Dans son livre Productivité Parfaite, Francis Wade considère que la gestion du temps n’existe pas. Plus précisément, selon lui nous sommes très impliqués dans le respect de nos engagements. Qui est la raison pour laquelle nous créons ce qu’il appelle des « demandes de temps ».
Comment définir une demande de temps ?
Une demande de temps est un engagement individuel, interne, que vous faites, de terminer des actions dans le futur.
C’est une forme de ce que les psychologues appellent la mémoire prospective. C’est à dire notre capacité de nous souvenir de faire des tâches dans le futur. À l’inverse de notre mémoire du passé, appelée mémoire rétrospective.
Dit autrement, une demande de temps est un objet psychologique que nous créons pour nous aider à atteindre des objectifs, des cibles, et répondre à des intentions critiques. Chaque demande est une petite promesse que nous nous faisons à nous-mêmes.
Quand apprenons-nous à créer des demandes de temps ?
D’après les recherches d’experts en développement de l’enfant, nous commençons à comprendre le concept du temps entre huit et dix ans. Et nous commençons à créer des demandes de temps à l’adolescence. A ce moment, nous commençons à développer des habitudes, pratiques et rituels, qui forment ensemble un rudimentaire « système de gestion des demandes de temps ». Enfin, à l’entrée au lycée, les chercheurs sont clairs : nous avons déjà un système fonctionnel en place qui a un effet direct sur nos notes.
Jusqu’à ce point, la grande majorité des jeunes adultes est entièrement autodidacte. Et d’ailleurs, la plupart des gens ne se souviennent pas avoir mis en place un système de gestion de temps dans leur adolescence.
Une demande de temps est-elle une tâche ?
La formation d’une demande de temps peut se faire en un instant. Mais notre cerveau fait bien plus que définir l’action. En effet, nous intégrons des informations supplémentaires, qui nous aident à la gérer de manière efficace. Par exemple, beaucoup de gens créent des demandes de temps avec la compréhension implicite de leur importance relative les unes par rapport aux autres.
En d’autres termes, une description complète comprendrait également :
- la durée probable
- et la date/heure où nous pensons qu’elle doit démarrer
Par exemple, une demande de temps qui décrit l’action “prendre du lait” serait complétée par “en sortant du bureau à 17h” et “cela prendra environ 15 minutes”.
Avec le temps et l’expérience, nous ajoutons d’autres attributs en fonction de nos besoins. Voici quelques options parmi les plus populaires:
- l’endroit où l’action doit être menée; – qui d’autre est dans la boucle;
- le niveau d’urgence;
- son importance relative.
Ces attributs sont implicites. C’est-à-dire qu’ils sont uniquement stockés dans notre tête. On peut les rendre explicites en utilisant cette information quand nous décidons d’arrêter d’utiliser notre mémoire personnelle. Et que nous commençons à utiliser une liste écrite sur papier ou tapée sur un support numérique. Beaucoup de ceux qui décident de compléter leur mémoire commencent par utiliser des listes de tâches.
Combien en garde-t-on en mémoire ?
La plupart d’entre nous ont l’habitude de stocker les demandes de temps dans la mémoire prospective (telle que définie plus haut). En termes neurologiques, on ne sait pas précisément où cela se passe dans le cerveau. D’après les recherches, un certain nombre de zones sont activées comme un réseau qui est allumé quand une donnée doit être retrouvée.
En terme d’évolution cependant, nous avons du mal à tenir l’augmentation des demandes de temps créées par notre cerveau. Il semble que notre mémoire prospective ne soit pas au niveau de la partie de notre cerveau qui crée ces demandes. Ce faisant, ceux qui utilisent uniquement la mémoire se retrouvent limités. Nous n’avons simplement pas ce qui est nécessaire pour nous souvenir de toutes les demandes de temps que nous créons.
Pourquoi s’intéresser aux demandes de temps ?
Ce que nous gérons réellement n’est pas le temps, mais les demandes de temps.
Quand nous ne vidons pas, nous expérimentons l’effet Zeigarnik. Il décrit l’influence néfaste des actions non terminées. De même, les recherches récentes de Roy Baumeister et Ed Masicampo ont montré que quand nous gérons correctement les demandes de temps, l’effet Zeigarnik est réduit. Et notre inconscient arrête de nous rappeler ce que nous avons à faire.
Comment les gérer ?
Dans Productivité Parfaite, Francis Wade a identifié 11 activités, qui couvrent la totalité des activités que nous utilisons pour gérer les demandes de temps.
Il les a répartis en 7 Fondamentaux :
- Capturer
- Vider
- Jeter
- Agir Maintenant
- Stocker
- Lister
- Planifier
Auxquels il adjoint 4 compétences supplémentaires, liées à la gestion de notre système de gestion de ces demandes.
- Echanger
- Interrompre
- Revoir
- Mettre en garde
Peut-on annuler une demande de temps ?
L’action de Vider signifie annuler une demande de temps, ce qui est la même chose que de ne pas la faire du tout. Comme dans la matrice Eisenhower, nous pouvons trouver des tâches qui ne nécessite pas ou plus d’action de notre part.
Comment gérer toutes les demandes de temps ?
Dans son livre Productivité Parfaite, Francis Wade propose une auto-évaluation des 11 activités qu’il a identifiées. Voici, par exemple, la grille d’auto-évaluation sur la première compétence : la capture.
Pour chaque auto-évaluation, vous déterminez ensuite le niveau que vous souhaitez atteindre. Et les actions à mener sur chacune des compétences. Ce qui permet de rédiger un plan d’action, à court, moyen et long terme.
Ça, c’est l’objet du livre Productivité Parfaite, et de l’accompagnement “Organisé pour Réussir” que je vous propose.
