Vous avez fait le choix de Trello pour gérer vos projets, seul ou en équipe. Et au quotidien, il vous manque certaines fonctionnalités. Par exemple, un calendrier pour voir toutes vos tâches. Ou encore une intégration plus poussée avec Google Drive ou Dropbox. Ou un accès à vos notes Evernote ou vos conversations Slack.
La bonne nouvelle, c’est que tout ceci est possible sous forme d’ajouts.
Dans le monde Trello, ils prennent trois formes différentes : des power-ups, des intégrations ou applications, et des extensions de navigateur.
Les 8 power-ups indispensables pour votre Trello
La première source d’amélioration, ce sont les power-ups. Et ils sont nombreux ! Plus de 150 power-ups différents au dernier pointage (février 2020). Qui couvrent une douzaine de catégories. Certains sont installés plus de 100 000 fois, avec le record pour le power-up calendrier, présent sur plus de 3 Millions de comptes !
Petit point d’attention : dans sa version gratuite, Trello ne permet d’ajouter qu’un seul power-up. Précisément, un power-up par tableau. Donc selon les sujets que vous traitez, vous pouvez installer un power-up différent sur vos différents tableaux. Mais si vous voulez combiner le power-up dropbox avec le calendrier et Slack… cela fait 3 power-ups. Et cela vous qualifie d’office pour une version payante, Gold ou Business Class.
— Trello et Google Drive
Avec le power-up Google Drive, vous allez pouvoir :
- ajouter des fichiers depuis Google Drive dans vos cartes
- ajouter un dossier complet
- avoir les informations et aperçus des fichiers dans la carte
- et même créer une présentation Google Slides à partir des cartes
— Trello et Dropbox
On s’en doute, les power-up Dropbox et Google Drive vont avoir un comportement assez similaire. Ainsi, avec le power-up Dropbox, vous pouvez :
- ajouter des fichiers depuis Dropbox dans vos cartes
- avoir un aperçu des fichiers dont le format est géré par Dropbox directement depuis la carte
- profiter de la fonction aperçu amélioré de Dropbox
Il existe aussi une intégration Trello dans Dropbox qui vous permet à l’inverse
- d’ajouter un fichier Dropbox à n’importe quelle carte
- de créer une carte à partir de l’interface Dropbox
— Le calendrier
Le power-up Calendrier paraît tellement naturel qu’on se demande encore pourquoi il n’est pas intégré en natif dans Trello. C’est d’ailleurs le cas pour la plupart de ses concurrents, comme Zenkit ou kantree, déjà chroniqués ici.
Comme chez ses deux concurrents, ce power-up permettra donc de
- afficher et filtrer les cartes disposant d’une date limite, avec une vue hebdomadaire ou mensuelle
- gérer les dates limites en faisant glisser les cartes dans le calendrier
- suivre les tâches effectuées en les marquant comme terminées
- exporter le calendrier d’un tableau dans d’autres calendriers grâce au lien iCalendar unique de chaque tableau
— Trello et Slack
Avec le power-up Slack, vous allez pouvoir profiter de la structure de Trello et de l’ouverture de Slack pour les communications dans l’équipe.
Dans le détail, ce power-up permet de :
- envoyer des cartes par les canaux de Slack ou par message direct
- paramétrer des alertes pour prévenir automatiquement les canaux Slack des activités effectuées dans Trello au niveau des cartes, des listes et des tableaux
- recevoir des rappels sur Slack concernant vos cartes
- définir des rappels pour un autre membre de l’équipe sur une carte qui lui est assignée
- créer des tâches dans Trello à partir de conversations Slack mises en pièce jointe sur des cartes
Comme pour Dropbox, on peut même aller plus loin en ajoutant l’application Trello pour Slack. Mais ça, c’est un autre sujet.
— Trello et Evernote
Combinez les notes Evernote et les projets Trello avec le power-up Evernote.
Ainsi vous allez pouvoir
- joindre des notes depuis Evernote sur une carte.
- créer des notes directement depuis votre carte.
- consulter des informations à jour pour toutes les notes Evernote jointes à des cartes
— Une carte dans les cartes
Le power-up Maps est relativement récent (mars 2019) et permet d’ajouter une notion géographique en indiquant des emplacements sur vos cartes. Vous pouvez ensuite afficher les cartes disposant d’un emplacement sur un plan.
Dans le détail, ce Power-up vous permet de :
- ajouter un emplacement à une carte
- voir toutes les cartes disposant d’un emplacement sous forme de plan
- consulter et de modifier vos cartes dans l’affichage Plan
- voir votre emplacement actuel sur la carte
— Trello et Zapier
Doit-on encore présenter Zapier, le “plombier du web” ? Grâce à lui quasiment toutes les applications web peuvent enfin se parler.
Le power-up Zapier n’est pas totalement obligatoire, puisque vous pouvez relier votre compte Trello dans l’interface Zapier. En revanche, avec le power-up, vous pouvez gérer tous vos Zaps en lien avec Trello dans le service d’origine.
— Automatiser avec Butler
Le power-up Butler est, à l’origine, une puissante solution d’automatisation de l’interface Trello. Il a été racheté en décembre 2018 et depuis intégré par Trello. Et au passage, bonne nouvelle, il ne compte pas comme un power-up mais fait partie intégrante de Trello. Vous pouvez donc l’utiliser sans craindre de griller votre seul power-up disponible, si vous êtes sur la version gratuite.
Bien sûr Trello a introduit des différences entre Butler “gratuit” et Butler “payant”. Tous les détails dans cet article.
4 intégrations tierces
Les power-ups intègrent des services tiers dans Trello. Les intégrations que je vous propose dans cet article font l’inverse : créer des cartes à partir des services que vous utilisez, ou bien intégrer les données de vos tableaux dans des rapports plus poussés.
Parfois les deux solutions existent, comme pour Slack ou Dropbox. En effet, la liaison existe à la fois sous forme de power-up et d’application pour Slack et Dropbox..
— Relier Trello et GMail
Il est possible de relier GMail à Trello via les modules complémentaires. Ceux-ci sont disponibles dans la barre latérale de votre GMail.
Une fois installé, ce module vous permet de transformer un email en carte. Vous choisissez le tableau et la liste. Et GMail ajoute automatiquement le sujet de l’email en titre de la carte, et le contenu de l’email en description. Avant de finaliser la création de la carte, vous pouvez même ajouter une date d’échéance. Et voila !
— Les diagrammes de Gantt avec Elegantt
Si vous cherchez une visualisation en forme de diagramme de Gantt, Elegantt est LA solution. En fait, Elegantt est à mi-chemin entre un power-up et une extension. En effet, il vient s’intégrer dans Trello, sous forme d’extension Chrome, plutôt que dans son interface propre. Si je l’ai mis dans cette section, c’est parce que l’inscription se fait à partir de la page Elegantt. Et parce qu’il ne compte pas comme un power-up. Pour les utilisateurs gratuits, vous pouvez donc avoir le power-up calendrier en plus d’Elegantt.
Attention aussi, Elegantt n’est pas totalement gratuit. Il existe bien une version gratuite, mais elle est limitée en fonctionnalités. Si le sujet de la visualisation des projets est important pour vous, vous aurez sans doute intérêt à prendre la version payante ($7 / mois) pour accéder aux milestones, dépendances de tâches, et possibilités d’exports, entre autres.
Fort heureusement, vous pouvez tester toutes les fonctionnalités d’Elegantt gratuitement pendant 14 jours, ce qui laisse le temps de décider.
— Des rapports complets avec Bridge24
Avec Bridge24 vous allez pouvoir extraire les données de Trello et produire toutes sortes de rapports. Bridge24 n’est pas limité à Trello. En effet il peut aussi se connecter à Asana, Basecamp et AceProject.
Contrairement à Elegantt, Bridge24 ne propose pas de version gratuite. Si je l’ai intégré dans cet article, c’est qu’il peut répondre à des besoins avancés de reporting.
Pour plus de détails, je vous renvoie sur la page Bridge24 for Trello qui couvre tous les usages et contient une vidéo détaillant les possibilités de cette intégration.
— Mesurer votre temps avec Toggl
Pour mesurer mon temps, j’utilise Toggl depuis 2014. Plutôt qu’entrer mon temps dans Toggl, je pourrais aussi relier Toggl à Trello et ainsi mesurer le temps passé sur chacune de tâches / cartes en appuyant sur le bouton Toggl présent sur la carte. C’est très simple : une fois le bouton activé, il vous suffit de cliquer dessus pour lancer le chrono Toggl ! Et une autre fois pour l’arrêter.
Grâce à cette intégration, Toggl reprendra le nom de la carte comme nom de tâche, et peut l’ajouter au projet de votre choix. Un vrai gain de temps pour mesurer votre temps.
Sur ce sujet de la mesure du temps, la page d’aide de Trello fournit près d’une vingtaine de solutions pour mesurer ou intégrer les données de temps dans vos tableaux.
5 extensions pour Chrome
Les extensions ne comptent pas dans votre quota de power-ups. Donc, en tant qu’utilisateur de la version gratuite ou de la version Gold, vous allez pouvoir ajouter autant d’extensions que vous le souhaitez. Les deux limites sont le navigateur que vous utilisez, et, ce qui est lié, que ces extensions ne fonctionneront que sur ordinateur. Pas sur smartphone ou tablette.
Sur le blog de Trello vous allez trouver 14 extensions intéressantes. J’ai choisi pour cet article de focaliser sur 5 extensions.
2 extensions pour les chefs de projets agiles
- Scrum for Trello ajoute des points à chacune des cartes, dont le total est ensuite repris en haut de la colonne. L’extension est ancienne (1ère version en 2012) mais est toujours maintenue et reste intéressante
- Agile Scrumboard propose des fonctionnalités similaires et un peu plus : points, temps passé, regroupement par étiquettes, barres de progrès, séparateurs dans les colonnes et tailles différentes suivant le nombre de points.
Des étiquettes encore plus efficaces
Spécifiquement dédié aux étiquettes, Trelabels propose 4 modes d’affichage supplémentaires. On retrouve ainsi un mode “pleine largeur” où chaque étiquette prend toute la largeur de la carte. Et deux modes simplifiés en bouton (stickers) ou ligne (tabs) pour des aides visuelles discrètes.
2 extensions tout-en-un gratuites
Enfin, je vous propose 2 extensions qui apportent un lot d’améliorations à Trello.
À vous de voir quelles fonctionnalités vous sont le plus utiles
Plus for Trello existe depuis 2013 et sa plus récente mise à jour date d’une semaine avant la rédaction de cet article. Il ajoute les éléments suivants : nombre de cartes, burn-downs, timers sur les cartes, scrum, rapports, export de données,…
Cette extension est gratuite, et existe même pour iOS et Android.
Pro for Trello est une autre boite à outils globale qui améliore les cartes (catégories, étiquettes, temps passé, priorités, points, …), les listes (possibilité d’en cacher, barre de progrès, couleur spécifique, …) et les tableaux (fond d’écran spécifique, amélioration de l’affichage).
Des formations en ligne pour aller plus loin
Sur l’Académie OutilsNum, je vous propose un parcours de 4 formations pour vous accompagner dans la mise en route et l’optimisation de votre Trello.
Une formation gratuite ouverte à tous
La formation “Bien démarrer avec Trello” vous accompagne en une heure de la création de votre compte jusqu’au partage en équipe de cartes et tableaux.
Trois formations complémentaires et des accompagnements personnalisés
Les trois formations suivantes sont encore en cours de déploiement. La première est disponible. Les deux autres le seront et sont disponibles au cours de l’année 2020.
- Trello avancé – pour optimiser l’usage, partager les bonnes idées, l’utiliser avec Toggl, Outlook, Teams et GMail. Plus une section complète dédiée aux automatisations Butler et à l’intégration avec Slack et Jira
- Intégrer Trello avec des services tiers – qui détaille les power-ups, intégrations, et extensions Chrome décrits dans cet article… et couvre également les cas d’usage Zapier les plus courants
- 12 cas d’usage – 12 utilisations décortiquées, de la gestion de projet à la recherche d’emploi en passant par les moodboards et la relation client
Et pour des conseils personnalisés, je vous propose également un accompagnement sur site, ou en visio via Skype, Slack, Zoom, Eyeson, …
