Il n’y a pas de planning qui corresponde à tout le monde. Tout dépend du type d’activité que vous avez.
Bienvenue, vous êtes sur le podcast « J’ai pas le temps pour ça » présenté par Eric Bouchet, où l’on partage des trucs, des astuces, des outils, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Sur cette histoire de planning et de calendrier, c’est Trello qui nous propose notamment de différencier entre l’organisation d’un « faiseur », « maker » en bon anglais, ou d’un « manager » et de voir justement la différence de nos journées va avoir un impact sur ce que vous pouvez planifier et là où vous allez être le plus efficace.
Cette distinction, le « faiseur » ou le « créateur », on va le dire comme ça, où vous devez construire des choses, les trois éléments que Trello identifie, c’est le temps du « faiseur », du « créateur », est compris de “périodes longues de temps ininterrompues“.
Tout est important.
- du temps long, au minimum une demi-heure.
- ininterrompu, si vous suivez ce podcast, si vous avez des questions, si vous me connaissez, Pomodoro, c’est l’un de mes amis, on est en plein là-dedans
- des périodes, donc ça va être plus long, ça peut être potentiellement étalé sur plusieurs journées, mais on va en avoir besoin.
Donc des périodes longues, ininterrompues de travail.
Pour cela, qu’est-ce que ça veut dire en termes de conseils pour gérer l’agenda d’un créateur ? Il va falloir d’abord prioriser des tâches, donc identifier ce qui va être le plus important à faire, confirmer les dates limites, vu qu’on va être sur des périodes longues, il va y avoir un certain nombre d’étapes avant d’arriver à la date limite. Inclure, c’est assez intéressant quand on regarde les lois du temps, inclure un peu de rab, du “buffer time”, donc un peu de temps en plus et prévoir des pauses régulières. Pareil, on revient un peu sur la méthode Pomodoro, mais ça en fait partie. Ensuite, quoi d’autre ? Potentiellement regrouper ensemble les réunions ou le type de réunion, que ce soit des individuelles ou des réunions de groupe, pour justement différencier des temps ininterrompus, seul, et des temps en interaction. Et ce qui est lié à travailler le time-blocking et time-boxing, donc d’avoir des plages de temps qui vont bien, couper les notifications et vous créer une routine. Ça, c’est le planning pour un créateur, concepteur, maker.
Pour le manager, ce que Trello dit et vous me direz si ça correspond pour vous : le temps du manager est constitué de réunions. Préparer les réunions, planifier les réunions, replanifier les réunions, aller dans des réunions, débriefer après les réunions. Je cite, c’est dans l’article.
Donc effectivement, en termes d’organisation, ça veut dire qu’il va falloir trouver la bonne cadence pour toutes ces réunions, communiquer vos disponibilités à l’équipe, être conscient des disponibilités du reste de l’équipe et également intégrer vos obligations, votre calendrier personnel. Gérer des réunions qui vont vous permettre, au final, de gérer vos deux rôles. Identifier dans quel rôle vous êtes dans la journée, communiquer votre planning pour la journée dans ce contexte-là et ne pas avoir peur de refuser certaines réunions. Voilà la distinction.
Au quotidien, on peut jouer les deux rôles. Recommandation de Trello : être conscient de quel rôle vous avez et quel besoin ça définit pour ensuite communiquer et planifier correctement.
Pour aller plus loin
L’article sur le blog Trello : https://blog.trello.com/maker-vs-manager-productivity
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
