Cet article sur l’action de Capturer est le troisième d’une série autour de notre efficacité professionnelle. Dans cette série, nous évoquons :
- Comment déméler l’urgent de l’important, avec l’aide de la matrice Eisenhower
- Ce que sont les demandes de temps. Et quel rôle elles jouent dans notre gestion du temps et de nos engagements
- Comment bien capturer ce que nous avons à faire sans rien perdre ou oublier (l’article que vous lisez)
- Les apports du livre Productivité Parfaite, traités sous forme de carte mentale
Et que ce soit Productivité Parfaite ou Getting Things Done, les méthodes s’accordent sur le point de départ : identifier les tâches que nous avons à faire.
En effet, la Capture de cette information est capitale. À la fois le fait de capturer – et donc de ne pas oublier. Et aussi la qualité de cette capture, pour permettre ensuite de traiter efficacement les tâches identifiées.
Notre mémoire, un piètre assistant pour réaliser nos tâches
Selon les chercheurs, nous pouvons enregistrer environ 7 éléments différents dans notre mémoire à court terme. Et ce, pour un laps de temps court, pouvant aller jusqu’à 30 secondes. Autant dire que ce rapport demandé par Kevin dans le couloir ou au détour d’une conversation Teams a toute les chances de ne pas lui arriver si vous ne notez pas la demande quelque part…
Notre mémoire immédiate est en général peu efficace pour gérer nos tâches. Il va donc falloir trouver des solutions pour nous souvenir de ce que nous avons à faire.
L’effet Zeignarnik, l’ennemi de votre sommeil
Vous est-il arrivé de vous coucher en ayant l’impression d’oublier quelque chose ? Et de vous réveiller en pleine nuit avec justement ce mail auquel vous deviez répondre. Et qui vous était “sorti de la tête” ?
En effet, nous avons cette capacité de conserver en mémoire les tâches qui ne sont pas terminées.
C’est Bluma Zeigarnik qui en a fait l’expérience en observant les garçons de café. Et en admirant leur capacité à se souvenir de toutes les commandes passées… pour les oublier presque instantanément une fois posées sur les bonnes tables.
L’effet Zeigarnik, c’est la capacité à mieux se souvenir des tâches inachevées que de celles qui sont terminées
Cette capacité peut être très positive et utile. Mais dans le cas d’engagement que nous aurions pris et non notés, cela veut dire que ces engagements vont venir nous harceler jusqu’à ce que nous en fassions quelque chose.
Pour limiter l’effet Zeigarnik, vous avez deux possibilités :
- faire la tâche immédiatement
- ou définir un plan d’action
Dans les deux cas, votre cerveau vous remercie, car vous vous occupez de la tâche au lieu de la laisser aux bons soins de votre mémoire. En effet, le simple fait de noter ce qu’on a à faire va libérer le cerveau. Il est rassuré puisqu’il sait que je vais m’occuper de la tâche. C’est quelque part, c’est inscrit.
Nous sommes sur la première étape de la méthode Getting Things Done, ou de Productivité Parfaite : la Capture.
Comment capturer vos tâches ?
Francis Wade, l’auteur de Productivité Parfaite, a conçu ses grilles d’auto-évaluation sur le modèle des arts martiaux. Avec des niveaux liés à des couleurs de ceinture, dont chaque étape est clairement définie.
Capturer est le premier Fondamental sur lequel Francis Wade propose de nous auto-évaluer. Et pour cela, il nous invite à observer quatre comportements.
1. J’emmène un point de capture manuel tout le temps
A quoi ressemble un point de capture manuel ? Tout élément sur lequel vous allez justement capturer les demandes de temps qui peuvent vous arriver dans la journée.
Ce peut être :
- un bloc-note papier
- une app de prise de notes sur votre téléphone
- l’app de dictaphone
- un dictaphone séparé
- votre propre répondeur
Quels sont les cas où vous n’avez pas de point de capture manuel ?
Par exemple, ces conversations de couloir où on vous demande d’envoyer le rapport. Et vous répondez “oui” sur le coup, faisant confiance à votre mémoire pour y penser une fois revenu à votre bureau.
2. J’utilise un point de capture manuel au lieu de la mémoire
Justement, dans un cas comme celui-ci, vous aviez choisi la mémoire comme point de capture. Je vous propose donc de penser à toutes ces situations où vous avez enregistré des demandes de temps. Soit dans votre tête, soit dans un point de capture manuel.
Comment les avez-vous enregistrées ? À quel fréquence avez-vous utilisé votre mémoire, un bloc-note, ou tout autre support de capture manuel ?
3. Je consolide les points de capture automatiques
Qu’est-ce qu’un point de capture automatique ? Un endroit qui reçoit des demandes de temps sans action de votre part.
Citons en vrac :
- les multiples boites mails, pro et perso que vous avez
- les messageries, également pro et perso (Slack, Teams, LinkedIn, Facebook, Whatsapp)
- le réseau interne de l’entreprise
Tous ces systèmes contiennent des demandes de temps potentielles. Et il va falloir vous en occuper.
4. Je maintiens une méthode de sauvegarde flexible
Quelle que soit la méthode de capture que vous utilisez, vous avez toujours un risque de perdre des informations. Que ce soit la mémoire, le papier, votre téléphone ou votre ordinateur. Chacun de ces supports présente des risques. Et cette ligne est là pour vous rappeler de prévoir une méthode de sauvegarde.
Si vous notez vos demandes de temps sur un bloc-notes, ou sur des Post-Its, comment garantissez-vous de ne pas perdre ces papiers ? Ils peuvent aussi se déchirer. Ou être oubliés dans une poche avant la lessive… Certaines personnes prennent des photos des pages importantes. D’autres écrivent deux fois, dans deux endroits différents.
Si vous utilisez une app de prise de notes, est-ce que les données sont synchronisées dans le cloud. Ou sont-elles uniquement disponibles sur votre téléphone ou votre ordinateur ? Et si c’est le cas, quelles sauvegardes avez-vous mises en place ?
La grille “Capturer” remplie, où souhaitez-vous aller ?
Vous l’avez sans doute compris à la lecture des 4 questions de la grille. La première étape est en fait une prise de conscience de mon propre modèle. En deux étapes :
- Comment fais-je, au quotidien, pour capturer toutes les tâches que j’ai à faire ?
- Que me dit le modèle comme possibilités et risques liés à mes choix présents ?
Passée cette prise de conscience, je peux décider où je souhaite allez. Ce que je veux améliorer. Et la force du modèle de Francis Wade, c’est de reconnaître que chaque individu est différent. Nous avons tous notre propre méthode d’organisation, et nos propres besoins.
Une fois la grille remplie, je vais déterminer où je souhaite arriver. Et, dans le cas de Bob ci-dessous, il est possible qu’une amélioration incrémentale soit suffisante. Il n’a pas forcément besoin de viser la ceinture verte sur cette action de Capturer.
Un plan d’amélioration conçu pour durer
La clé dans vos améliorations, c’est de maintenir le plan à un niveau que vous pourrez gérer. C’est une course de fond plutôt qu’un sprint. Un engagement sur le long terme d’améliorer votre système de gestion des demandes de temps.
Nous allons donc reprendre les objectifs identifiés dans la grille précédente, et définir un plan d’action en trois étapes.
Un premier objectif “Capturer” à court terme
Comme le montre l’image en exemple, je me fixe un premier objectif à démarrage immédiat. Il est lié à la grille que j’ai remplie. J’ai identifié que je souhaitais passer de la ceinture blanche à la ceinture jaune, et la grille me donne des éléments de compréhension.
Je reprends donc simplement chaque ligne de ma grille pour identifier les actions que je peux mettre en place. Je ne suis pas obligé de traiter toutes les lignes. Mais je sais que je peux démarrer tout de suite par des améliorations incrémentales.
Un second objectif à moyen terme
Quand j’ai rempli la grille d’auto-évaluation, j’ai identifié des comportements sur lesquels je souhaitais une forte amélioration. Et d’autres pour lesquels je suis quasiment OK. Et c’est bien la force de ce modèle : je conserve toujours la liberté de choisir jusqu’où je veux aller, en fonction de mes besoins actuels.
Donc, pour cet objectif à moyen terme, je continue de travailler sur les éléments où l’amélioration souhaitée est plus importante. Et je progresse étape par étape.
Consolider vos améliorations sur “Capturer” avec un troisième objectif à long terme
Certains changements sont plus complexes, et vont nécessiter plusieurs étapes et plus de temps. De plus, pour consolider mes avancées, il est important que je tienne mes améliorations sur la durée. C’est pour quoi Francis Wade insiste sur la vision à long terme du plan d’amélioration.
Capturer, un Fondamental parmi 7 à analyser et améliorer
La Capture est la première étape dans notre gestion des demandes de temps. Et après avoir capturé les tâches, vous allez les gérer selon ces 6 actions. Tout d’abord vider les points de capture. Puis choisir entre agir maintenant, stocker, planifier, lister, ou jeter. Et pour chacune de ces actions, Francis Wade propose une grille d’auto-évaluation.
Quand on parle de système de gestion de temps, il s’agit bien du système que vous avez mis en place pour gérer vos tâches. Et qui s’étend de la Capture jusqu’aux autres actions.
Les grilles de Productivité Parfaite vous permettent de vous situer sur chacune de ces actions. Et ensuite de définir le plan d’action qui vous convient. Conforme à ce que vous voulez améliorer, en fonction de vos besoins du moment.
On commence quand ?
Dans un premier temps, vous pouvez remplir la grille en ligne et obtenir directement votre score en Capture. C’est juste ici.
