Les solutions de gestion de tâches

On ne compte plus les applications et de services de gestion de tâches disponibles pour nos ordinateurs. Outre-Atlantique, cette offre pléthorique est même un sujet de société sur Quora, avec la discussion “Why are there so many To Do list apps?” et sur Lifehacker, avec leur sujet intitulé “Why are there so many productivity apps?“.

Ce billet ne sera donc pas exhaustif. Ce ne sera même pas une liste du type “les 5 meilleures solutions de gestion de tâches”. Non, simplement différentes approches qui ont pu fonctionner pour moi à un instant donné. Pas forcément tout le temps, et parfois ensemble.

Workflowy

Quelle liberté!

Avant tout, WorkFlowy c’est une page blanche, sur laquelle on saisit des listes, toutes sortes de listes, et à tous les niveaux d’imbrication. Le maitre-mot est la flexiblité totale. Ce qui n’empêche pas des fonctions d’organisation poussées. En effet, WorkFlowy gère les @ et les # pour identifier les personnes, les sujets, les étiquettes. C’est au choix. Le double intérêt de ces caractères est qu’au moment de la saisie, le fait d’entrer @ ou # présente automatiquement à l’écran les mots-clés déjà utilisés. Et qu’à la lecture, le fait de cliquer sur un de ces mots-clés focalise aussitôt l’affichage sur toutes les lignes le contenant.

Focus, la force de WorkFlowy

A tout endroit de WorkFlowy, vous pouvez “focaliser” sur une liste ou un élément de liste donné en cliquant sur le rond noir à gauche de la ligne. Et magiquement, l’élément, qui pouvait être au 5e degré d’une liste déjà complexe, devient le premier niveau. Et vous pouvez focaliser le travail uniquement sur les sous-éléments de cette liste. Très utile pour gérer des to-do lists importantes et gérer des projets multiples.

WorkFlowy pour quelles tâches et quels usages ?

WorkFlowy peut être utilisé aussi bien pour enregistrer des listes de lieux, des liens internet, qu’une liste de tâches. Il inclut une fonction pour “compléter” une tâche, qui devient rayée en son centre, comme on le ferait sur une feuille de papier, et peut rester à l’écran ou être cachée. On peut, par exemple, garder toutes les tâches réalisées à l’écran dans la journée. Et décider le soir de les cacher pour ainsi mesurer le chemin parcouru.

Sur le blog de Workflowy, vous trouverez des exemples et des témoignages avec descriptions de différents usages.

Dernier point, on peut partager une liste Workflowy en partageant une url, ainsi plusieurs personnes peuvent agir sur cette liste.

moo.do

A première vue, Moo.do c’est un peu WorkFlowy++: on retrouve le même principe de la page blanche, la même facilité à imbriquer les éléments à des niveaux infinis, et la même fonction de focalisation. S’y ajoutent des couleurs pour identifier les priorités, et une étoile pour mettre en valeur les éléments “star”.

En complément, Moo.do ajoute un certain nombre d’éléments d’ “intelligence artificielle”. A commencer par un usage encore plus poussé des mots-clés. Avec à chaque fois un menu contextuel qui affiche les saisies possibles:

• @ est utilisé principalement pour les dates, à la manière d’un système GTD, avec notion de maintenant, bientôt, un jour, aujourd’hui, demain, etc…
• # est laissé libre pour vos propres mots-clés ou étiquettes, et le fait d’ajouter # affiche en menu contextuel l’ensemble des mots-dièses déjà saisis;
• + peut afficher la liste de vos contacts, que Moo.do propose d’importer à la première utilisation. Attention, contrairement à Trello ou Azendoo, il n’y a pas de lien entre les personnes, les tâches ne sont pas transférées. Moo.do simplifie juste l’accès à la fiche contact pour envoyer un mail ou appeler rapidement au téléphone.

Autre nouveauté de Moo.do par rapport à WorkFlowy, la vue en dates, comme présentée sur l’écran ci-dessus: si vous avez ajouté une notion de temps dans la liste (@aujourd’hui, @demain, une date précise), Moo.do peut trier les éléments et les placer dans leurs jours respectifs. Et il gère automatiquement les jours “relatifs” (aujourd’hui, demain) pour présenter les éléments au bon endroit.

Trello

Avec Trello nous abordons la famille des gestionnaires de tâches connectés: il peut être utilisé en solitaire, comme c’est mon cas, mais il prend toute sa force en tant qu’outil collaboratif de partage et suivi de tâches partagées, tout comme Azendoo, dont nous parlerons brièvement plus bas.

De mon point de vue, la force de Trello réside dans les “Boards”, ces tableaux virtuels qui permettent d’épingler autant de “listes”, qui vont chacune contenir des “cartes”. Le système de tableaux permet de gérer de manière rapide et visuelle des environnement de travail différents. Que ce soient différents projets ou différents employeurs, chaque tableau aura son identité, ses listes et ses cartes.

Et si c’est l’équipe qui est connectée sur Trello, les tableaux pourront être partagés avec les membres correspondant à chaque activité. Et les tâches assignées aux bonne personnes. Une tâche assignée à une personne apparaît automatiquement sur son tableau. Et quand vous complétez cette tâche, son status change sur les tableaux de vos collègues.

Il est évidemment possible d’assigner des dates à chacune des tâches. Ce qui facilite le suivi et la gestion des priorités. Ajoutons que Trello peut être relié à Toggl, décrit dans l’article sur la mesure du temps, pour enregistrer automatiquement le temps passé sur une tâche donnée.

Evernote pour gérer des tâches ?

A force de clamer qu’Evernote pouvait être utilisé pour organiser quasiment toute votre vie en ligne, il a fini par également remplir les fonctions d’un gestionnaire de tâches. Et à y regarder de plus, que lui manque-t’il ? On peut créer autant de notes (tâches?) que souhaité. Chaque note peut contenir du texte, des images, des fichiers attachés, et même des listes à cocher (sous-tâches?). Et, depuis l’introduction des rappels, il est devenu possible d’assigner une date à une note et de rendre visible cette note à l’instant choisi.

Ajoutons les possibilité d’affichages offertes par CardDesk, et vous pouvez vous construire un écran d’accueil quotidien qui affiche la ou les note(s) de tâches à faire sans avoir à chercher parmi les centaines de notes.

Pour ma part, j’ai utilisé Evernote dans ce sens avec une note “à faire aujourd’hui”, “à faire ensuite”. Et une page CardDesk qui affichait en haut à gauche ces deux notes en permanence.

Sur un autre terrain, Evernote est également parfaitement adapté pour gérer une “Done List” … ceci fait d’ailleurs l’objet d’un autre billet.

Deux autres solutions à ne pas oublier…

Comme promis en début de cet article, nous ne couvrons pas toutes les solutions, et pas forcément les plus célèbres. Je voulais cependant faire une mention spéciale pour deux solutions. Deux solutions que je n’ai pas su intégrer à mon quotidien numérique, mais qui pourront répondre aux attentes de certains:

• Azendoo est un service de gestion de tâches collaboratif, très proche de Trello, et très pertinent dans le cadre d’un travail d’équipe. Azendoo compte 270,000 utilisateurs dans 160 pays, et a la particularité d’être développé par une équipe française! Même sur des outils numériques, on peut soutenir la production locale. Ajoutons également qu’Azendoo est l’une des rares solutions de cet article à être entièrement traduite en français.
• Wunderlist apparaît comme un des incontournables des gestionnaires de tâches. Il est multiplateformes et permet également de partager des tâches à plusieurs, et compte 10 millions d’utilisateurs.

Et si on essayait le papier ?

Même la solution papier/crayon fait sa révolution 2.0 !

Citons deux exemples intéressants:

• chez Evernote, c’est le Carnet Smart Moleskine, qui permet de scanner vos prises de notes manuscrites et de les enregistrer directement Evernote, avec carnet et étiquettes définis par des autocollants à placer sur la feuille.
• côté tout-papier, la solution Bullet Journal commence à faire sérieusement parler d’elle et à développer une communauté très vivante. Plus de détails dans ce billet dédié au Bullet Journal.

Et un article des Outils Numériques ne serait pas complet sans une mention d’une mindmap ! Une carte pour gérer sa liste de tâches, c’est visuel, on n’oublie rien. Et ça devient presque ludique !

sources images: workflowy, moo.do, trello, evernote, carddesk