Il n’y a que quatre choses que l’on peut faire avec n’importe quel morceau de papier. C’est en tout cas la position de Brian Tracy dans son livre Time Power que nous allons développer aujourd’hui.
Bonjour, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet où l’on revoit des méthodes, des trucs, des astuces pour vous organiser mieux.
Aujourd’hui, comment gérer le papier ? Oui, dans une époque où on est plutôt sans papier, c’est assez intéressant de revenir là-dessus. Et pour autant, vous verrez que ça marche très bien. Le livre Time Power a été écrit en 2004 par Brian Tracy, mais ce qu’il propose reste totalement d’actualité et vous verrez que ça s’applique aussi totalement à ce qui peut être électronique.
Il nous dit donc, Monsieur Tracy, qu’il y a quatre façons possibles juste de gérer n’importe quel morceau de papier que l’on reçoit.
La première, c’est ma préférée, on le jette. Dans beaucoup de choses que l’on reçoit et c’est vrai que c’est valable également pour des emails. On en a juste pas forcément besoin ni l’utiliser. Donc ça va être important de réfléchir à cette possibilité de simplement jeter ce que j’ai reçu. Je n’en ferai rien, je le mets directement à la poubelle. Une des questions qu’il propose pour décider ça, c’est très Marie Kondo : “si j’ai encore besoin de cette information, est ce que je peux l’avoir à d’autres endroits ?” Parce que je suis absolument obligé de garder cet élément là ? Première possibilité, je jette.
Deuxième, ce morceau de papier, cette tâche, je la délègue à quelqu’un d’autre. Avec l’élément intéressant aussi, comme souvent quand on parle de délégation, ce n’est pas juste « Je refile la patate chaude », mais ça peut être aussi un moyen pour la personne d’avancer et de développer de nouvelles compétences. Est ce qu’il y a quelqu’un d’autre qui pourrait le faire ? Quelqu’un d’autre qui pourrait aussi le faire mieux que moi.
Troisième possibilité, vous vous en doutez, je vais le faire moi-même. Oui, ça fait partie évidemment des possibilités. Ça peut être les plus nombreuses, mais pas forcément. J’ai mon répertoire, j’ai mon panier dans lequel c’est marqué « Pour actions » et là, je vais avancer.
Et la dernière possibilité avec mon morceau de papier, simplement l’enregistrer pour référence. C’est exactement la même chose dans la méthode GTD où on a aussi une référence qui va ou des archives qui vont jouer. Là, de la même manière, je peux enregistrer ce morceau de papier, le mettre dans un coin pour référence. De la même manière, je peux dire que quand je vais le jeter, Brian Tracy nous propose aussi ici une question qui est « Qu’est ce qui se passe si je ne peux pas retrouver ce bout de papier ? Quels sont les risques que je prends ? » C’est aussi une question intéressante à savoir est-ce que c’est un élément qui est critique à archiver ou au contraire, est ce que finalement, je ne vais jamais le revoir ? Une des statistiques qu’il donne qui est assez intéressante, c’est que 80% des papiers qui sont archivés ne sont jamais utilisés ou relus. Donc effectivement, c’est une bonne question à se poser. Si je l’archive, est ce que je vais vraiment le réutiliser ?
Voilà quatre actions : mettre à la poubelle, déléguer, agir moi même ou archiver pour référence. Les quatre possibilités, ça marche sur du papier, ça marche sur de l’électronique.
Pour aller plus loin
Un article sur Time Power : https://outilsnum.fr/brian-tracy-francis-wade-gestion-temps/
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
