Vous avez enregistré toutes les tâches que vous avez à faire sur vos blocs-notes, vos emails, vos systèmes, et maintenant, il va falloir décider quoi faire. C’est l’étape qu’on appelle le vidage et nous allons la regarder ensemble.
Bienvenue, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast qui vous propose en moins de trois minutes de parcourir ensemble des méthodes, des outils, des trucs, astuces pour être mieux organisé, plus efficace et plus tranquille à la fin de la journée. Et je suis Éric Bouchet qui vous propose ce podcast.
Le vidage, qu’est ce que c’est concrètement ? Il va consister à prendre tous les points de capture que vous avez et à identifier une par une toutes les actions que vous avez notées, ce que vous allez en faire. Quand je parle de points de capture, ça peut être aussi bien votre cerveau, car vous avez mis dans la tête des choses à faire, un bloc-notes papier, votre ordinateur, votre téléphone, vos différentes boîtes de réception, tous ces points de capture. Et vous allez regarder ce qu’il est nécessaire de faire ensuite: est-ce qu’il faut agir sur cette action ? Est ce qu’il faut la classer, la planifier, la déléguer, la jeter, etc. ?
Le vidage, comme on s’en doute, est un élément important puisque le risque, j’ai peut-être très bien capturé ce que j’avais à faire. J’ai peut-être du temps devant moi pour agir, mais si je ne sais pas ce que j’ai à faire, je vais pas faire grand-chose. Et donc, il va falloir que je prenne le temps de regarder tout.
Pour bien faire notre vidage, Francis Wade, l’auteur de Productivité Parfaite, nous propose de regarder trois éléments.
Le premier est-ce que mes points de capture, justement, sont vidés de manière régulière ? À quelle fréquence vais-je faire le tour de tous les éléments ? À la fois souvent, mais pas trop. On ne va pas forcément regarder les mails toutes les cinq minutes, c’est contre-productif et ça risque de vous mettre en plus dans un état de stress en réalisant toutes les choses auxquelles vous devrez répondre plus vite. Mais néanmoins, il va falloir regarder quand même votre boîte mail de manière régulière pour répondre à vos engagements. La boîte mail, c’est peut être le plus évident, mais il y a plein d’autres endroits où vous avez capturé des choses auxquels il va falloir penser aussi. Donc, on y va régulièrement.
Deuxième élément qui est complémentaire, les points de capture sont tous vidés en entier périodiquement. Régulièrement, c’était une fois par jour, une fois par semaine, suivant la complexité. Périodiquement, c’est de garantir que tous mes points de capture, y compris les plus reculés, je vais quand même les vérifier. Vous avez peut être un groupe WhatsApp qui est utilisé que pour certaines circonstances, ou un Discord qui est utilisé uniquement avec une association, mais vous allez avoir besoin quand même régulièrement d’aller voir ce qui se passe ici. Donc, on va aussi s’engager à vérifier ces points de capture en entier.
Et le troisième point que Francis Wade nous propose d’observer qui est à l’envers : certains d’entre nous, moi y compris, parfois, on va prendre des crises et se dire « C’est pas possible. J’ai trop de mails aujourd’hui, je vais tout nettoyer ». Ce qu’il appelle les week-ends kamikazes. Levez la main ceux qui n’en n’ont jamais fait. Donc ça va consister à prendre une heure, deux heures, un week end pour nettoyer correctement la boîte mail. Jusqu’à la prochaine fois, bien évidemment. Est ce que ça vous arrive ? Dans quel état ça vous vous met ? Et comment on pourrait faire différemment ?
Voilà le vidage. Les trois minutes sont passées, c’est à vous de jouer.
Pour aller plus loin
Le livre Productivité Parfaite : https://outilsnum.fr/productivite-parfaite
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
