[MISE À JOUR MAI 2020 : Wunderlist est parti mais To Do l’a remplacé, et Pleexy s’est adapté. Le prix a aussi évolué, puisqu’une version payante est maintenant disponible]
On ne présente plus Zapier, le plombier du Web qui sait relier plus de 1000 services en ligne les uns avec les autres. Pleexy (https://www.pleexy.com/) se positionne sur un créneau plus spécifique, celui des listes de tâches. Et même très réduit. Puisque dans sa version actuelle il ne “parle” qu’avec Todoist ou Microsoft To Do (le remplaçant officiel de Wunderlist).
Si vous utilisez Todoist ou Microsoft To Do, Pleexy peut vous rendre des grands services.
Concrètement, Pleexy se propose de synchroniser vos tâches avec près d’une dizaine d’autres services.
Et dans ce domaine, Pleexy présente 3 avantages par rapport à Zapier : le prix, la synchronisation, et la précision dans la création des tâches.
Parlons prix : Pleexy a une version gratuite
A l’origine, Pleexy était totalement gratuit. Puis la solution est sortie de beta, et l’équipe a opté pour un modèle “Freemium”. Cela veut dire qu’ils conserve une version gratuite, avec limitations, et une version payante.
Comme pour Zapier, la différence entre les deux offres se fait sur le nombre d’intégrations possibles. Et la vitesse des synchronisations.
Notez qu’avec deux connections dans la version gratuite, vous pouvez déjà relier GMail et Evernote à Todoist sans rien payer.
Les tâches sont synchronisées, pas juste copiées
Avec Zapier, vous définissez un mouvement : de GMail vers Todoist, ou de Todoist vers GMail. Si je voulais avoir une synchronisation complète de mes tâches, avec Zapier, il faudrait donc créer 2 zaps. Un dans chaque sens.
Avec Pleexy, la liaison entre les deux services est bidirectionnelle par défaut. Et vous définissez les conditions de la synchronisation.
Des choix très précis au niveau de la création de tâches
L’équipe a vraiment mis de l’intelligence dans les “connecteurs”. Ainsi les connecteurs Evernote et OneNote reflètent chacun les spécificités des ces applications dans leur gestion des tâches.
Le connecteur OneNote permet de choisir le type d’indicateur à synchroniser, parmi les 7 indicateurs standards qui contiennent des cases à cocher (à faire, discuter avec un personne, priorité 1, 2, etc…). Et il peut regrouper les tâches ToDoist avec autant de sous-tâches que de lignes.
De son côté, le connecteur Evernote permet de sélectionner les cases à cocher en spécifiant étiquettes et bloc-notes. Et pour aller plus loin, vous pouvez même utiliser la syntaxe de recherches avancées spécifique à Evernote. Comme avec OneNote, pour la création des notes dans Todoist, au niveau du projet vous pouvez dupliquer la structure des carnets de notes. Et au niveau des tâches créer des sous-tâches pour chacune des lignes avec une case à cocher.
Même logique enfin avec le connecteur Trello, qui propose de créer des sous-tâches Todoist à partir des checklists contenues dans les cartes Trello.
3 exemples de synchronisation Todoist avec Pleexy
Passons aux choses concrètes. Dans cette deuxième partie d’article, je vais vous montrer trois synchronisations rendues possibles par Pleexy.
Synchroniser Todoist avec GMail pour gérer les emails importants
Dans mon organisation actuelle, je mets une étoile sur les emails que je souhaite suivre dans Todoist. Avant de découvrir Pleexy, j’avais défini un Zap (avec Zapier donc) pour faire cette tâche. Pour chaque email dans la boite de réception avec une étoile, le zap crée une nouvelle tâche avec le titre de l’email, et le corps de l’email en commentaire.
J’ai reproduit cette automatisation avec Pleexy. Avec bonheur et encore plus de facilité. En effet, il suffit de relier les comptes, de donner à Pleexy les conditions dans GMail et le format d’arrivée dans Todoist.
Et le tour est joué !
Si je le souhaite, je peux modifier certains paramètres.
En entrée, modifier l’endroit où chercher les emails (par défaut la boite de réception) et leur ancienneté (par défaut 45 jours). Et en sortie, sélectionner un Projet Todoist pour recevoir les tâches. Par défaut c’est la boite de réception Todoist.
Point intéressant : c’est Pleexy qui m’a fait (re)découvrir cette fonctionnalité de Todoist. En effet jusqu’à présent je créais les tâches directement dans leur projets respectifs.
Grâce à Pleexy je découvre et je valide que la boite de réception Todoist peut avoir son utilité.
Transformer les checklists Trello en listes de tâches
Beaucoup utilisent Trello pour gérer les deux niveaux : projet et tâches. Pleexy va permettre à ceux qui le souhaitent d’intégrer la partie “tâches” dans un gestionnaire plus spécifique.
Ce qui est intéressant dans une logique collaborative, c’est que vous pouvez continuer avec le tableau Trello au niveau de l’équipe. Et gérer vos tâches différemment si vous le souhaitez.
La copie d’écran ci-dessous est longue, mais intéressante. Vous pouvez cliquer dessus pour la voir en entier. Observons les particularités de l’intégration Pleexy et Trello
- le choix des tableaux et listes – notez que le choix peut être multiple, dans le cas présent 2 tableaux sont sélectionnés (OutilsNum et EB)
- le choix des personnes auxquelles sont assignées les cartes – si vous utilisez cette fonctionnalité Trello, elle peut servir de filtre pour Pleexy
- le lien entre tableau Trello et projet Todoist pour la création des tâches (en option)
- les synchronisations possibles des étiquettes et des dates
- la possibilité dans la synchronisation de déplacer les cartes marquées comme terminées
- l’intégration des checklists Trello en tant que sous-tâches Todoist
On le voit, la synchronisation Trello est vraiment très complète. Elle pourra séduire ceux qui utilisent Trello en équipe et Todoist en individuel. Avec Pleexy ils peuvent combiner les deux sans perdre de temps ni d’information !
Synchroniser les tâches Evernote
On peut débattre de l’utilisation d’Evernote dans un contexte de gestion de tâches. À mon sens, les rappels et la présence de cases à cocher ne transforment pas Evernote en concurrent de Todoist. Et justement, afin de continuer à utiliser chacun des outils pour ce qu’ils ont de meilleur, vous pouvez stocker dans Evernote les informations de suivi que vous retrouverez à portée de clic dans Todoist.
Dans cette logique, Pleexy peut synchroniser des notes spécifiques, à la fois au niveau des carnets et des étiquettes. Et il se base sur les cases à cocher d’Evernote. Et comme indiqué en introduction, vous pouvez spécifier étiquettes et carnets spécifiques, voire utiliser les recherches avancées Evernote pour plus de précision.
On peut donc imaginer comme workflow la prise de notes de réunion, où les actions sont identifiées par une case à cocher. Ainsi, la note est identifiée par Pleexy, et les actions deviennent des tâches. Le projet Todoist peut même correspondre au carnet de note Evernote, si vous le souhaitez. Et si une note contient plusieurs actions, elles sont bien évidemment regroupées comme autant de sous-tâches dans Todoist.
Les autres synchronisations possibles
Cet article ne s’arrête que sur 3 synchronisations. D’autres sont déjà disponibles et parleront à certains de mes lecteurs : Asana, Basecamp, Jira, Outlook, Zendesk.
Sont également annoncées dans un futur proche les intégrations de Bitbucket, Confluence, Github, Mindmeister, et même Salesforce.
Et l’équipe m’a même confirmé que sa roadmap était régulièrement revue en fonction des demandes des utilisateurs. Ainsi la solution de gestion de projets Monday a été ajoutée récemment, la demande était trop forte !
Pour aller plus loin – Pleexy, ToDoist et OneNote
Sur le point spécifique de OneNote, je vous propose cet article très complet et didactique du site onenote.pro. Albin Labelle revient en détails sur la synchronisation entre OneNote et Todoist. Et aussi sur les limitations actuelles de cette synchronisation. Car il y en a.
Du côté des Outils Numériques, je vous propose cette vidéo extraite de la formation OneNote actuellement en ligne.
Et vous, quelle(s) intégration(s) allez-vous mettre en place ?
Comment gérez-vous vos tâches ? Si vous utilisez ToDoist ou Microsoft To Do, allez-vous relier votre gestionnaire de tâches à un des services couverts par Pleexy ? Les commentaires sont ouverts.
Cet article a 2 commentaires
Bel article, qui montre à quel point Pleexy est puissant, et versatile, tout en étant super simple à paramétrer.
Merci également pour le renvoi vers mon article, dédié à l’interface OneNote-Pleexy-Todoist !
Merci Albin.
Oui, une belle richesse pour cet outil qui peut encore évoluer. Par exemple j’ai réalisé que je ne pouvais pas mettre de date par défaut dans la synchro GMail->Todoist.