Le meilleur outil, c’est celui qu’on a sous la main. Et si vous êtes déjà dans l’écosystème Windows pour vos listes de tâches, c’est peut-être To Do qui va faire l’affaire.
Bienvenue vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous présente des trucs, des astuces, des outils, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Microsoft To Do, c’est son nom, c’est cette application qui va vous permettre de gérer des tâches, seul, en équipe, et dans les différents outils Microsoft que vous avez avec vous déjà. L’outil n’est pas tout neuf. En fait il vient de l’acquisition par Microsoft de la solution Wunderlist, qui était un outil bien connu et bien apprécié par ceux qui voulaient gérer justement des listes de tâches simples. Quand on dit liste de tâches, c’est tout ce qui peut être liste. Ça commence même par des listes de courses avec l’avantage qu’avait Wunderlist, et que Todo a conservé, de pouvoir les partager entre vous, entre différentes personnes, soit de la maison quand on était sur liste de courses, soit avec les collègues quand il s’agit de liste de tâches à faire.
Comment ça se présente ? De la manière la plus simple possible. Ce sont vraiment des listes.
Il y a un écran d’accueil qui s’appelle “Ma journée” dans lequel je vais pouvoir mettre justement ce que je vais faire aujourd’hui, et puis vous allez pouvoir gérer différents types de listes partout avec vous, parce que vous allez pouvoir l’installer effectivement sur ordinateur, tablette, téléphone quels que soit les appareils que vous utilisez.
Bien évidemment, vous allez pouvoir avoir plusieurs listes, les mettre dans différents groupes, et suivre tous les éléments comme tout solution de gestion de tâches qui se respecte. Vous allez pouvoir mettre des dates limites, des catégories, assigner des tâches à des personnes et même créer des espèces de sous-tâches qui ont moins de granularité que ce que je viens de décrire, mais qui vous permettent quand même de définir une check-list à l’intérieur d’une tâche.
Tout ceci à l’intérieur de listes, qui, comme je le disais sont partageables, et donc vous allez pouvoir mettre cette liste à disposition de vos collègues pour travailler sur les sujets ensemble.
Écosystème Microsoft oblige, la force de To Do, ça va être son intégration avec le reste et notamment avec Outlook, puisque l’un des bénéfices ça va être d’identifier de manière immédiate les messages, les emails que vous avez flagués, sur lesquels vous avez mis le drapeau, et qui vont apparaître dans vos listes To Do comme les courriers avec indicateur. Donc ça, c’est l’un des éléments personnellement que j’aime beaucoup. Si vous me suivez, et que vous avez entendu parler d’Organisé pour Réussir ou de Productivité Parfaite, vous aurez entendu parler de la Capture et de ses multiples points de capture qu’on a. Eh bien ça permet de limiter les points de capture puisque vos emails identifiés arrivent dans To Do, qui devient votre point d’entrée unique.
Autre intérêt lié à l’écosystème Microsoft, vous allez pouvoir intégrer également les tâches de To Do dans Teams, et pareil combiner vos tâches personnelles avec les tâches d’équipe et donc avoir sur chaque équipe, chaque projet Teams, votre liste de tâches qui est assignée. Donc on a quand même pas mal de bénéfices, à partir du moment où vous êtes dans l’écosystème.
C’est souvent là-dessus que ça va se jouer, donc, de pouvoir combiner des listes de tâches relativement simples partageable avec un suivi de vos emails identifiés et de pouvoir intégrer tout ça dans un Teams si vous en avez besoin.
Pour aller plus loin
Pour accéder à ToDo : https://to-do.office.com/tasks/
L’intégration dans Teams : https://learn.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/manage-tasks-app
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
