Vous vous en sortez avec votre to do list ? Avec Fast Company, on explore trois propositions pour des journées plus efficaces et plus tranquilles.
Bienvenue, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous propose des trucs, des astuces, des outils, des méthodes pour être plus efficace justement dans la journée et terminer également plus tranquillement.
Quelles sont ces trois propositions de cet article de Fast Company ?
Première proposition, créer une liste de choses à discuter.
Pourquoi ? Parce qu’on a tous ces chaînes d’emails sont des “poisons pour la productivité”, je cite Cal Newport. Ce qu’il nous propose : plutôt que d’envoyer un mail à chaque fois que vous avez une question à poser à quelqu’un, d’ajouter ce sujet là dans une liste à discuter. Cal Newport a par exemple une liste distincte pour chacune des personnes avec lesquelles il communique régulièrement. Il regarde ensuite la liste à chaque fois qu’il va les rencontrer et résout les problèmes en face à face et nous dit-il ça lui a évité plusieurs dizaines d’e-mails imprévus par semaine en attendant simplement d’arriver aux prochaines réunions.
Cette approche d’après l’article présente deux avantages majeurs.
- elle réduit les emails inutiles en regroupant les communications pour être plus efficace
- elle garantit que vous n’allez pas laisser passer des sujets importants entre les mailles du filet. Vous n’allez pas être distrait que ce soit vous d’ailleurs ou votre interlocuteur.
Deuxième proposition utiliser une liste de choses possibles
Pour les tâches mineures, ce qu’ils appellent en anglais une liste de “might do“, des choses que je pourrais faire. C’est la proposition de John Zeratsky, un ancien cadre de Google. Dans cette liste, vous allez mettre les petites tâches administratives, la planification de rendez-vous, organisation des reçus ou vidage de boîte de réception. Là-dessus, je ne suis pas totalement d’accord, mais on peut en reparler à l’occasion.
L’idée, c’est de recadrer comment vous percevez ces activités : au lieu de les considérer comme des tâches obligatoires qu’on doit faire, on les considère comme des éléments facultatifs que vous pourrez choisir de faire si le temps le permet. D’où ma question sur le vidage de tout à l’heure. On en reparle quand vous le voulez. Et donc l’idée dans cette liste de choses possibles, c’est de les faire si et quand vous avez du temps et de vous consacrer sur les tâches les plus importantes.
Troisième proposition, limitez vos tâches actives à trois à cinq éléments.
Le problème c’est effectivement de pouvoir tenir une liste complète et donc trois à cinq ça va permettre d’être sûr de les faire et vous allez cocher au fur et à mesure où vous avancez.
L’idée de base, une proposition d’Oliver Burkeman, c’est de fixer un plafond très bas au nombre de tâches que vous vous autorisez à être activement dans votre assiette à un moment donné. Dans la mesure où les psychologues ont identifié qu’on ne peut pas se concentrer sur plusieurs choses à la fois ou pas trop, on va éviter de jongler entre toutes les tâches. Pour identifier tout ça, on va prendre les trois à cinq tâches les plus importantes.
Encore une fois les trois propositions pour cet article là et cet épisode d’aujourd’hui :
- avoir une liste de choses à discuter pour échanger avec les personnes en face-à-face ou en visio quand vous allez les voir
- avoir une liste des choses possibles pour les tâches les moins importantes (à vous de définir ce qu’est une tâche la moins importante)
- limiter vos tâches actives à trois à cinq éléments
Pour aller plus loin
Un article sur le sujet : https://www.fastcompany.com/90971899/creating-an-effective-to-do-list
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
