprennent le contenu de cet article. Avec le lien vous avez aussi accès au PDF, vous pouvez donc remplir la checklist tout en visionnant/écoutant les vidéos d’explication.
Et c’est aussi gratuit !

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1- ÉCRIRE

Dans cette première section, nous explorons la fonction première d’une application de prise de notes : prendre des notes.

Positionnement du contenu dans la note

Une application comme OneNote vous permet de placer les blocs de contenu à n’importe quel endroit de la page. Vous pouvez ainsi avoir côte à côte la date de la réunion, une photo, et un compte-rendu.

A l’extrême opposé, Evernote fonctionne en linéaire : les informations viennent se poser les unes après les autres. La seule possibilité pour juxtaposer deux contenus est de créer un tableau avec des bordures invisibles. Entre les deux, une application comme Notion permet de créer des colonnes.

Dans votre checklist, indiquez dans la colonne “Mes besoins” ce qui vous paraît le plus important dans votre capture de notes. Puis notez chaque application en fonction de sa réponse à vos besoins, avec des étoiles, des pouces ou des nombres.

Si, pour vous, la disposition des informations n’est pas critique, les 3 applications de prise de notes citées (OneNote, Evernote et Notion) auront dans ce cas le même niveau.

Présence et utilisation des checkbox

Les notes c’est bien, mais elles sont souvent une première étape vers autre chose. Par exemple, les notes de réunion permettent de lister, les actions à suivre, entre autres choses.

La plupart des applications de prise de notes ont donc intégré la fonctionnalité de la case à cocher, avec plus ou moins de variations et de possibilités de recherches ultérieures (cf. section 4-TROUVER). OneNote propose, par exemple, plusieurs versions de la case à cocher, avec des nombres (1 à 3) ou des pictos + des variations de couleurs possibles.

A l’inverse, Evernote “se contente” d’un format case à cocher standard.

Richesse du format

Passons sur les classiques tailles des caractères, gras, italiques et soulignés – généralement toutes les applications vont le proposer. Sauf Google Keep, qui reste fidèle à son interface très simple, et n’offre qu’un changement de couleur de la note.

Là où les applications vont se différencier, c’est par exemple sur la gestion des titres. Pour structurer votre prise de note numérique, vous pouvez avoir envie d’utiliser des titres de différents niveaux, comme sur votre traitement de texte, ou sur une page html. OneNote, Notion, Slite ou Nuclino proposent deux niveaux de titres clairement identifiés : H1 et H2. Evernote ne les propose pas en standard. Pour cela vous devrez passer par un éditeur externe.

Calculs dans les tableaux

Pour certains, les notes vont contenir un certain nombre de tableaux, par exemple de suivi de tâches, ou de commandes, d’avancement… Et vous pouvez avoir envie d’intégrer les totaux directement dans ces tableaux.

Nous ne sommes plus spécifiquement dans la prise de notes, mais il se trouve que certaines applications, comme Notion ou Coda, traitent les tableaux comme de vraies bases de calcul.

OneNote le fait aussi à sa manière, en intégrant des feuilles Excel dans ses pages. Pour modifier le tableau, il faut double-cliquer et cela lance Excel.

Modèles

Que ce soit pour des notes de réunions, d’entretien, de suivi de projet ou de lancement de produit, nous sommes tous confrontés à un moment à la réutilisation d’un modèle de note.

Deux cas vont se présenter : la réutilisation de vos propres modèles de notes, ou l’utilisation de modèles proposés par l’application et/ou sa communauté. OneNote intègre en natif un certain nombre de modèles, et vous permet d’enregistrer n’importe laquelle de vos notes comme modèle, que vous pouvez ensuite partager. Evernote propose une fonctionnalité similaire depuis fin 2018.

Notion, Coda et Slite sont aussi les champions des modèles à utiliser, avec des propositions très fournies dans les trois applications. La différence se fait encore aujourd’hui sur la langue : la plupart des modèles ne sont disponibles qu’en Anglais.

Utilisation du stylet / notes manuscrites

Si l’ordinateur et le clavier restent un moyen rapide de saisir des notes, les tablettes et leurs stylets fournissent une belle occasion de combiner les bienfaits de l’écriture manuscrite avec la sécurité de la digitalisation.

Et il ne s’agit pas seulement d’écrire sur sa tablette (et dans une note), mais aussi des possibilités de retrouver ce que vous avez écrit, voire de le transformer en texte lisible par tous. L’application française MyScript est ainsi capable de convertir vos notes structurées, et c’est assez bluffant !

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2- COLLECTER

La deuxième façon de “nourrir” votre système de prise de note numérique, après l’écriture, c’est la collecte. Envoyer des informations à votre mémoire en ligne, pour y avoir accès à tout moment, sur tous vos appareils.

Web Clipper

Le Web Clipper est sans conteste l’élément clé de l’écosystème Evernote. Avec ses 5 formats de capture, il permet d’enregistrer aussi bien une copie d’écran (annotée) qu’un raccourci ou une version de la page simplifiée. Microsoft propose un Web Clipper équivalent avec OneNote. Et Notion ne s’y est pas trompé, en lançant début 2019 sa version du Clipper.

Création de notes par email

Pour ceux qui souhaitent tout confier à leur système de gestion de notes, la création par email est un élément important. Vous allez pouvoir transférer un email qui s’intègre, automatiquement ou manuellement, dans votre système global.

Selon les applications, vous pouvez ajouter dès le transfert des éléments déterminants tels que carnet ou étiquettes. Voire ajouter une date limite dans le cas d’une tâche à suivre.

Scan de documents

Quoi de plus simple en fin de réunion que de prendre en photo le paperboard pour l’inclure aux notes ? Et si votre appareil photo pouvait (re)cadrer la photo, ne garder que le tableau blanc (horizontal ou vertical), et améliorer le contraste et la couleur pour que le contenu soit parfaitement lisible ?

Evernote propose cette fonctionnalité en natif, ainsi que OneNote, en natif ou avec l’application Office Lens. Faites l’essai, c’est souvent bluffant notamment le recadrage et le contraste.

Ce qui marche avec un tableau blanc marche également avec une feuille A4 : vous pouvez ainsi garder trace de ce prospectus en le posant sur votre bureau et en prenant une photo rapide. Elle sera recadrée comme il faut.

Scan et reconnaissance de cartes de visites

Gadget pour certains, indispensable pour d’autres : le scan des cartes de visite.

S’il part du même principe que le scan de documents (recadrage, contraste), il va un cran plus loin en mettant à profit la reconnaissance de caractères pour identifier les champs pertinents (nom, email, téléphone, société) et les renseigner directement.

Finie la corvée post-réunion d’anciens ! Il vous suffit de prendre en photo les cartes de visites et Evernote fait le reste.

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3- ORGANISER

Les deux premières sections sont relativement “neutres” : la plupart d’entre nous utilisons nos logiciels de prise de notes pour écrire et capturer des notes via le Clipper et l’appareil photo.

La section présente, “Organiser”, est beaucoup plus personnelle. En effet, ainsi que je l’ai souligné dans un article précédent, nous avons chacun notre propre organisation, qui est la bonne, puisque c’est la nôtre. Dans cette section, vous allez identifier des différences potentiellement critiques entre les applications.

Etiquettes sur les notes

Comment classez-vous les informations ?
Vous mettez tout au même endroit et faites confiance à l’outil de recherche ?
Ou bien vous avez un classeur / carnet par sujet ?
Ou bien vous mettez des étiquettes très précises à chacune des notes ?

Evernote repose depuis le début sur cette dualité carnet/étiquettes. Et c’est une spécificité. Les étiquettes (ou libellés) de OneNote ne fonctionnent pas de la même manière, et Notion n’a pas ce niveau de classement.

Raccourcis vers les notes

Comment faire pour accéder rapidement à du contenu ? Evernote possède une zone “Raccourcis” qui peut contenir des notes, carnets, étiquettes, et même recherches (cf. section 4-TROUVER).

Mais vous pouvez tout autant imaginer une note/page de raccourcis où vous intégrez des liens vers les éléments les plus importants. C’est de cette façon que Francesco d’Alession utilise Notion, avec une “page d’accueil” qui contient autant de liens vers les sections importantes.

Position des notes / pages dans l’interface

Pouvoir tout retrouver grâce à l’outil de recherche, c’est bien, mais une bonne organisation c’est très utile aussi. En complément de la structure carnets / étiquettes, vous pouvez avoir envie d’afficher vos notes dans un ordre précis.

Suivant les applications, cet ordre est totalement libre (OneNote, Notion), ou au contraire défini par des critères précis comme l’ordre alphabétique, la date de création/modification (Evernote). Il peut être différent d’un carnet à l’autre ou global.

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4- TROUVER

La promesse de tous ces outils, c’est de devenir votre “mémoire digitale”. Plus vous leur confiez d’informations, plus ils sauront prouver leur efficacité. D’ailleurs le slogan initial d’Evernote était “Remember Everything” (Souvenez-vous de tout) et le logo est encore un éléphant, symbole de la mémoire. Cette promesse repose bien évidemment sur votre système de classement (voir 3-ORGANISER) et aussi sur la capacité des outils à trouver dans vos documents.

Granularité des recherches

Comment définissez-vous une recherche ?

Avec les moteurs de recherche internet, nous avons été habitués aux opérateurs, soit dans l’objet de la recherche, ou sur la page elle-même pour affiner les résultats. Les outils de prise et gestion de notes hébergent votre “base de connaissances”, et doivent vous donner la capacité de filtrer recherches et résultats comme vous le souhaitez.

Recherches sauvegardées

Vous avez passé du temps à définir les termes exacts de votre recherche, et vous n’avez pas envie de la re-saisir à chaque fois.

Pouvez-vous l’enregistrer ? Et comment y accédez-vous ?

Evernote propose par exemple d’enregistrer les recherches pour les réutiliser. Vous pouvez même placer ces recherches sauvegardées dans la zone des Raccourcis.

Recherches dans les pièces jointes

Nous l’avons vu dans la section 2-COLLECTER, une note ou une page ne contient pas que du texte que vous avez tapé. Mais bien souvent des images ou des documents de diverses sources. Et quand vous cherchez une information, vous voulez la retrouver où qu’elle se trouve. L’application de prise de notes doit être capable d’identifier le texte dans les images, les PDF, les documents Word, Excel ou Google Drive que vous lui aurez confiés.

Evernote et OneNote sont particulièrement performants dans cette tâche.

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5- PARTAGER

Dans notre triangle de l’organisation, le partage constitue l’un des côtés, avec votre propre système et les recherches. Si vous travaillez en solo, vous aurez quand même souvent besoin de partager du contenu qui se trouve dans votre système de notes. Et si vous travaillez en équipe, ce système peut être au centre de vos interactions. Les capacités et la granularité du partage deviennent donc cruciaux.

Annoter les images

Avant de partager une photo ou une copie d’écran, vous pourrez avoir envie d’ajouter des informations permettant à votre interlocuteur d’identifier les points d’attention. Certains outils intégrent “en natif” une fonction d’annotation des images, comme Evernote.

Granularité du partage

A quoi pouvez-vous/devez-vous donner accès quand vous partagez ?
Devez-vous partager un carnet de notes complet ?
Ou juste une section ? ou une note individuelle ?

En posant ces questions, vous définissez aussi bien vos besoins que la structure que vous devrez adopter pour stocker vos informations. Ce qui est vrai pour les outils de gestion et de prise de notes l’est tout autant pour des espaces de stockage partagés tels que Dropbox, OneDrive ou Google Drive.

Contrôle du partage

Partager ne veut pas toujours dire donner un accès plein et entier au contenu. Notamment en ce qui concerne les modifications. Vous allez partager certains contenus en lecture seule, alors que d’autres seront en lecture / écriture.

Avez-vous ces possibilités dans l’outil ? Et à quel niveau ? (note, section, carnet)

Formats d’export

Nous n’avons pas encore parlé de format. Et dans un premier temps il s’agit du format natif de l’outil : note Evernote, page OneNote qui vont s’ouvrir dans le navigateur pour vos contacts qui n’ont pas forcément l’application. Par souci de lisibilité, ou pour l’inclure en pièce jointe, vous pourrez souhaiter transformer vos notes et pages en documents plus universels, tels qu’un PDF, JPG, document Word, …

Comment se passe cette opération ? Pour revenir à la section 1-ÉCRIRE, c’est là que le format A4 dans OneNote trouvera son utilité.

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ET LE RESTE…

Ah oui, la section 6. Après avoir passé en revue les différentes étapes, de l’écriture au partage, en passant par la collecte, l’organisation et les recherches, il me reste des éléments importants, mais pour lesquels je n’ai pas trouvé de catégorie.

Accès hors-ligne sur smartphone / tablette

Jusqu’ici nous n’avons pas parlé d’appareils. Comme la promesse est de retrouver toutes vos informations, partout, tout le temps, vous allez aussi utiliser ces apps sur votre smartphone et/ou votre tablette.

Seulement voila, selon les apps, l’accès aux informations nécessite un accès internet et/ou une version payante du service. Parfois vous pouvez télécharger les contenus en avance pour consultation hors-ligne. Parfois vous devez absolument avoir une connexion internet active.

Disponibilité multi-plateforme

Mais avant d’utiliser l’app mobile, il faut déjà vérifier qu’elle existe… Si c’est le cas pour les poids lourds comme Evernote, OneNote, Google Keep et Notion, toutes les applications n’ont pas -encore- d’app mobile.

Dans ce cas, il faudra vous contenter d’un accès web sur votre smartphone, et là c’est le forfait internet qu’il faudra surveiller.

Intégrations tierces

Certaines applications font le pari de l’intégration. D’autres misent sur l’ouverture à des services tiers. Avec l’avènement de services comme Zapier ou IFTTT, les logiciels de prise de notes sortent de leur écosystème propre pour s’ouvrir aux autres de manière simple. Il devient possible de relier Evernote ou OneNote à Todoist sans attendre que chaque éditeur développe la passerelle. Ou bien d’enregister automatiquement des emails sans avoir à les transférer.

Si ce type de fonctionnalité est important pour vous, regardez quels types d’intégrations sont possibles. En “natif”, Evernote met l’accent sur 5 intégrations majeures : Google Drive, Outlook, Slack, Teams, et Salesforce. Et avec Zapier, ce sont plus de 1000 applications qui peuvent se relier avec votre app de prise de notes compatible. Ainsi Evernote, OneNote, et même Zoho Notebook peuvent “parler” avec des services aussi divers que les calendriers, gestionnaires de tâches, de projets, messageries, email, …

Ces intégrations fonctionnent aussi au niveau de l’écosystème de votre entreprise. OneNote s’intègre parfaitement avec la suite Microsoft Office. D’autant plus qu’il est souvent pré-chargé sur les ordinateurs, et ne requiert donc ni installation, ni création de compte. Et Google Keep est accessible à partir de Google Docs.

Prix

Le budget peut bien évidemment être un critère de choix.

La plupart des solutions offrent une version gratuite plus ou moins limité. Evernote limite certaines fonctionnalités (nombre d’appareils, volume mensuel, scan cartes de visites). Et Notion travaille sur le nombre de “blocs”.

Signalons OneNote et Google Keep, qui sont complètement gratuits.

Emplacement des données

Si la souveraineté des données est un sujet important pour vous, le poids de cet item sera clé. Evernote utilise les serveurs Google pour stocker vos données. Microsoft recommande fortement OneDrive, pour tirer partie de toutes les fonctionnalités de OneNote. Mais vous pouvez aussi mettre vos carnets sur votre disque dur, un serveur ou un Sharepoint. Avec des limitations importantes sur le partage et les intégrations tierces. Et les notes Google Keep sont stockées chez… Google.

Saluons au passage Framanote, qui stocke vos données sur les serveurs français de Framasoft. Lesquelles données sont encryptées, mais c’est l’objet du prochain item.

Encryption

Pour des données sensibles, vous allez pouvoir chiffrer tout ou partie du contenu. Le choix de l’outil va donc se faire sur le besoin et sa granularité.
Avez-vous besoin de chiffrer certaines données ?
Voulez-vous le faire au niveau de la note ou du carnet ?

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VOTRE SÉLECTION FINALE

Pour chacune des sections, vous avez pu établir une “note” situant les 2 ou 3 applications de prise de notes que vous comparez. Sur le PDF, reportez ces notes sur la dernière page qui reprend les 6 sections.

Comme pour tout comparatif, vous aurez sûrement des avantages clairs d’un côté, puis de l’autre. Et des égalités.

A ce stade le choix final vous appartient. Peut-être voudrez-vous reprendre certaines sections, ajouter un élément qui vous paraît important et n’a pas été mentionné.

POUR ALLER PLUS LOIN

Vous avez sélectionné l’application de prise de notes qui vous convient. Et vous avez peut-être envie d’aller plus loin.

Suivant l’application que vous avez retenu, je peux vous accompagner, via des formations dans votre entreprise, ou des formations en ligne.

Pour les formations en ligne c’est ici:

• Découvrez Evernote – formation gratuite d’une heure pour bien démarrer avec l’outil
• Maîtrisez Evernote ! – formation complémentaire de deux heures qui couvre des fonctionnalités avancées, Evernote Premium et un certain nombre d’intégration
• OneNote, organisation et intégration – faites le tour de l’outil et de son intégration dans l’écosystème Microsoft

Pour des formations en direct, ou sur d’autres outils, vous pouvez me contacter, et nous verrons ensemble la meilleure façon de répondre à votre besoin.