J’ai découvert les 5S pour la première fois quand j’avais ma boulangerie et on va voir que cela peut nous servir aussi dans le contexte de notre organisation personnelle.
Bienvenue, vous êtes sûr “j’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Qu’est-ce que c’est que cette méthode 5S ? C’est une méthode qui vient du Japon et des usines japonaises et qui permet d’optimiser l’organisation. Je vous ferai grâce de la lecture des 5 mots en japonais qui commencent tous par s. Les Anglais ont cette chance que cela a été traduit par 5 mots anglais aussi qui commencent par un S : Sort pour trier, Set in order (ils ont un peu triché) pour ranger, Shine pour nettoyer, Standardise pour standardiser et Sustain pour maintenir. Parfois on en trouve aussi un sixième S qui est Safety, sécurité en bon français dans un contexte industriel.
Et on va voir aujourd’hui comment on peut utiliser cette méthode 5S dans la logique de notre productivité.
L’intérêt de cette méthode, c’est de donner un cadre pour organiser et nettoyer notre espace de manière à réduire les gaspillages et améliorer la productivité.
Plutôt que de considérer ce qu’on va faire en séquence, on va les voir comme un cycle continue. Une fois que la cinquième étape est terminée, on recommence à la première. On y va donc dans l’ordre.
1. Trier (Sort)
Éliminez tout ce qui n’est pas nécessaire dans l’espace de travail. Si un objet ne vous sert pas régulièrement, vous allez le ranger ailleurs. Mettez dans des tiroirs, des boîtes, des organiseurs sous le bureau pour stocker les objets superflus. Privilégiez des contenus opaques pour ne pas être distrait par leur contenu et profiter de cette étape pour jeter les objets inutilisables et les déchets. L’objectif est de libérer l’espace de travail, mais aussi de réduire les distractions et de diminuer le temps passé à chercher ce dont vous avez besoin.
Si vous écoutez ce podcast dans l’ordre, l’épisode juste avant, on parlait justement de la weekly review, la première étape c’est de nettoyer.
2. Ranger (Set in order)
Une fois que l’espace est débarrassé du superflu on va organiser ce qui reste de manière efficace. Dans la phase de tri vous avez peut-être simplement stocké les objets non essentiels dans des bacs. Maintenant vous allez structurer ces rangements, attribuer des catégories aux bacs de rangement, fournitures de bureau, documents de référence, outils spécifiques à votre travail, placer les objets les plus fréquents à portée de main et ce moins souvent requis dans des espaces plus éloignés. Utilisez des étiquettes pour maximiser l’efficacité.
L’objectif est ici de rendre votre travail plus fluide en facilitant l’accès aux objets indispensables et en réduisant le temps perdu à chercher vos outils.
3. Nettoyer (Shine)
Une fois l’organisation optimisée, on va nettoyer, c’est-à-dire assainir votre espace en le débarrassant de la poussière, des miettes et des autres saletés. Un passage de lingettes désinfectantes, un coup de balai peut suffire, mais il ne faut pas le négliger.
Ce nettoyage ne concerne pas seulement l’hygiène, c’est pour rendre votre espace plus agréable et propice à la productivité. Un environnement propre va favoriser un meilleur bien-être et une meilleure concentration.
4. Standardiser (Standardise)
Cette étape est un peu différente on va essayer de mettre en place un processus durable pour maintenir l’ordre et la propreté. Si on refait l’analogie avec Organisé pour Réussir on est sur la partie Revoir et Alerter : comment je maintiens mon système. Donc là comment je vais intégrer les 5S dans notre ma routine quotidienne en prévoyant régulièrement du temps pour l’entretien du bureau. Ça veut dire potentiellement le mettre dans votre Weekly Review ou dans votre liste de tâches.
Prévoyez du temps dans l’emploi du temps au moins une fois par semaine pour réaliser un entretien en profondeur. Comme pour organiser pour réussir et le fondamental revoir, si vous constatez que les objets s’accumulent ou le processus ne fonctionne pas bien il va falloir ajuster.
5. Maintenir (Sustain)
Comment faire en sorte que le système soit maintenu et respecté sur le long terme. Engagez-vous à suivre les règles que vous avez mises en place lors des étapes de standardisation, plus vous appliquerez régulièrement ces principes, plus deviendront une habitude naturelle, qu’on devient une discipline.
On reprend nos 5 étapes :
- trier : éliminer le superflu et limiter les distractions
- ranger : structurer son espace pour faciliter l’accès aux outils nécessaires
- nettoyer : assurer un environnement propre et plaisant
- standardiser : créer une routine de maintien de cet ordre-là
- maintenir : vous engager à suivre et améliorer le système au fil du temps.
Pour aller plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
