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Prendre des notes sur votre ordinateur, tablette ou smartphone, c’est très utile. Vous pouvez les stocker, les retrouver, les partager avec vos collègues.

Vous avez peut-être démarré avec Evernote, ou OneNote.
Mais connaissez-vous toutes les possibilités de votre application de prise de notes ?
D’ailleurs, comment l’avez-vous choisie ?

Ou alors vous avez entendu parler de Notion, ou de Framanote, ou Slite, Nuclino, Coda, et vous ne savez pas lequel choisir !

Bienvenue dans cette checklist des applications de prise de notes. 6 sections qui sont autant d’étapes dans l’utilisation de votre système de prise de note numérique.

Dans cet article nous détaillons les 6 sections et tous les éléments qui les composent. Si vous souhaitez remplir cette checklist, vous pouvez télécharger le PDF en cliquant sur le bouton ci-dessous. C’est direct et gratuit.

Si vous préférez la vidéo à la lecture, j’ai mis en ligne 6 vidéos qui reprennent le contenu de cet article. Avec le lien vous avez aussi accès au PDF, vous pouvez donc remplir la checklist tout en visionnant/écoutant les vidéos d’explication.
Et c’est aussi gratuit !

1- ÉCRIRE

Dans cette première section, nous explorons la fonction première d’une application de prise de notes : prendre des notes.

Positionnement du contenu dans la note

Une application comme OneNote vous permet de placer les blocs de contenu à n’importe quel endroit de la page. Vous pouvez ainsi avoir côte à côte la date de la réunion, une photo, et un compte-rendu.

A l’extrême opposé, Evernote fonctionne en linéaire : les informations viennent se poser les unes après les autres. La seule possibilité pour juxtaposer deux contenus est de créer un tableau avec des bordures invisibles. Entre les deux, une application comme Notion permet de créer des colonnes.

Dans votre checklist, indiquez dans la colonne “Mes besoins” ce qui vous paraît le plus important dans votre capture de notes. Puis notez chaque application en fonction de sa réponse à vos besoins, avec des étoiles, des pouces ou des nombres.

Si, pour vous, la disposition des informations n’est pas critique, les 3 applications de prise de notes citées (OneNote, Evernote et Notion) auront dans ce cas le même niveau.

Présence et utilisation des checkbox

Les notes c’est bien, mais elles sont souvent une première étape vers autre chose. Par exemple, les notes de réunion permettent de lister, les actions à suivre, entre autres choses.

La plupart des applications de prise de notes ont donc intégré la fonctionnalité de la case à cocher, avec plus ou moins de variations et de possibilités de recherches ultérieures (cf. section 4-TROUVER). OneNote propose, par exemple, plusieurs versions de la case à cocher, avec des nombres (1 à 3) ou des pictos + des variations de couleurs possibles.

A l’inverse, Evernote “se contente” d’un format case à cocher standard.

Richesse du format

Passons sur les classiques tailles des caractères, gras, italiques et soulignés – généralement toutes les applications vont le proposer. Sauf Google Keep, qui reste fidèle à son interface très simple, et n’offre qu’un changement de couleur de la note.

Là où les applications vont se différencier, c’est par exemple sur la gestion des titres. Pour structurer votre prise de note numérique, vous pouvez avoir envie d’utiliser des titres de différents niveaux, comme sur votre traitement de texte, ou sur une page html. OneNote, Notion, Slite ou Nuclino proposent deux niveaux de titres clairement identifiés : H1 et H2. Evernote ne les propose pas en standard. Pour cela vous devrez passer par un éditeur externe.

Calculs dans les tableaux

Pour certains, les notes vont contenir un certain nombre de tableaux, par exemple de suivi de tâches, ou de commandes, d’avancement… Et vous pouvez avoir envie d’intégrer les totaux directement dans ces tableaux.

Nous ne sommes plus spécifiquement dans la prise de notes, mais il se trouve que certaines applications, comme Notion ou Coda, traitent les tableaux comme de vraies bases de calcul.

OneNote le fait aussi à sa manière, en intégrant des feuilles Excel dans ses pages. Pour modifier le tableau, il faut double-cliquer et cela lance Excel.

Modèles

Que ce soit pour des notes de réunions, d’entretien, de suivi de projet ou de lancement de produit, nous sommes tous confrontés à un moment à la réutilisation d’un modèle de note.

Deux cas vont se présenter : la réutilisation de vos propres modèles de notes, ou l’utilisation de modèles proposés par l’application et/ou sa communauté. OneNote intègre en natif un certain nombre de modèles, et vous permet d’enregistrer n’importe laquelle de vos notes comme modèle, que vous pouvez ensuite partager. Evernote propose une fonctionnalité similaire depuis fin 2018.

Notion, Coda et Slite sont aussi les champions des modèles à utiliser, avec des propositions très fournies dans les trois applications. La différence se fait encore aujourd’hui sur la langue : la plupart des modèles ne sont disponibles qu’en Anglais.

Utilisation du stylet / notes manuscrites

Si l’ordinateur et le clavier restent un moyen rapide de saisir des notes, les tablettes et leurs stylets fournissent une belle occasion de combiner les bienfaits de l’écriture manuscrite avec la sécurité de la digitalisation.

Et il ne s’agit pas seulement d’écrire sur sa tablette (et dans une note), mais aussi des possibilités de retrouver ce que vous avez écrit, voire de le transformer en texte lisible par tous. L’application française MyScript est ainsi capable de convertir vos notes structurées, et c’est assez bluffant !