On a coutume de dire qu’il faut 10 minutes pour comprendre et adopter Slack… mais un peu plus pour en maîtriser les richesses.
Issues de notre formation 1slack1jour, voici 3 astuces utilisées au quotidien dans certaines équipes pour améliorer le travail collaboratif : partager une to-do list, comprendre les différences et choisir entre Google Drive et Dropbox, et lancer des sondages rapides directement.
Astuce 1 – Partager une to-do list en mode collaboratif
Cette astuce mobilise pas moins de 4 fonctions dans Slack : la création de mémo, le partage du mémo, l’insertion d’une checklist pour transformer ce mémo en to-do list, et enfin l’épinglage dans la chaîne pour retrouver plus facilement la liste.
1- créer un mémo
Slack intègre un éditeur de texte, plus complet que la simple zone de saisie avec ses codes pour souligner ou mettre en gras.
L’intérêt ? pouvoir travailler sur le même document à plusieurs.
Le contexte ? un agenda partagé pour une réunion ou un call, un compte-rendu de réunion, un élément de réponse à un appel d’offre, un devis, etc…
Attention, contrairement à Google Docs, on ne peut pas éditer ensemble exactement en même temps, mais bien les uns à la suite des autres.
Pour créer ce mémo, cliquez sur le bouton + dans la zone de message et choisissez Nouveau… Mémo
2- partager le mémo
Par défaut les mémos que vous créez sont privés. Cliquez sur le bouton Partager dans la barre de titre. C’est à cet endroit également que vous donnez (ou non) la possibilité de co-éditer le document.
Sur le document chacun peut apporter des modifications et/ou faire des simples commentaires.
3- insérer une checklist dans le mémo
Parmi les éléments de formattage proposés dans les mémos, on trouve la checkbox, avec ses deux états: coché ou pas. On peut donc facilement utiliser un mémo comme checklist, personnelle ou partagée.
Par exemple, une checklist d’intégration des emails pourrait ressembler à ceci dans un mémo Slack :
Ce document peut ensuite être mis à disposition de tous dans un canal donné, épinglé, co-édité, et ainsi on n’oublie rien !
4- épingler le mémo dans une chaîne Slack
Vous pouvez épingler des messages ou des fichiers pour les retrouver plus facilement.
Entre autres intérêts, l’épinglage permet de retrouver facilement un lien, un document, un texte, dans la forêt des échanges Slack. Et les éléments épinglés sont visibles par tous les membres d’une chaîne, contrairement aux éléments favoris avec un étoile.
(Une épingle ou une étoile peuvent aussi être utilisées pour se constituer une liste de tâches, en épinglant/étoilant les sujets “à suivre”, mais ce sera pour un autre article)
Le raccourci vers les éléments épinglés se trouve sous le titre du canal, et indique également le nombre d’éléments épinglés.
Comment fait-on pour épingler ?
Dans le menu … à côté du message, c’est l’option « Epingler à #nomducanal »
L’aide de Slack est très bien faite, et en Français.
Pour aller plus loin sur le mémo vous pouvez consulter : https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/203950418-R%C3%A9diger-un-post. Sur le formatage des mémos : https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/209774578-Formatting-for-posts
Et pour aller plus loin avec les épingles: https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/205239997-%C3%89pingler-un-message-ou-un-fichier
Astuce 2 – La différence fondamentale entre Google Drive et Dropbox
En intégrant Dropbox ou Google Drive dans Slack, tout lien Dropbox ou Google Drive sera reconnu comme un fichier, et non plus comme un simple lien.
Slack ne télécharge pas les fichiers, il garde le lien et reconnaît les fichiers, ce qui permet plusieurs choses:
• avoir le nom du fichier en lecture directe
• pouvoir l’ouvrir à partir de Slack
• pouvoir le retrouver dans la liste des fichiers (le menu en haut à droite dans Slack)
A titre de comparaison, voici deux fichiers en version intégré dans Slack (Google Drive) et non intégré dans Slack (Dropbox).
Si vous pouvez retrouver les deux via la barre de recherche, seul le fichier Google Drive apparaîtra dans la liste des fichiers.
La vraie différence entre les deux intégrations
À ce stade les deux intégrations se ressemblent. La différence vient après : quand vous ouvrez le fichiers !
Les fichiers G Suite (Google Docs, Sheets, Slides, …) sont édités en ligne, le lien posté dans Slack correspond à la fois au fichier et à l’interface d’édition. Donc quand vous cliquez sur ce lien, vous arrivez directement dans l’édition du fichier.
Les fichiers généralement stockés sur Dropbox passent par des applications installées sur votre PC ou Mac. Le clic sur le lien va ouvrir la fenêtre Dropbox, et seulement elle. Il faudra ensuite une autre action pour éditer le document.
Avec l’intégration Google Drive, vous arrivez directement dans l’édition du fichier
1 point pour Google Drive, qui vous fera gagner du temps dans ce contexte.
Pour aller plus loin sur l’intégration Google Drive: https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/205875058-Google-Drive-pour-Slack
sur l’intégration Dropbox: https://get.slack.help/hc/fr-fr/articles/206513177
Astuce 3 – Faire des sondages rapides
Envie d’avoir une réponse rapide et statistique de toute une équipe ? Lancez un sondage.
Plusieurs applications de sondages peuvent être intégrées à Slack. Pour sa simplicité, nous vous proposons ici l’app SimplePoll.
Une fois l’app ajoutée au compte de votre entreprise, un sondage se fait en une ligne:
/poll "Tout le monde à jour dans ses heures ?" "oui" "non"
Ensuite les noms et réponses s’affichent sous les options.
Vous pouvez même changer de choix, et donc mettre à jour si votre réponse varie !
Pour installer SimplePoll, il suffit d’aller sur le site de l’app et de l’ajouter à votre compte Slack: https://simplepoll.rocks/.
Aller plus loin avec Slack – la méthode 1slack1jour
Avec la formation 1slack1jour, nous vous accompagnons vers une prise en main progressive de Slack en équipe. Unique formation multi-formats, 1slack1jour peut avoir lieu dans vos locaux, en équipe, via une formation en ligne, et avec un module exclusif de 30 emails quotidiens. La méthode 1slack1jour permet à toute une équipe de découvrir et mettre en place à son rythme les fonctionnalités de Slack.
Les trois astuces présentées dans cet article constituent les conseils quotidiens n° 23, 25, 10, 16 et 11.
Pour en savoir plus et vous inscrire sur la formation en ligne 1slack1jour, rejoignez l’Académie OutilsNum : https://outilsnum.fr/rejoindre-outilsnum-academie/
