Des résumés de livres sur le site Les Outils Numériques ?
Certes il s’agit bien de livres, papier ou électroniques, et en fait nous continuons le sujet de la gestion du temps, des projets et des tâches, déjà couvert avec l’article sur Todoist en tant que solution de gestion de tâches et projets, et l’article sur les outils de mesure de temps.
Le présent article met en miroir deux livres fondateurs. Ces deux livres sont très différents, jusque dans leur structure, et le résumé qui suit rend compte de ces différences.
Time Power, de Brian Tracy
La “matrice” de la litterature “self-help” ?
Time Power est un livre difficile à résumer en quelques phrases et de manière pratique, tant il regorge de conseils de toutes sortes autour de la gestion du temps et des objectifs. En 12 chapitres très denses, Brian Tracy couvre tous les secteurs où le temps est un facteur, depuis votre organisation personnelle jusqu’aux interactions avec les autres, y compris les réunions ou la délégation de tâches. Un chapitre est même entièrement consacré à l’optimisation du temps des vendeurs.
En parallèle de ces conseils pratiques, l’auteur n’oublie pas d’aborder la psychologie et la philosophie de la gestion du temps, pour livrer au final un ouvrage qui couvre l’usage de notre temps, et nous ouvre la possibilité de nous organiser pour atteindre nos objectifs, professionnels ou personnels.
Ecrit en 2004, Time Power n’est pas le premier livre de gestion du temps. Le célèbre Getting Things Done de David Allen, publié en 2001, est antérieur de 3 ans, et d’ailleurs Brian Tracy en reprend certains concepts. Pourtant il est intéressant de noter que pratiquement toutes les idées actuelles des nombreux articles et livres de productivité professionnelle ou personnelle semblent être contenue dans Time Power.
Un résumé pour action
Oubliant la structure du livre, et afin que le contenu de cet article puisse être transformé en actions concrètes, j’ai fait le choix de partir de la carte mentale des “pépites” de Time Power, que j’avais réalisée en 2014, et publié sur la plateforme Biggerplate. Les voici donc, présentées pour la première fois en français, sous forme textuelle, et assorties de mes commentaires.
9 “pépites” de gestion du temps, issues du livre Time Power
Les 4 étapes pour gérer tous les documents
Ces étapes sont devenues des classiques, et s’appliquent aussi bien pour des courriers que pour des emails.
- jeter
- déléguer à quelqu’un d’autre
- action personnelle
- ranger pour référence.
Comment fixer ses objectifs
- Rêver grand
- Ecrire les objectifs au présent
- Garder les objectifs équilibrés
- Connaître votre but
Comment se fixer des priorités
Les 5 questions à se poser
- Pour-quoi suis-je payé ?
- Quelles sont mes activités les plus rentables ?
- Que puis-je faire, et moi seul, qui amènera une vraie différence ?
- Quel est le meilleur usage de mon temps, maintenant ?
La méthode ABCDE
Les matrices de priorités sont très nombreuses. La plus célèbre étant peut-être la matrice Eisenhower, qui sépare vos tâches en urgent et important. Voici une autre proposition en 5 listes, également intéressante.
- A = à faire absolument (must do)
- B = que je devrais faire (should do)
- C = intéressant (nice)
- D = Déléguer (delegate)
- E = Éliminer (eliminate)
Productivité
- des objectifs clairs par écrit
- un plan détaillé pour atteindre les objectifs, avec les actions
- des priorités claires, hiérarchisées par valeur et importance
- rester concentré sur la chose la plus importante
8 conseils pour mieux gérer les réunions
- se demander si la réunion est nécessaire ?
- écrire un agenda
- commencer et finir à l’heure
- traiter les sujets importants en premier
- résumer chaque conclusion
- assigner des responsabilités précises
- prendre des notes
- distribuer le compte-rendu
- mais aussi déterminer le coût de la réunion
Pour dépasser la procrastination
5 conseils pour démarrer
- créer un plan d’action détaillé
- ranger son espace de travail
- séparer l’urgent de l’important
- commencer par la tâche la plus importante
- pratiquer la procrastination créative
16 techniques à pratiquer
Nous ne listerons pas ici l’ensemble des techniques décrites par Brian Tracy, juste quelques exemples. Nous invitons les lecteurs curieux à se référer à la carte mentale du livre, ou à la source elle-même.
- penser sur papier
- commencer par une petite tâche, pour lancer la machine
- utiliser la technique des “tranches de salami“, pour découper les grosses tâches en petites
- commencer par la tâche qui vous angoisse le plus
6 étapes pour bien déléguer
- relier la personne à la tâche
- s’accorder sur ce qui est à faire
- expliquer comment cela doit être fait
- faire répéter par l’employé ce qu’il vient d’entendre
- fixer une date limite
- gérer par exceptions
à propos du livre
Time Power est paru en 2004, et n’est malheureusement disponible qu’en anglais. Il existe d’autres de livres de Brian Tracy traduits en français et disponibles, sur amazon
Pour les amateurs de mindmaps, j’ai réalisé en 2014 deux cartes mentales sur le livre: une carte complète de 12 pages, résumant chacun des chapitres sous forme pratique, et une version condensée en une page des “pépites” du livre, qui a servi de base à cet article.
Les cartes sont toutes les deux en anglais, cet article est donc le premier résumé en français du livre de Brian Tracy.
Productivité Parfaite, de Francis Wade
Livre plus récent, Productivité Parfaite rassemble, ordonne, et donne du sens aux diverses théories de gestion du temps.
Et surtout, il s’appuie sur une analyse des recherches scientifiques et universitaires sur le sujet, pour au final livrer cette constatation:
La seule méthode de gestion du temps qui fonctionne, c’est celle que nous développons, nous, personnellement !
Il existe cependant des “traits communs”, et tout le travail de l’auteur, c’est d’amener le lecteur à redécouvrir sa propre méthode, développée depuis l’adolescence, et souvent oubliée, et à la perfectionner à l’aide d’auto-évaluations et de conseils sur des points précis.
Le concept fondateur du livre: la demande de temps
L’ensemble du livre s’appuie sur les notions de “demandes de temps” (time demands).
Qu’est-ce qu’une “demande de temps” ?
Une demande de temps est un engagement interne, individuel, de faire un action dans le futur
Pour citer l’auteur, une demande de temps est un objet psychologique que nous créons pour nous aider à atteindre des objectifs, des cibles, et répondre à des intentions critiques. Chaque demande est une petite promesse que nous nous faisons à nous-mêmes.
Le livre décrit ensuite 11 fondamentaux, qui sont autant de piliers dans notre système de gestion du temps et des tâches. La force de la proposition de Mr Wade, est de traiter chacun de ces fondamentaux au niveau où ils sont pour nous – et pour chacun ce niveau est différent – et de nous amener à les améliorer séparément, afin que l’ensemble du système s’améliore au final.
Les 7 Fondamentaux essentiels
1. Capturer
L’action initiale de sauvegarder ou enregistrer un demande de temps potentielle ou réelle dans la mémoire, sur papier, ou sur un format numérique ou analogique.
Cette action passe par des points de capture, manuels (feuille de papier, carnet, Evernote, email à soi-même,…) ou automatiques (courrier, email, messagerie vocale, messages sur les réseaux sociaux, …).
2. Vider
Retirer les demandes de temps des points de capture
Le Vidage permet de mettre les priorités. Partant du constat que les tâches non terminées restent plus longtemps à l’esprit que les tâches terminées, l’objectif est de faire un plan qui permettra de terminer ses tâches. Ce plan doit être sur papier ou un support numérique, pas dans votre tête.
3. Jeter
Supprimer une demande de temps, décider de ne pas la faire.
Certaines tâches ont été créées, mais au final ne requièrent pas ou plus forcément d’action. Cette action consiste à les éliminer, purement et simplement.
4. Agir maintenant
Réaliser la demande de temps au moment du vidage
Pour des tâches de courte durée, il peut être plus efficaces de les faire tout de suite plutôt que de les lister pour plus tard. Bien sûr le risque est de ne jamais sortir de cette phase d’action immédiate. Il convient donc de la traiter avec prudence et méthode.
5. Stocker
Convertir une information en demande de temps pour un usage ultérieur à une date indéterminée
Pour des tâches nécessitant une information complémentaire. Attention ce stockage ne doit pas être fait sur papier, le papier souffrant d’un trop grand nombre de limitations (difficulté à dupliquer et sauvegarder, fragilité, difficulté de recherches, …)
6. Lister
Mettre une demande de temps dans une collection pour action future
Il existe plusieurs modèles de listes: elles peuvent être mentales, une to-do list simple ou des to-do list multiples, ou encore un mix avec des activités planifiées.
7. Planifier
Ajouter une demande de temps sur un calendrier ou un planning
Le livre s’attarde longuement sur les bénéfices des calendriers électroniques, notamment pour la gestion des évènements répétitifs, le partage de calendriers, l’ajout d’informations contextuelles, …
4 fondamentaux avancés
Echanger
Terminer une demande de temps, et choisir d’en commencer une autre
Décider quoi faire à la suite. Ce qui est plus facile à faire quand vous utilisez votre agenda pour gérer les tâches.
Faites une pause après chaque tâche, à la fois pour décider de la prochaine, et pour maintenir un haut niveau de performance.
Interrompre
Être rappelé d’arrêter une demande de temps immédiatement pour en commencer une nouvelle
Dans un mode d’efficacité extrême (le “flow”), on peut perdre la notion du temps. L’interruption est là pour nous ramener ici et maintenant, tout en nous préservant d’une surveillance compulsive de la montre, qui est contre-productive.
Revoir
Vérification proactive de votre système pour identifier les processus cassés et retard de demandes de temps
Vérifier ses habitudes, pratiques et rituels, ainsi que la qualité des demandes de temps que vous enregistrez.
Mettre en garde
Des alertes en avance concernant votre système de gestion de temps
Comme pour tout outil, une révision régulière pour vérifier que les outils sont opérationnels.
2 concepts supplémentaires
Flow
Théorisé par Mihaly Cziksentmihalyi, le “Flow”, parfois appelé “Flux”, est un état de conscience aiguë, dans lequel vous êtes d’un efficacité extrême.
On peut apprendre à maîtriser le Flow, par un certain nombre de techniques décrites dans le livre, et qui passent notamment par une gestion rigoureuse des interruptions, humaines et machines (notifications par exemples), et l’abandon du mythe du multi-tâche.
Habituder
Capacité de changer une habitude profondément enracinée, d’en apprendre une toute nouvelle
Francis Wade introduit ce nouveau concept, la construction consciente et volontaire d’une nouvelle habitude. Il décrit le processus pour arriver à enraciner cette habitude et ainsi continuer à améliorer notre système de gestion des demandes de temps.
La méthode pour une Productivité Parfaite
Après avoir décrit les 11 fondamentaux et les concepts avancés, il convient d’explorer la méthode pour atteindre cette fameuse “productivité parfaite”. La force créatrice du livre de Francis Wade, c’est d’autoriser et encourager des améliorations focalisées, sur chacun des fondamentaux, liées au niveau où vous êtes aujourd’hui. Il ne s’agit pas d’imposer un modèle complet, mais bien d’évaluer votre position sur chacun des éléments, et ensuite de vous laisser construire un plan d’action à la fois spécifique (chacun des fondamentaux) et global (une amélioration générale du système).
Pour chaque compétence, une auto-évaluation
Pour chacun des fondamentaux, l’auteur a développé des grilles d’évaluations uniques permettant de réaliser où vous en êtes, et où vous voulez aller. Le travail s’effectue donc en 4 étapes:
- évaluation de votre niveau actuel via un système de “ceintures”, de blanc à vert
- mise en place d’objectifs réalistes
- définition d’un plan pas à pas
- création d’un environnement pour développer les nouvelles habitudes
Les plans individuels sont ensuite rassemblés en un plan global
- Reprise des 7 plans individuels (liés aux 7 fondamentaux essentiels)
- Une liste globale sur papier, avec tous les changements sur 3 mois, mais sans date précise
- Le tout fusionnés en un plan unique
- La planification se poursuit par incréments de 3 mois
- sans oublier une PAUSE
à propos du livre
Au long de des 400 pages, Productivité Parfaite déroule ses idées renforcées par une recherche scientifique poussée, et 250 références universitaires. C’est un livre complet, fortement axé sur la pratique et la mise en place d’améliorations personnelles. Loin des méthodes classiques qui souvent imposent un point de vue, l’objectif de l’auteur est vraiment d’amener chacun à re-découvrir sa méthode de gestion du temps et des tâches, et à l’améliorer avec ses conseils.
Le livre est disponible en français depuis avril 2018. Et la carte mentale résumant le livre a également été traduite, ce qui permet une première familiarisation avec les idées du livre.
