Butler, c’est une vraie pépite au sein de Trello. C’est l’outil qui va vous permettre d’automatiser un certain nombre d’actions et donc de transformer votre usage quotidien de Trello pour être beaucoup plus efficace.
Butler est d’autant plus utile si vous travaillez en équipe.
Pourquoi ?
Tout seul, vous allez gagner un peu de temps, mais finalement reproduire des actions que vous connaissez déjà. Ce sont vos règles, c’est vous qui les avez définies.
En équipe, chaque membre va gagner du temps. Et en plus chacun va voir les règles en action. Butler, c’est un moyen de renforcer les règles qui ont été définies en les rendant visibles.
Concrètement, Butler permet d’automatiser Trello sur cinq niveaux différents :
- les règles, qui fonctionnent sous le format “si…alors”
Par exemple, si j’ajoute une date ou une personne à une carte, alors on déplace la carte, ou on envoie une notification, on ajoute une checklist - le bouton sur la carte, qui permet de déclencher manuellement une série d’actions
Par exemple, j’ai terminé une tâche, j’appuie sur le bouton et la carte va s’archiver, ajouter/enlever des informations, cocher des listes, etc… - le bouton sur un tableau qui déclenche des actions, cette fois au niveau du tableau
Par exemple, pour le nettoyer et le préparer en début de mois ou de semaine. - les actions de calendrier, déclenchées à date fixe ou relative
Par exemple, en début de chaque semaine, le premier de chaque mois ou chaque trimestre, pour déplacer ou copier des tâches. - Et enfin, des actions liées aux dates limites
Quand, par exemple, nous sommes deux jours avant l’échéance d’une carte, celle-ci peut remonter en haut de la pile ou passer en rouge.
Et Butler ne se limite pas à des actions dans Trello. En effet, je peux aussi envoyer un email automatique avec un résumé des actions, ou un rappel des cartes à échéances.
Et je peux pousser des notifications vers Slack ou Jira, pour plus d’efficacité.
Les 5 automatismes Butler
Les règles
Les règles de Butler, c’est un peu l’enregistreur de macro. Vous pouvez demander à Butler de reproduire les actions que vous faites régulièrement. Par exemple, quand une tâche est terminée, vous décidez que toutes les checklists doivent être cochées, la date limite cochée également, et le nom enlevé pour éviter de retrouver cette carte dans votre liste de tâche.
Plutôt que de le faire à la main, à chaque fois, vous pouvez créer une règle pour le faire.
Le point commun à toutes les règles, c’est ce qu’on appelle le déclencheur ou trigger, en termes anglais et Butler. C’est à dire que la règle va se déclencher à condition qu’il y ait un évènement spécifique qui génère son déclenchement. Dans l’exemple précédent, le déclencheur peut être l’arrivée de la carte dans la liste “Fait”.
La règle sera donc : “quand la carte est déplacée dans la liste ‘fait’, coche les checklists, coche la date limite, enlève le nom“.
C’est une des règles les plus courantes. On peut aller bien plus loin.
En effet, les règles peuvent géres des actions dans le tableau en cours, et aussi dans d’autres tableaux. Si vous êtes au marketing et que vous déplacez une carte vers la liste “à faire” du service commercial, Butler peut automatiquement copier cette carte dans le tableau de l’équipe commerciale. Et il peut même relier les cartes entre elles pour en assurer le suivi.
Le bouton de carte
Plutôt que de déplacer la carte pour terminer une tâche, vous pourriez aussi presser un bouton. Le “bouton de carte” lance les actions quand il est appuyé. Il vient s’ajouter aux boutons déjà présents sur le côté droit de la carte.
Si l’on reprend la logique des règles, le déclencheur du bouton de carte, c’est d’appuyer dessus. Ensuite, les actions seront similaires à celles trouvées dans les règles.
Le bouton de tableau
Le bouton de tableau, comme son nom l’indique, va permettre de lancer des actions sur l’ensemble du tableau. Plus précisément sur des cartes spécifiques ou sur des listes. Il va être extrêmement utile en suivi, notamment hebdomadaire ou mensuel. Vous allez ainsi vouloir préparer votre tableau, déplacer les contenus.
Un exemple avec un tableau de suivi de réunions hebdomadaires. Avec le bouton, vous allez déplacer les informations de la semaine précédente dans l’archive, et créer une nouvelle liste des tâches à faire de la semaine.
L’action Calendrier
Tous les lundis vous préparez les tâches à faire de la semaine. Tous les mois il y a ces rapports à remplir. Sans oublier la fameuse réunion tous les 2e mardi de chaque mois, qu’il faut préparer.
Avec l’action Calendrier, Butler prépare votre Trello comme vous lui demandez. Il peut créer des cartes ou en déplacer, ajouter des étiquettes, mettre des commentaires. Le tout avec une granularité très fine : jour, jour ouvré, semaine, mois, année et au milieu. Et à chaque fois, vous pouvez déterminer non seulement le jour, mais aussi l’heure.
L’action liée à la date limite
Que se passe-t-il si ma tâche n’est pas faite à la date limite ? Par défaut, la date sur la carte passe en rouge. Et c’est tout.
Avec l’action sur date d’échéance vous pouvez aller plus loin. Envoyer un email de relance, ou une notification. Passer la carte en haut de sa liste. Ajouter une personne, ou mettre une étiquette rouge.
Vous pouvez aussi décider d’archiver les cartes qui sont encore sur le tableau avec une date d’échéance trop ancienne. C’est vous qui décidez !
4 exemples d’usages avec Butler
Nous allons mettre ensemble toutes ces possibilités pour un usage réel. Et pour cela, nous allons partir d’un cas assez classique : un tableau Kanban avec ses 3 colonnes à faire, en cours et fait. Et nous allons voir comment gagner du temps en automatisant certaines actions.
1. Envoyer un rapport avec les tâches de la semaine
Au-delà des mouvements de cartes et de listes, Butler sait aussi générer des rapports. Et les envoyer par email, ou sur Slack ou Jira. Ce qui peut être très pratique pour sonner le rappel quand une carte arrive à échéance. Ou ici, pour garder trace des tâches réalisées dans la semaine.
Pour ce rapport, nous allons donc demander à Butler de lister toutes les tâches qui sont dans la liste “fait”, et les envoyer par email.
Voici les actions:
- tous les vendredi à 18h
- créer un rapport avec les cartes de la liste “fait”
- envoyer un email à tous les membres du tableau avec comme sujet “Liste des tâches réalisées cette semaine” et en objet la liste des tâches
Voila ce que nous allons demander à Butler.
Pour être plus précis, nous allons créer ce rapport dans une variable, que nous allons ensuite appeler dans l’email. Le process est le même si vous préférez une notification Slack ou Jira.
Vous remarquerez que dans l’interface de Butler, ce sont bien deux actions distinctes et modifiables séparément. D’abord la création du rapport. Puis l’envoi par email.
2. archiver les cartes terminées
On peut compléter cet automatisme en demandant à Trello d’archiver automatiquement les cartes terminées. En effet, les tâches sont faites, et j’ai reçu le rapport par email. Pas besoin de les conserver dans le tableau. Je peux donc demander à Trello d’archiver toutes les cartes qui sont dans la liste “fait”.
Et je peux même le faire dans le même déclencheur Butler : il suffit d’ajouter une action.
BONUS : si vous préférez garder une mémoire d’une semaine, vous pouvez ajouter une liste “archive”. Dans ce cas, tous les vendredi vous déplacez les cartes de “fait” vers “archive”, et vous archivez les cartes de la liste “archive”.
Et voila, avec 2 automatisations nous venons de simplifier vos fins de semaine.
3. remonter les cartes anciennes
Comment faire quand la liste commence à être plus longue que l’écran ? Et que des tâches importantes et/ou urgentes se trouvent cachées ?
Demandez à Butler de les remonter. Tout simplement.
Par exemple, nous pouvons dire que toute carte avec une date limite dans les 5 prochains jours doit aller en haut de la liste.
Avec une action calendrier :
- tous les matins
- déplacer chaque carte de la liste “en cours” avec une date limite inférieure à 5 jours en haut de la liste
Notez qu’il faut spécifier la liste. Si vous voulez faire pareil avec la liste “à faire”, il faudra ajouter une séquence à votre action calendrier.
4. vérifier les checklists dans les cartes
On m’a demandé récemment d’ajouter un contrôle dans le déplacement des cartes. Si la carte a une checklist, il faut que toutes les cases soient cochées pour que la carte soit autorisée dans la colonne “fait”. Un bon moyen de vérifier que la personne a bien passé toutes les étapes.
Et si les cases ne sont pas cochées, la carte revient toute seule dans la colonne “en cours”. Redoutable !
Avec Butler, rien de plus facile. Il s’agit d’une règle
- si une carte avec une checklist incomplète est déplacée dans la liste “fait”
- alors déplacer la carte dans la liste “en cours”
Attention, le diable est dans les détails. Cette règle est simple. Mais elle s’inscrit souvent dans un ensemble d’autres règles. Veillez bien à ce qu’il n’y ait pas de conflit entre vos règles.
BONUS : trier par étiquettes, l’action possible uniquement avec Butler
Par défaut, Trello ne propose que 2 options de tri pour les listes : par date de création ou par nom de la carte. Si vous ajoutez des champs personnalisés, vous pouvez aussi trier en utiliser ces champs.
Mais si vous utilisez des étiquettes, l’option n’existe pas.
Et pourtant. Dans certains cas il pourrait être utile de mettre en haut les cartes avec étiquette rouge, puis orange, puis vert, par exemple.
Heureusement Butler peut nous aider. Pour cela, nous allons créer un bouton tableau. Et celui-ci va trier la liste active, ou une liste précise, selon les étiquettes. Nous pouvons même préciser l’ordre des étiquettes que nous souhaitons. Et même faire un double tri, par étiquette, et par date, si vous le souhaitez. C’est la force de Butler. Ajouter des actions qui ne sont pas disponibles ailleurs dans Trello.
Quelques limites de Butler
S’il est très complet, Butler souffre quand même de certaines limitations que je vous propose d’aborder dans cette section.
English only
Alors que toute l’interface de Trello peut être mise en français, Butler ne parle qu’anglais. Dès l’ouverture de Butler, les menus et les conseils sont en anglais. Et les automatismes créés sont dans la même langue.
Donc si vous aviez choisi Trello pour sa capacité à parler la langue de Molière, vous risquez d’être déçu avec Butler. C’est d’autant plus dommage que le français est un des différentiateurs de Trello par rapport à certains concurrents.
Un classement plutôt faible
Quand vous commencez à utiliser Butler, les possibilités sont illimitées. Ainsi que le nombre d’automatismes que vous allez créer. Et pour les retrouver, vous avez une interface assez pauvre. Par défaut, vous voyez tous les automatismes, de tous les tableaux. Ils sont bien classés par type (règles, boutons, calendrier, date limite). Mais pour chaque type, tout est au même niveau.
Butler offre deux possibilités pour y voir plus clair
- un filtre “enabled / disabled” pour voir les automatismes liés au tableau en cours
- des étiquettes pour classer les automatismes
On aimerait pouvoir les trier par ordre alphabétique par exemple, ou utiliser les étiquettes comme des dossiers. Peut-être dans de prochaines évolutions.
Des modifications complexes
Quand un automatisme est créé, il s’affiche en langage naturel (certes anglais) dans l’interface de Butler. Mais pour le modifier, vous retournez dans l’écran de configuration.
Et parfois il faut enlever pour refaire. Par exemple, pour modifier un déclencheur, il faut d’abord supprimer le déclencheur actuel, et définir le nouveau. Pas de panique, les actions sont conservées. Mais la première fois, cette logique a de quoi inquiéter.
Pas de mode enregistrement
Je l’ai dit en introduction, les règles Butler, c’est un peu comme les Macro qu’on enregistre et qu’on fait rejouer ensuite.
Oui mais… sur Trello le mode “enregistrement” n’existe pas. A la place, il vous faut préciser pas à pas les actions que Butler doit faire.
Certes, l’interface est claire, mais cela reste plus complexe qu’un enregistreur de macros.
Présent dès Trello gratuit, mais pas en entier
Butler est disponible sur toutes les versions de Trello. Et c’est une très bonne nouvelle pour découvrir ses possibilités. Mais sur la version gratuite de Trello, Butler est très limité.
Tout d’abord, vous n’avez pas accès aux 5 automatismes. Seulement aux règles et boutons.
Ensuite, le nombre de règles est limité : pas plus de 1 bouton de carte, 1 bouton de tableau et 1 règle. Et pas plus de 50 exécutions de commandes par mois.
Pour aller plus loin avec Butler
Une section entière dans la formation Trello Avancé
La formation Trello Avancé est composée de 5 sections :
- Optimiser votre usage de Trello (cartes, descriptions, étiquettes, couleurs, tri, raccourcis clavier)
- Trello à plusieurs (équipes, modèles de cartes, emails, liens vers cartes et tableaux)
- Partager les bonnes idées (copier cartes, listes et tableaux, modèles de tableaux, tableaux publics)
- Utiliser Trello avec… (Toggl, Teams, GMail, Outlook)
- Automatiser Trello avec Butler (règles, boutons carte et tableau, action calendrier et date limite, rapports, intégration Slack et Jira)
Cette dernière section couvre en images et en détails tous les aspects de Butler. J’ai même ajouté une vidéo de 20 minutes où nous traitons un projet complet.
Une assistance à votre service
Sur le début d’année 2020, j’ai accompagné plusieurs sociétés dans la mise en place de leurs tableaux Trello et de leurs automatisations.
- gestion de tâches multi-tableaux (copie des tâches d’un tableau à l’autre, remontée des progressions des tableaux personnels vers un tableau central)
- contrôle de saisie sur des tâches en cours ou terminées
- rapports automatiques par email
- archivage et préparation d’un mois à l’autre
- automatisation de tâches répétitives
Vous avez besoin d’aide avec vos tableaux Trello ? Pour une heure, une journée, ou un accompagnement au long cours. On programme un appel et nous voyons ensemble comment je peux vous accompagner. Le bouton contact est juste en-dessous.
