Le zéro inbox, pour beaucoup c’est un voeu pieux et dans un certain nombre de cas c’est pas forcément nécessaire. Pourtant on va voir comment est-ce qu’on peut améliorer le vidage de notre boîte mail.
Bienvenue, vous êtes sur “j’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
On va donc parler à la fois de zéro inbox, cette méthode qui consiste à ne plus rien avoir dans votre boîte de réception et au minimum du vidage qu’on a déjà abordé et qui vient de la méthode Productivité Parfaite, qui est simplement cette étape où vous allez prendre tous les mails que vous avez et décider quoi en faire. Et pour cela, on va s’appuyer sur un commentaire qui a été posté dans le groupe d’échange mené par Mike Vardy, un expert en productivité. Ce groupe s’appelle TimeCrafting Trust. L’un des participants a partagé la méthode qu’il emploie pour gérer les mails qu’il reçoit et savoir ce qu’il en fait. Et donc je vais vous en donner la lecture parce que c’est quelque chose qui est très détaillé et qui peut raisonner ou donner un certain nombre d’idées.
Que nous dit-il ? “Pour chaque email, je parcours la liste suivante. Plusieurs actions peuvent s’appliquer à un même email et donc j’ai des processus papier spécifiques et fonctionnels pour les factures et les commandes en ligne, d’où les impressions obligatoires pour ces tâches critiques qui ne sont pas dans Todoist” puisqu’il utilise Todoist.
Alors quelles sont les différentes actions ?
Newsletter indésirable : se désinscrire,
Facture : imprimer et mettre dans un dossier papier à facture.
Confirmation de commande en ligne :
- si c’est un article de grande valeur avec possibilité de réclamation au titre de la garantie, imprimer et placé dans un dossier papier de garantie,
- si cela comprend une livraison numérique non instantanée ou livraison physique imprimer et mettre dans un dossier papier de livraison qui vérifie une fois par semaine.
Information d’expédition de commande en ligne : archives
Informations de retour ou remboursement de commandes en ligne : ajouter les informations courtes notes manuscrites à l’impression de confirmation de commandes correspondantes dans le dossier papier de remboursement.
Tâche critiques : ajouter à Todoist, et il fait plusieurs choses :
- remplir la priorité p2, niveau 2 de priorité et ça peut se bouger
- attribuer à un projet
- si cela est pertinent pour la semaine, ajoutez une date d’échéance ou l’étiquette focus hebdomadaire
- copier coller le lien email permanent dans la description de la tâche si nécessaire
- si des informations sont nécessaires sur papier pour le traitement, ajouter une étoile à la fin du nom de la tâche
- imprimer l’email et le placer dans le dossier papier du matériel d’assistance de Todoist.
Les tâches du jour : imprimer et mettre dans le dossier papier tâche du jour.
Idée peut-être une tâche, je ne sais pas ce que je ferais, je souhaite conserver les informations au cas où : ajouter du contenu numérique à Evernote si nécessaire puis imprimer mettre dans le dossier papier de la tâche d’idée
Pièce jointe nécessaire à long terme : enregistrées dans le système d’information local,
Email qui contient des informations intéressantes nécessaires à long terme pour référence : ajouter du contenu à Evernote si nécessaire, imprimer et placé dans un classeur dossier papier à référence
a besoin d’être vu par mon mari, mon épouse : transmettre à son adresse email perso ou pro
a besoin d’être vu par les enfants : imprimer et mettre sur le tableau familial et ajouter un rappel sur la liste de l’enfant sur ma feuille de panier quotidien avec l’étiquette nom de l’enfant à l’e-mail
Si c’est encore dans la boîte de réception à ce stade : on archive.
Donc vous voyez, il y a pas mal de possibilités. À titre personnel je reste surpris par le nombre de choses qui vont quand même sur du papier, c’est intéressant. On voit aussi la combinaison des outils puisqu’on parle d’email, on parle de d’outils de gestion de tâches qui est Todoist, on parle d’outils de notes qui est Evernote, on parle du stockage des fichiers donc c’est dans votre Dropbox, OneDrive, Google Drive, SharePoint, ce que vous voulez et donc on a vraiment cette combinaison.
Je vous invite à réécouter l’épisode sur le vidage puisqu’on est vraiment dans cette logique-là : quelles actions je vais prendre par rapport à tout ce que je reçois et à quel endroit je vais décider de mettre les choses. N’hésitez pas à lire la version écrite de ce podcast qu’il y a tout un certain d’informations structurées qui pouvaient être plus intéressantes à reprendre.
Pour aller plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
