Est-ce que vous protégez votre temps ? C’est Carl Pullein, un spécialiste en efficacité qui nous pose cette question et nous amène des éléments de réponse.
Bienvenue, vous êtes sur “j’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Carl Pullein, je l’ai connu comme expert Evernote, ça remonte, et il se pose aussi la question de l’organisation bien évidemment et d’efficacité. Et donc dans un article qu’il a publié qui s’appelle “Protégez-vous votre temps ?”, il nous explique cette approche relative de notre temps disponible. À commencer par la phrase bien classique : “je suis trop occupé, j’ai pas le temps”. En vrai, ce qu’il nous explique, c’est que, on le sait bien, cette phrase n’est pas forcément vraie. L’exemple qu’il nous donne c’est que s’il y a un accident grave qui touchait un proche, vous trouveriez le temps d’aller à l’hôpital. Ce qui veut dire que le temps est une constante : on a tous 24 heures et on choisit comment l’utiliser.
En vrai, quand je dis “je n’ai pas le temps”, ce que je signifie c’est “ceci n’est pas une priorité pour moi”.
Quelques exemples qu’il nous donne : les personnes qui se lèvent à cinq heures du matin pour aller courir. Pour beaucoup c’est impensable nous dit-il mais pour eux c’est une habitude qui est non négociable. Et de même, Mr Pullein nous dit qu’il a une heure réservée chaque jour à ses communications et une autre à ses tâches administratives, ce qui lui permet de ne pas accumuler les emails ou les tâches simples mais importantes comme remplir un rapport de dépenses ou envoyer un formulaire.
Il nous propose d’examiner nos tâches et en fait ce qu’il nous dit c’est qu’à peu près 40% sont liées aux communications : appeler, suivre un dossier et 40% à de l’administratif : réserver, soumettre des rapports etc. Il nous dit il y a 80% de notre charge quotidienne qui est dans ces deux actions. Sans temps dédié, elles vont s’accumuler et même un gestionnaire de tâches mal utilisées va devenir votre ennemi. Si les tâches n’ont pas été associées à des plages horaires précises, elles risquent de s’entasser. On est en plein dans les concepts de timeboxing, time blocking et tout ça. Il nous propose par exemple ce qu’il fait lui : réserver deux heures par jour à ces tâches de communication et d’administration pour pouvoir tout gérer. Lié à cela, d’autres concepts qu’on a déjà évoqués dans le passé : un “non” poli qui va vous permettre de protéger ce temps, c’est le sujet de cet épisode, “protégez-vous votre temps”, on est en plein là dedans.
Protéger, c’est savoir le temps dont vous avez besoin et l’avoir positionné pour être sûr de vous le rendre visible.
Il nous propose de configurer un modèle dans votre agenda où vous allez identifier les plages de temps où vous allez vous occuper de vos communications et l’autre vous allez vous occuper de l’administratif, prévoir du temps pour le travail en profondeur. De son côté, il protège trois heures et demie par jour et il lui reste 6 heures pour les autres tâches. Faites le compte ça fait neuf heures et demie par jour, on n’en est pas tous là, mais bon c’est sa vie et c’est son organisation.
Dans tous les cas ce qui est intéressant dans cette approche, c’est un peu l’inverse de ce qu’on fait d’habitude en time blocking : ce n’est pas de remplir la journée avec des plages de temps, mais c’est d’identifier les plages de temps non négociables et ça c’est intéressant.
Donc combien d’heures voulez-vous protéger dans votre journée, ce qui rend le reste disponible pour les autres interactions et les imprévus. À votre tour de jouer, quelle plage de temps voulez-vous protéger dans votre semaine à venir
Pour aller plus loin
L’article d’origine de Carl Pullein : https://www.carlpullein.com/blog/are-you-protecting-your-time/24/1/2024
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
