Zenkit To Do est disponible depuis le 6 avril 2020, juste à temps pour la migration de Wunderlist. En effet le service s’est arrêté le 6 mai 2020, soit 5 ans après son rachat par Microsoft. Si ce dernier propose sa propre application To Do, des alternatives à Wunderlist existent.
Et Zenkit compte bien jouer sa musique, en reliant son app de gestion de projets et sa nouvelle solution dédiée à la gestion des tâches.
Zenkit To Do pour gérer les tâches
L’univers Zenkit se compose maintenant de 2 solutions. Tout d’abord Zenkit Base, l’outil de gestion de projet concurrent de Trello, dont j’ai déjà parlé à plusieurs reprises sur ce site. Et le petit nouveau, Zenkit To Do, qui compte jouer dans l’espace déjà bien rempli des gestionnaires de tâches.
Le successeur de Wunderlist et concurrent de Microsoft To Do
To Do est d’abord positionné comme “un outil super-simple de gestion de tâches conçu dès le départ pour vous aider à travailler de manière productive et à collaborer avec n’importe qui”.
Et dès l’annonce, il a aussi été clairement présenté comme un digne successeur de Wunderlist. C’est d’ailleurs l’une des premières choses que Zenkit To Do vous propose de faire au démarrage : importer vos listes Wunderlist.
Et dans l’interface on n’est pas dépaysé.
Une interface simple et complète
Comme la plupart des gestionnaires de tâches, Zenkit To Do propose plusieurs vues sur vos tâches :
- la vue aujourd’hui pour les tâches du jour
- la vue semaine pour mieux prévoir
- un focus sur les tâches qui vous sont spécifiquement assignées
- une boîte de réception pour entrer rapidement les tâches qui n’ont pas encore de liste
Vous pouvez ensuite classer toutes les tâches dans autant de listes que vous souhaitez. Ces listes pourront ensuite être partagées avec collègues et famille, suivant les sujets.
Et bien sûr vous pouvez trier la liste par date d’échéance pour voir les tâches les plus urgentes.
Des fonctionnalités complètes
Pour chacune des tâches, vous pouvez définir :
- la date limite
- une date et heure de rappel
- des sous-tâches
- des commentaires
- et pour les listes partagées, la/les personne(s) à qui cette tâche est assignée
Et vous pouvez mettre une tâche en favori, ce qui la rendra doublement plus visible. En effet une étoile apparaîtra sur la tâche. Et une liste dédiée “Etoilé” viendra s’ajouter aux autres listes automatiques
Gérez vos tâches sur tous vos appareils
Zenkit ToDo est bien sûr disponible sur PC et Mac, et aussi smartphones et tablettes iOS et Android. D’ailleurs l’interface reste très similaire entre tous les appareils, ce qui facilitera la prise en main.
Une version gratuite pour démarrer
Comme Zenkit Base, ToDo est proposé avec une version gratuite déjà très capable, et une version payante plus complète.
Avec la version gratuite, vous pouvez créer jusqu’à 100 listes et travailler avec 8 personnes différentes.
La version payante (4€ par mois et par utilisateur) ajoute un certain nombre de fonctionnalités.
Outre le nombre de liste qui passe à 800, vous avez également accès :
- aux tâches récurrentes
- la possibilité de créer des tâches à partir des emails
- des fonds d’écran personnalisés par liste
- une meilleure gestion des droits d’accès des autres membres
- l’intégration avec l’ “univers Zenkit“
Nous allons détailler ce dernier point dans la deuxième partie de cet article. En effet, c’est bien là le principal différenciateur de Zenkit ToDo, et sa vraie force.
Vous remarquerez que certaines des fonctionnalités payantes sont disponibles en natif dans Microsoft ToDo, notamment les tâches récurrentes.
Comme d’habitude lorsqu’il s’agit de choisir un outil numérique, vous aurez donc à lister vos besoins et identifier comment chaque solution y répond.
Mes regrets avec la version actuelle
Venant de Todoist, j’ai pris quelques automatismes qui me font gagner du temps, et que j’aurais aimé retrouver sur Zenkit ToDo.
Premier élément : la saisie rapide. Dans Todoist, comme dans Wunderlist d’ailleurs, je peux saisir directement la date et la personne en même temps que la tâche.
Deuxième élément : les étiquettes. A la publication de cet article (mai 2020) il n’y a aucune étiquette, ce qui est d’autant plus problématique quand on relie les deux solutions Zenkit ensemble. La fonctionnalité est prévue. Ce n’est donc qu’une question de temps.
La force de Zenkit To Do : son intégration à l’univers Zenkit
Avec ses deux propositions, Zenkit est en train de faire la fusion entre Trello et Wunderlist. Proposer un gestionnaire de projets complet et puissant, et un gestionnaire de tâches simple et efficace. Le tout complètement synchronisé car travaillant sur la même base de données !
C’est une proposition unique qui mérite qu’on s’y arrête.
Un rappel : Zenkit pour gérer vos projets
J’ai déjà couvert Zenkit dans deux articles. A la sortie de la solution, en février 2017, avec l’article “Zenkit la gestion de projet modulaire qui dope votre Trello“. Et en juillet 2018, avec l’arrivée de la version française avec l’article “Zenkit la gestion de projets en équipe et en français“.
Ce qui était une alternative solide à Trello s’est mué au fil du temps en une solution très riche de gestion de projets. Et même plus.
Pour mémoire, la force de Zenkit ce sont ses vues multiples. Et elles se sont bien développées avec le temps :
- Liste, qui ressemble beaucoup à la vue To Do
- Tableau, qui intégre également des éléments de calcul
- Kanban, pour gérer les tâches comme Trello, mais en choisissant les colonnes parmi les étiquettes utilisées
- Mindmap pour rendre visible la hiérarchie entre les cartes
- Gantt pour gérer dépendances et jalons
- Hiérarchie, très utile pour identifier tâches et sous-tâches
- Wiki pour transformer votre collection de cartes en une base de connaissance
2 cas d’usage de liens entre Zenkit Base et Zenkit ToDo
J’ai eu récemment plusieurs demandes autour de Trello pour gérer les tâches en équipe avec ce double besoin :
- un tableau “maître” qui regroupe toutes les tâches,
- et plusieurs tableaux par personne qui n’affichent que les tâches assignées à chacun/e.
Dans l’absolu cela paraît simple. Et pourtant on réalise rapidement que Trello est avant tout un outil collaboratif, dont le but est de faciliter la circulation de l’information à l’intérieur de l’équipe. Pas de limiter les vues. Pour atteindre cet objectif, il faut passer par des automatisations avec Butler, et rapidement ajouter de la complexité.
Quand Zenkit a annoncé que To Do était relié aux autres tableaux, j’ai immédiatement vu l’opportunité de gérer les projets complexes dans Zenkit, et simplement “pousser” les tâches vers To Do.
Comment cela fonctionne-t-il en réalité ?
La construction d’une maison
J’ai d’abord repris mon “projet-test”, utilisé déjà plusieurs fois sur plusieurs outils. Pour mémoire, il s’agit de la construction d’une maison en 5 étapes et 20 tâches. C’est un bon test, car chaque carte est bien une tâche, avec des sous-tâches dans certains cas. Et nous avons des catégories bien identifiées, et éventuellement des personnes responsables.
Première chose qui saute aux yeux : la vue liste de Zenkit Base ressemble énormément à la vue standard de To Do.
Et ce n’est qu’une demi-surprise. C’est en effet cette structure totalement modulaire qui a permis aux équipes de Zenkit de sortir une application indépendante pour gérer les tâches. Finalement, la liste de tâches n’est qu’une vue d’une base plus globale.
En observant mieux la copie d’écran, on voit que les étiquettes bien présentes dans la base vont disparaître dans To Do, puisque non prises en charge.
Mon planning d’articles pour le site OutilsNum
Ceux qui reçoivent ma newsletter hebdomadaire le savent : je me suis fixé un planning ambitieux pour la période mai-juillet 2020. Et j’ai eu envie de tester Zenkit et To Do avec ce cas réel.
Pour ce planning, j’ai travaillé avec deux tableaux :
- un tableau avec la liste de tous les articles de 2020 et leur date prévue de publication
- un tableau de tâches qui sont reliées à chacun des articles
Les deux tableaux sont réunis dans la collection OutilsNum. Et les tâches du tableau “Tâches articles” sont intégrées comme des références dans le tableau “Articles 2020”.
Voici ce tableau, avec une vue Kanban que seul Zenkit peut proposer. J’ai en effet utilisé les 5 catégories OutilsNum en colonne (organisation, communication, information collaborative, pensée visuelle et automatisation). Et j’ai mis le statut en ligne (à faire, en cours de rédaction, publié). J’obtiens ainsi une vision complète de tous mes articles.
Pour l’article Zenkit To Do, vous pouvez voir la liste des tâches sur la carte.
Dans Zenkit To Do, j’ai choisi de ne synchroniser que le tableau “Tâches articles”, que nous avons vu en début d’article. J’ai ainsi toutes mes tâches dans mon application de gestion de tâches.
J’ai un regret pour le moment. Les étiquettes ne sont pas synchronisées. Et du coup je perd la référence à l’article d’origine, ce qui oblige à être plus précis et complet dans les titres des tâches à effectuer.
> Les 2 bénéfices de l’intégration
L’outil complexe pour les tâches complexes, l’outil simple pour les tâches simples
Avec To Do, l’équipe de Zenkit a répondu à cette question : quel moyen simple ai-je pour transférer les tâches sans installer un nouveau logiciel ?
Vous pouvez gérer toute la complexité du projet dans Zenkit, en sachant que les tâches (cartes) sont automatiquement synchronisées avec To Do.
Le prix : Zenkit ToDo est moins cher que Zenkit Base
A niveau de fonctionnalité équivalent, Zenkit To Do est deux fois moins cher que Base. 4€ par mois et par utilisateur contre 9€. On peut donc imaginer un environnement où les chefs de projet accèdent à la version complète, et les autres intervenants ont une “fenêtre sur le projet” grâce à To Do
> Les limites de l’intégration actuelle
Zenkit To Do est encore jeune, et bénéficie d’un développement rapide. Pour moi il manque encore certaines fonctionnalités pour que l’intégration soit parfaite.
Pas de transfert d’étiquettes
Je l’ai évoqué dans la première partie de cet article : Zenkit To Do ne propose pas d’étiquettes, pour le moment. Il ne récupère donc pas non plus les informations pouvant provenir de Base, et c’est bien dommage.
Plages de dates vs. Date
Dans Zenkit Base, vous pouvez définir une plage de dates. Ce qui est très utile notamment dans les vues Calendrier ou Gantt. Cette plage de dates est bien synchronisée vers To Do. Mais comme To Do n’a pas cette fonctionnalité, quand vous modifiez la date vous perdez la plage… Attention donc à la synchronisation !
La synchronisation dans quel sens ?
Dans les deux sens. Ce qui est aussi une question.
Dans mon test de planning pour les articles, les tâches du tableau “Tâches articles” font références aux articles du tableau “Articles 2020”. Cette référence n’est pas transférée dans la synchronisation avec To Do, puisque le champ n’existe pas. Et donc si j’ajoute une tâche dans To Do, je ne pourrai pas non plus ajouter l’article de référence. Le seul moyen sera ensuite d’aller dans Zenkit pour ajouter le lien.
Attention donc aux montages trop complexes entre les deux solutions.
Et même recommandation que dans la première partie : définissez bien votre usage pour voir comment y répondre au mieux.
Ne voir que ses tâches
Mon plus grand espoir avec Zenkit To Do était de pouvoir ne synchroniser que mes tâches. Avoir une liste de tâches à moi, et que chaque membre de l’équipe n’ait que ses tâches.
Pour l’instant ce n’est pas la philosophie qui a été suivie. Quand vous partagez un tableau Zenkit avec quelqu’un, toutes les tâches sont partagées. Qu’elles soient assignées ou non, à vous ou à quelqu’un d’autre.
Certes je peux filtrer l’affichage de To Do pour ne voir que mes tâches, mais j’aimerais pouvoir aussi contrôler en amont l’information que je partage.
Cette fonctionnalité permettrait de répondre à ma question d’introduction.
Pour tester Zenkit To Do
C’est ici : https://zenkit.com/en/todo/
Et pour Zenkit Base : https://zenkit.com/?rfsn=3977938.63216d
