Créée en 2014, Slack est passée en 3 ans de 15 000 à 5 Millions d’utilisateurs dans le Monde ! Et la plateforme est particulièrement appréciée par les équipes distribuées, pour les facilités qu’elle offre dans les communications asynchrones – qui n’appellent pas de réponse immédiate. Slack permet d’entretenir des conversations multiples à travers des canaux, de partager des fichiers, des liens. Et le service a quasiment remplacé l’email dans certaines entreprises !
Comme tout outil puissant, et comme l’email que nous avons cité, les risques de déviance sont forts. Et certaines personnes et équipes peuvent se retrouver piégées par l’outil qui était censé améliorer leur quotidien professionnel.
Buffer utilise Slack depuis 2015, et a jugé important de rédiger des règles de bonne conduite pour leur équipe répartie dans 50 villes. Fidèle à leur tradition d’ouverture de leur communication, ces règles ont été rendue publique via un article de mai 2017. Publié par Hailley Griffis sous le titre “The 10 Slack Agreements of Buffer“, cet article a été restranscrit et adapté en Français dans les lignes qui suivent – avec accord de l’auteure. Espérons que cette version pourra bénéficier à nos lecteurs francophones, utilisateurs présents ou futurs de Slack.
Note de traduction : les anglophones auront remarqué que nous avons traduit dans le titre “agreements” (accords) par “commandements”. Eh oui, chez Buffer on préfère mettre l’accent sur la cohésion plutôt que sur les obligations.
Pour-quoi utiliser Slack ?
- les conversations sociales, liens intéressants, bavardages
- les questions / réponses qui ont besoin d’une réponse rapide / dans la même journée
- les conversations en temps réel avec ceux de votre fuseau horaire, et asynchrone avec les autres
- le partage de remerciements rapides, gratitude, réalisations
- la circulation d’informations non-urgentes (souvent précédée de RNN, “Réponse Non Nécessaire”)
Slack n’est pas le bon endroit pour:
- des discussions de haut niveau
- la prise de décisions importantes
- le feedback construit
Les 10 Commandements Slack chez Buffer
1- Vous êtes responsable de votre indisponibilité
Vous devez pouvoir communiquer même quand le destinataire n’est pas là. Si nous sommes tous responsables de notre indisponibilité (par ex. en utilisant Do not disturb quand vous êtes déconnecté, ne travaillez pas, ou avez besoin de vous concentrer), nous laissons au reste de l’équipe toute liberté pour nous écrire comme ils le veulent. C’est votre responsabilité de répondre quand vous serez prêt.
Conseil: vous pouvez mettre une étoile sur un message pour lequel vous avez une action pour ne pas l’oublier
2- Utilisez par défaut les canaux publiques
Dans le doute, mettez le message là où tout le monde peut le lire. Donnez l’info à tout le monde pour tout ce qui n’est pas privé !
3- Utilisez statut et profil pour communiquer votre disponibilité
Partagez votre statut pour laisser voir si vous êtes malade, en vacances, ou juste dans une période de forte concentration.
4- Soyez ferme avec vos notifications
Nous recommandons d’utiliser les règlages par défaut de Slack : juste les messages directs, @vous et les mots clés. Il garantissent que vous aurez tous les messages importants, sans vous importuner avec des notifications intempestives sur votre téléphone ou ordinateur.
5- Communiquez proactivement
Donnez le contexte quand vous interpellez quelqu’un. Par exemple, pas de “Bonjour Adrien“, et rien d’autre tant que vous n’avez pas eu de réponse. Ajoutez les liens, fichiers, date ou heure de réponse – tout ce qui permet à la conversation asynchrone d’avancer.
6- Faites des sous-conversations (thread) quand vous pouvez
Sur un canal avec beaucoup de personnes, faites des sous-conversations pour garder une certaine lisibilité à la conversation globale.
7- Fermez / modifiez Slack quand vous avez besoin de vous focaliser
Vous pouvez changer le statut, activer le Do Not Disturb, dire que vous n’êtes pas là (“Set yourself to away”), ou changer votre statut pour signifier que vous voulez vous focaliser sans être interrompu.
8- Ne vérifiez pas constamment les messages
Le fait d’avoir des messages sur Slack ne signifie pas que vous devez les lire immédiatement ! Laissez les autres faire leur travail pendant que vous faites le vôtre. Attendez d’être sorti de votre période de focalisation pour regarder les messages.
9- Utilisez @channel ou @here pour interpeller toutes les personnes du canal
Utilisez @channel ou @everyone pour les urgences : ils envoient des notifications push, y compris aux personnes déconnectées ou en vacances.
Utilisez @here pour les personnes connectées en ce moment.
Pour des annonces non-urgentes, @here est toujours mieux.
10- Répondez avant la fin de la journée
En général, on attend une réponse sur Slack avant la fin de la journée de travail, partant du principe que:
- vous avez cité directement la personne avec @ (ou envoyé un message direct)
- vous n’avez pas partagé de date limite spécifique (faites-le quand vous pouvez !)
- il/elle travaille sur des horaires classiques (le statut Slack ou le canal #people-availability peuvent être de bonnes façons de le déterminer)
Pour les urgences
Un message à @channel enverra des notifications push à toutes les personnes de ce canal. Tandis qu’un message à @everyone notifiera tout le monde dans l’équipe – y compris ceux qui sont peuvent être en vacances. Utilisez donc avec précaution et pour les urgences réelles !
Si vous avez besoin de réponse urgente, n’hésitez pas à ajouter URGENT dans votre message
L’article original “The 10 Slack Agreeements of Buffer” a été publié sur le site de Buffer par Hailley Griffis
Crédit photo: WerbeFabrik / Pixabay
