5 outils numériques qui boostent ma productivité au quotidien

[ARTICLE INVITÉ] C’est une nouveauté sur le site OutilsNum ! J’accueille pour mon premier article invité Simon Cavé, le fondateur d’Everlaab. Everlaab est un blog minimaliste dédié à tous les passionnés de productivité et de performances mentales. Pour OutilsNum, Simon a choisi de décrire les outils numériques qui l’aident à être productif.

Mes semaines sont bien chargées. Entre mon agence web, mon blog et mon activité sportive je ne sais parfois plus où donner de la tête.

Heureusement certains outils numériques m’aident à m’organiser au quotidien. Sans eux j’aurais probablement beaucoup plus de mal à m’y retrouver.

J’ai mis longtemps avant de trouver un système qui fonctionne pour moi.

Pas plus tard que l’année dernière j’utilisais plus d’une dizaine d’applications de productivité. Je perdais beaucoup de temps à passer d’une application à l’autre. Il me fallait aussi parfois plusieurs minutes pour retrouver certaines informations parce que je ne savais plus dans quelle application je les avais stockées.

Et puis depuis ce début d’année, je me suis repris en main. J’ai mis mon organisation à plat, j’ai défini des objectifs SMART et éliminé tout ce qui n’était absolument pas essentiel.

J’en suis venu à réduire mon nombre d’applications à 5 et depuis je n’ai jamais été aussi productif. Donc dans cet article nous allons voir quelles sont ces applications et pourquoi je les ai choisies.


Todoist pour m’organiser

J’ai testé beaucoup d’applications pour m’organiser : Trello, Asana, TickTick, Workflowy… mais j’ai fini par m’arrêter sur Todoist.

Ce que j’aime chez Todoist c’est la facilité avec laquelle je peux créer des tâches. Grâce à la reconnaissance de langage, je peux ajouter très rapidement les choses que j’ai à faire.

Par exemple si j’écris :

Acheter du lait mardi prochain

via GIPHY

Todoist détectera automatiquement à quel date correspond mardi prochain et l’ajoutera dans mon calendrier.

Et cette reconnaissance du langage va très loin.

Un jour j’avais un document important à envoyer avant une date butoir et je voulais m’y prendre à l’avance, j’ai donc écrit dans Todoist :

Envoyer la déclaration une semaine avant le 15. 

A ma grande stupéfaction, l’application avait réussi à reconnaître l’expression une semaine avant le 15 et avait associé la tâche à la bonne date.

De toutes les applications que j’ai essayées, Todoist reste la plus puissante en matière de reconnaissance de langage.

Ce que j’aime aussi avec cette application c’est que l’on peut facilement ajouter des tags pour trier nos tâches. Pour cela il suffit d’ajouter @ pour associer une tâche à un tag.

Personnellement j’utilise les tags pour m’aider à organiser mes journée. Généralement le matin je commence par mes plus grosses tâches, celles qui me demandent le plus de temps et d’énergie. Du coup je sélectionne tous les tags @60min c’est à dire les tâches qui me prendront environ 60 min. Et je termine ma journées en sélectionnant les tag @5min @10min et @15min autrement dit les tâches qui peuvent être accomplies en peu de temps.

Enfin une dernière fonctionnalité que je trouve pratique avec Todoist est que l’on peut synchroniser l’application avec notre calendrier. C’est-à-dire que si j’ajoute une tâche sur Todoist, elle sera automatiquement ajoutée à mon calendrier. Et à l’inverse, si j’ajoute une tâche à mon calendrier, elle sera ajouté sur Todoist. Cette double synchronisation facilite beaucoup la planification de mes semaines.


Evernote pour archiver

Evernote est mon deuxième cerveau. Je l’utilise depuis plusieurs années pour y stocker toutes mes notes. J’ai des notes de réunions, des articles et outils que j’ai bookmarkés, des notes de formations que j’ai suivies, des notes sur les livres que j’ai lus… bref c’est une vraie mine d’or à laquelle je peux accéder en quelques clics.

J’ai pris le soin de tout taguer et classer pour retrouver chaque note rapidement. Lorsque je ne me souviens plus de quelque chose, j’ouvre Evernote, tape Cmd-J sur mon clavier et en un mot-clé je retrouve ce que je cherchais. Evernote m’est d’une grande d’aide au quotidien.


Notion pour piloter

Notion était sur mon radar depuis pas mal de temps et il y a quelques mois j’ai commencé à l’utiliser. J’ai été impressionné par la flexibilité de l’outil. On peut littéralement en faire ce que l’on veut : une application de prise de note, un CRM, un rétroplanning, un tableur…

Avec Notion, on peut véritablement créer sa propre application de productivité de toute pièce.

Au départ je ne savais pas vraiment quoi en faire tellement les possibilités étaient illimitées. Et après avoir testé plusieurs configurations, j’ai fini par l’utiliser pour principalement 3 choses :

  • Outil de pilotage : j’ai créé plusieurs pages sur Notion avec mes objectifs moyen et long terme. À la fin de chaque mois, je note ce que j’ai appris de mes échecs et ce que je peux améliorer. C’est un moyen pour moi de tracker mes progressions.
  • CRM : j’utilise aussi Notion comme CRM. J’y stocke toutes les informations sur mes clients et mes prospects, j’indique aussi quels contrats j’ai signés et auprès de qui je dois faire un suivi. Ce n’est pas un CRM très poussé mais ça m’est amplement suffisant.
  • Outil collaboratif avec mes clients : lorsque je conclus un contrat avec un nouveau client, je l’envoie sur Notion pour son onboarding. Je lui indique tout ce dont j’ai besoin pour commencer la mission. À la fin de l’onboarding, il atterrit sur son espace personnel que j’ai créé et personnalisé pour lui. Sur cet espace il a toutes les informations importantes et toutes les tâches qui sont en cours. Il peut aussi me soumettre ses idées. Mes clients adorent avoir leur propre espace grâce auquel ils peuvent échanger avec moi en temps réel.

Notion me permet de n’avoir qu’une seule application au lieu de 3 ce qui non seulement me fait gagner du temps mais me permet aussi de m’organiser plus efficacement.


aText pour gagner du temps à écrire

Nous écrivons souvent les mêmes choses et ce peu importe notre métier. Si on est commercial par exemple on répond souvent la même chose à certains emails de nos clients ou prospects. Et si on travaille au support client, on répond généralement les mêmes choses aux clients qui ont les mêmes problèmes.

Pour éviter de perdre du temps, on peut utiliser un outil d’expansion de texte tel que aText.

aText permet d’éviter d’avoir à retaper sans arrêt les mêmes choses. Avec cet outil il suffit de taper un mot clé pour générer des textes entiers.

Par exemple pour rappeler à mes clients de payer, j’ai paramétré aText de telle façon que lorsque je tape le mots clé retarddepaiement, le texte suivant apparaît automatiquement :

Bonjour {prénom},
A ce jour, je n’ai toujours pas reçu votre paiement pour le mois de {mois}.
Je compte sur vous pour faire le transfert avant le {date}.
Bonne journée

Il me suffit ensuite juste d’ajouter les bonnes informations entre {} et d’envoyer. Cela m’évite d’avoir à ré-écrire encore et encore les mêmes choses.


RescueTime pour mesurer ma productivité

Il y a un adage qui dit que l’on ne peut pas améliorer ce que l’on ne peut pas mesurer. Je pense que c’est tout à fait vrai et la productivité ne fait pas exception à la règle.

Pour améliorer ma productivité j’utilise donc un outil qui s’appelle RescueTime.

RescueTime est une application qui tracke votre activité sur ordinateur et mobile. Elle classe automatiquement vos activités selon leur degré de productivité et vous indique quand vous avez été concentré au cours de la journée et quand vous avez été distrait.

L’application est aussi paramétrable pour que votre score de productivité soit le plus pertinent possible. C’est à dire que vous pouvez indiquer à RescueTime quelles activités sont productives et quelles sont celles qui ne le sont pas. Par défaut RescueTime considérera par exemple que votre temps passé sur Facebook est improductif. Même si c’est vrai pour la plupart des personnes, ce n’est pas forcément vrai si vous êtes community manager ou que vous gérer des publicités Facebook. Votre temps passé sur la plateforme est productif et c’est quelque chose que vous pouvez indiquer à RescueTime.

Ce que j’aime avec cette application est qu’elle fonctionne en tâche de fond. C’est-à-dire que je n’ai pas besoin de m’en occuper elle observe ce que je fais et me donne des indications précieuses sur mon niveau de productivité. Cela me permet de m’améliorer avec le temps.


Pour conclure

Todoist, Evernote, Notion, aText et RescueTime sont 5 applications qui me sont aujourd’hui indispensables. J’ai testé beaucoup d’applications par le passé, mais ce sont celles que j’utilise le plus aujourd’hui et qui me permettent de rester au top de ma productivité.

Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, le blog minimaliste dédié à tous les passionnés de productivité et de performances mentales.

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