Vous avez 25 tâches à réaliser aujourd’hui. Evidemment, tout est urgent, tout est important. Enfin, c’est ce que vous avez identifié dans un premier temps. Et ce que votre chef / client / contact vous a dit quand il vous a transmis ses requêtes.
Seulement voila, votre journée n’est pas extensible. Et vous n’avez que deux bras et un cerveau.
Alors, comment faire pour gérer toutes ces tâches, mettre des priorités, et retrouver une certaine tranquilité ?
La matrice urgent / important est un bon moyen de structurer ces tâches. A condition, bien sûr, de s’accorder sur les définitions. Ce que nous allons faire dans un premier temps.
Qu’est-ce qui est urgent ? Qu’est-ce qui est important ?
L’urgence, c’est toujours une question de temps
Que ce soit pour hier, la semaine prochaine, ou dans un an, il est toujours question de date et de durée.
Certes, on peut ne pas être d’accord sur le degré d’urgence, et sur l’échelle de temps. Par exemple, dans certains secteurs, l’urgence est à la minute. Et pour d’autre, elle se situe au mois, voire à l’année.
Mais une chose est sûre, l’urgence est toujours liée au temps
L’importance est-elle partagée ?
Comment définir ce qui est important ? Pour l’importance, nous allons trouver plusieurs grilles de lecture.
Citons en vrac :
- l’impact financier, avec toutes ses composantes : Chiffre d’Affaires, marge, risque de perte
- l’impact sur la réputation / e-reputation de la personne, de l’entreprise
- la pression du responsable hiérarchique
- la pression du client
- l’ordre d’arrivée du dossier (le fameux “haut de la pile”)
- l’envie de travailler sur le sujet
- le bénéfice personnel
- …
Ce que nous voyons, c’est que :
mes critères d’importance ne sont pas forcément les mêmes que ceux de mon chef, de mon client, voire de l’entreprise
Et qu’il peut donc y avoir négociation sur les critères d’importance. Car si nous ne sommes pas d’accord sur l’importance, comment nous mettre d’accord sur les actions à suivre ?
Que faire avec toutes mes tâches ? Eisenhower à la rescousse
En effet, cette première étape de définition est certes nécessaire. Mais si nous prenons ce temps en amont, c’est pour ensuite décider quoi faire. Nous avons cette conversation parce que, a priori, la liste de tâches déborde et qu’il faut établir des priorités.
La bonne nouvelle, c’est que cette classification urgent / important permet de définir 4 catégories de tâches. Avec pour chacune d’elle des actions à prendre.
1- Urgent et important : faire immédiatement
Pour cette première catégorie, on va droit au but. J’ai déterminé que la tâche était à la fois urgente et importante. C’est donc ma priorité numéro un. Je la fais tout de suite.
Précisons urgent et important : plus urgent et plus important que les autres tâches de ma liste. Car oui, tout ceci est évidemment relatif.
Vous n’allez mettre dans cette case que les 2-3 tâches que vous êtes en capacité de gérer sur la durée que vous avez déterminée. Oui, c’est un point que nous n’avons pas encore évoqué : vous pouvez faire cette matrice pour une journée, une semaine ou un mois – c’est selon votre échelle de temps.
2- Important et moins urgent : planifier
Si nous restons dans le côté droit de la matrice et descendons dans l’urgence, je trouve des tâches pour lesquelles je ne suis pas encore dans l’urgence. J’ai encore un peu de temps pour les réaliser. Je vais donc pouvoir les planifier.
Attention : la notion de planification est tout sauf passive.
En effet, planifier une tâche, cela veut dire :
- définir la date de réalisation de la tâche
- identifier les étapes permettant d’atteindre cette tâche
- mettre ces étapes dans un calendrier
Car oui, le but, c’est d’éviter que cette tâche ne se retrouve dans le quadrant en haut à droite. En la planifiant, en identifiant les étapes, et en bloquant du temps pour les réaliser, je me donne les moyens de la réaliser.
3- Urgent et moins important : déléguer
Revenons dans le haut de la matrice. Une tâche qui reste urgente, mais avec un degré d’importance moindre. Rappelons qu’en ce qui me concerne, je suis “coincé” à gérer les tâches plus urgentes et plus importantes. Je suis à fond dans le “faire immédiatement”. Et pourtant j’ai identifé des tâches qui sont également urgentes, qui doivent être faites rapidement.
Ne pouvant m’en occuper, je vais déléguer ces tâches. Je vais demander de l’aide pour que ces tâches urgentes soient quand même réalisées.
Corollaire de ce choix, les tâches que je délègue arrivent sans doute dans le quadrant urgent / important de quelqu’un d’autre. Parce que oui, nous avons chacun notre matrice, avec ses critères d’urgence et ses critères d’importance, comme nous l’avons rappelé en introduction.
4- Moins urgent et moins important : jeter
Avons-nous vraiment des tâches qui soient suffisamment peu urgentes, et suffisamment peu importantes ? Des tâches si insignifiantes que nous acceptions de simplement ne pas les faire ? N’est-ce pas un peu violent ? Voire irrespectueux pour les personnes qui attendraient une information de notre part ?
En fait nous sommes toujours dans la notion de priorité. Pour mémoire, la seule raison de passer du temps à positionner des demandes de temps dans cette matrice est que vous ne pourrez pas tout faire.
Vous avez donc besoin de mettre des priorités.
Et dans ces priorités, vous pouvez identifier des requêtes que vous allez choisir, consciemment, d’ignorer.
Parfois (souvent ?) c’est inconscient. Comme, par exemple, cet email auquel vous vous êtes promis de répondre. Sauf que, la date limite est dépassée, et votre réponse n’est plus nécessaire ni pertinente.
Ici, je vous propose de prendre la décision en conscience. Plutôt que de laisser traîner cette demande pas assez urgente et pas assez importante, vous confirmez que vous n’allez pas la traiter.
4bis – Une solution intermédiaire : un jour peut-être
Parce qu’il n’est pas toujours facile de jeter, on trouve parfois une alternative. La catégorie “un jour peut-être” vous permet, en conscience toujours, de ne pas jeter, de ne pas planifier, et de ne pas déléguer.
Imaginez une boite dans laquelle vous mettez vos possibles, que vous ne pouvez pas réaliser pour le moment.
Cette case a un bénéfice fort en cas de gros changements. Par exemple, changement de poste ou d’environnement professionnel. Toutes les tâches qui ont liées à votre fonction actuelle vont disparaître. Et donc vos trois quadrants se vident. Et c’est le moment de ressortir les dossiers. Et de décider, parmi toutes ces tâches non encore réalisées, lesquelles vous pourriez faire, ou planifier.
La matrice Eisenhower, l’outil pour décider et agir
Grâce à ces deux axes urgent / important, nous pouvons classer nos tâches et mettre des priorités :
- urgent et important = faire immédiatement
- moins urgent et important = planifier
- urgent et moins important = déléguer
- moins urgent et moins important = jeter, éventuellement mettre dans la boite “un jour peut-être”
Nous avons vu l’importance de la planification avec ses trois éléments
- définir la date de réalisation
- identifier les étapes
- mettre ces étapes dans le calendrier
Et nous avons vu l’importance de se mettre d’accord sur le critère d’importance. Pour bien identifier ce qui est prioritaire pour vous.
La matrice Eisenhower en vidéo
Extrait de l’atelier “Donnez la priorité à vos priorités”, voici la matrice expliquée en vidéo
Pendant le mois de juin 2022, je vous propose une série d’articles autour de l’efficacité professionnelle. Nous y traitons de priorités avec celui-ci. Nous allons également définir les demandes de temps, et explorer l’action de Capturer ces demandes de temps. Et enfin je vous proposerai un résumé en carte mentale du livre Productivité Parfaite, que j’ai traduit en français.
