Combien coûte à votre entreprise le temps perdu sur des tâches répétitives ?
Combien d’heures vos collaborateurs passent-ils chaque semaine à :
- reformuler des emails ?
- compiler des données dans des tableaux ?
- rédiger des comptes-rendus de réunion ?
- créer des présentations ?
Si vous ne le savez pas, c’est normal. Personne ne compte vraiment. Mais le coût est bien réel.
Prenons un exemple concret : un commercial qui passe 5 heures par semaine sur des tâches administratives et de suivi, c’est 5 heures où il ne prospecte pas, ne négocie pas, ne conclut pas de ventes.
Pour une équipe commerciale de 5 personnes :
- 25 heures/semaine perdues en tâches à faible valeur ajoutée
- 1 300 heures par an
- L’équivalent d’un commercial à temps plein qui ne vend jamais
Le problème n’est pas le manque de compétences. C’est l’allocation du temps.
Vos collaborateurs qualifiés passent une partie significative de leur journée sur des tâches qu’ils pourraient déléguer… s’ils avaient quelqu’un à qui le déléguer. La bonne nouvelle, c’est qu’ils en ont un désormais. Il s’appelle ChatGPT, Copilot, Claude, ou Gemini.
La vraie question n’est plus “est-ce que l’IA peut m’aider ?”
C’est : “combien de temps encore vais-je perdre avant de l’utiliser ?”
Voici 10 tâches concrètes que vos équipes peuvent déléguer à l’IA dès cette semaine. Pas dans 6 mois après un projet de transformation digitale. Cette semaine.
1. Les emails de suivi client (gain: 3-5h / semaine)
Le problème : Vos équipes passent leur vie à écrire des emails de relance, de remerciement, de suivi après réunion. Toujours la même structure, juste quelques détails qui changent.
Comment l’IA peut aider : Elle génère des emails de suivi contextualisés en 30 secondes. Vous gardez le contrôle, vous ajustez si nécessaire, mais le gros du travail est fait.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un assistant de communication professionnelle. Rédige un email de suivi après une réunion avec ces informations :
Contexte : [réunion de lancement projet IA]
Participants : [Marie, directrice marketing]
Points clés abordés : [budget 50K€, démarrage janvier, besoin formation équipe]
Actions décidées : [envoyer proposition détaillée sous 3 jours]
Ton : professionnel mais chaleureux
Longueur : 150 mots maximumExemple de résultat :
Bonjour Marie,
Merci pour cet échange très constructif ce matin. J’ai apprécié votre vision claire sur l’intégration de l’IA dans vos processus marketing.
Pour récapituler nos échanges :
– Budget validé : 50K€
– Démarrage prévu : janvier 2025
– Point d’attention : formation de l’équipe à prévoir en amont
Comme convenu, je vous envoie une proposition détaillée d’ici mercredi incluant le planning de formation.
N’hésitez pas si vous avez des questions entre-temps.
Bien à vous,
Impact business :
- Gain de temps sur la rédaction
- Vos équipes se concentrent sur les conversations à forte valeur
Point d’attention :
- ChatGPT et les autres ont tendance à ajouter des éléments non présents dans le brief initial, vérifiez et modifiez si nécessaire
- Revoyez les formules de politesse et tutoiement / vouvoiement
- Faites évoluer le prompt pour que les prochaines versions soient plus pertinentes
2. Les comptes-rendus de réunion (gain: 1-2h/semaine)
Le problème :
Après chaque réunion, quelqu’un doit synthétiser les échanges, identifier les actions, et envoyer le CR. Personne n’aime faire ça.
Comment l’IA peut aider :
Elle transforme vos notes brutes (ou une transcription) en compte-rendu structuré.
Processus en 3 étapes :
- Enregistrez votre réunion avec l’outil de votre choix
- Copiez la transcription
- Collez-la dans ChatGPT, Copilot, Gemini, Mistral, … avec ce prompt :
Tu es un assistant de direction expert en synthèse de réunion.
Voici les notes brutes de notre réunion :
[Collez vos notes ou la transcription]
Crée un compte-rendu structuré :
**Participants :** [Liste]
**Date :** [Date]
**Objectif de la réunion :** [1 phrase]
**Décisions prises :**
- [Liste à puces]
**Actions à mener :**
- [Action] - Responsable : [Nom] - Deadline : [Date]
**Points en suspens :**
- [Liste]
**Prochaine étape :** [Quoi et quand]
Sois concis. Maximum 1 page. Utilise un langage professionnel mais accessible.Impact business :
- Gain de temps immédiat (15 min au lieu de 1h)
- Meilleure traçabilité des décisions
- Accountability renforcée (actions claires avec responsables)
Astuce bonus : Demandez à l’IA d’adapter le ton selon votre audience.
Pour le comité de direction : format exécutif. Pour l’équipe : plus décontracté.
Alternatives : De plus en plus de services proposent d’enregistrer automatiquement la réunion, notamment les visios, et de rédiger directement le compte-rendu. Vous pouvez aussi préciser quel type de compte-rendu vous souhaitez obtenir. Plus vous serez précis sur la forme de sortie, plus le résultat sera directement utilisable, pour vous.
3. Des idées de posts pour les réseaux sociaux (gain: 3-6h/semaine)
Le problème :
Votre entreprise doit être visible sur LinkedIn, mais personne n’a le temps (ni l’envie) de créer du contenu régulièrement.
Comment l’IA peut aider :
Elle transforme vos actualités, articles, ou idées en idées de posts engageants. Dans cette proposition, je vous laisse volontairement la rédaction.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un expert en communication B2B sur LinkedIn.
Contexte :
- Notre entreprise : [Secteur d'activité]
- Notre cible : [Profil type]
- Sujet général : [Thème ou actualité]
Ta mission :
Génère une liste d’idées de posts LinkedIn (sans rédiger les posts eux-mêmes).
Pour chaque idée, fournis :
- Une accroche potentielle
- Un angle éditorial
- Le type de structure recommandée (ex : storytelling / insight / mini-guide / opinion / coulisses...)
- Le type d’émotion ou de ton associé (professionnel, inspirant, pédagogique…)
- L’objectif principal de l’idée (ex : engagement, autorité, pédagogie, viralité...)
Format attendu : une liste numérotée de 10 idées maximum.
Objectif : proposer des concepts de posts impactants pour maximiser commentaires et partages.Impact business :
- Présence régulière sur les réseaux (sans y passer des heures)
- Visibilité accrue de votre marque employeur
Points d’attention :
- Je ne vous propose pas de prompt pour rédiger. En effet, les posts écrits par IA ont tendance à avoir un aspect très générique.
- Servez-vous de cette liste comme d’une inspiration pour dépasser le syndrome de la page blanche
4. La rédaction de propositions commerciales (gain: 2-4h/proposition)
Le problème :
Chaque proposition commerciale prend des heures : comprendre le besoin, structurer l’offre, rédiger, mettre en forme…
Comment l’IA peut aider :
Elle crée une première version structurée que vous affinez ensuite.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un directeur commercial expert en rédaction de propositions.
Informations client :
- Entreprise : [Nom et secteur]
- Besoin exprimé : [Description]
- Budget indicatif : [Montant]
- Deadline : [Date]
Notre offre :
- [Description de votre solution]
- [Bénéfices clés]
- [Différenciateurs]
Rédige une proposition commerciale structurée :
1. Résumé exécutif (3-4 lignes)
2. Compréhension du besoin
3. Notre solution (détaillée)
4. Bénéfices attendus (quantifiés si possible)
5. Méthodologie et timeline
6. Investissement
7. Prochaines étapes
Ton professionnel, orienté résultats. Mets l'accent sur la valeur créée pour le client.Impact business :
- Temps de production divisé par 2
- Qualité et cohérence des propositions
- Taux de conversion maintenu ou amélioré
Points d’attention :
- La qualité du rendu dépend avant tout du niveau de détail que vous fournirez en amont
- Vous pouvez inclure une pièce jointe ou un compte-rendu de rendez-vous client pour aider à identifier le contexte. N’oubliez pas de prendre en compte le niveau de confidentialité permis par l’outil que vous utilisez, et d’anonymiser les informations si nécessaire.
- Relisez bien pour vérifier que l’IA n’a pas ajouté d’informations non présentes dans votre brief
- Vous ne réutiliserez peut-être pas 100% de ce qui a été produit, mais vous gagnerez du temps sur les 80% qui seront pertinents
5. Les réponses aux questions fréquentes (gain : 2-4h/semaine)
Le problème :
Votre équipe répond 10 fois par jour aux mêmes questions : tarifs, délais, processus, conditions. Chaque réponse prend 5-10 minutes.
Comment l’IA peut aider :
Créez une base de réponses types que l’IA adapte selon le contexte et le ton souhaité.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es le responsable du support client de notre entreprise.
Voici notre FAQ interne :
[Collez vos questions/réponses types]
Un client nous pose cette question :
"[Question du client]"
Rédige une réponse :
- Qui utilise les informations de notre FAQ
- Adaptée au ton de sa question
- Personnalisée (pas de copier-coller évident)
- Avec une touche humaine
- Qui anticipe les questions de suivi possibles
Si la question sort du cadre de notre FAQ, indique-le clairement.Impact business :
- Réduction du temps de réponse
- Cohérence des réponses entre collaborateurs
- Satisfaction client maintenue (réponses rapides ET personnalisées)
Autres usages :
- La FAQ est typiquement un sujet d’automatisation. Plutôt que de refaire le prompt à chaque fois, on peut imaginer que les emails sont routés automatiquement ou semi-automatiquement vers un agent, qui pré-rédige la réponse, que vous pouvez ensuite modifier puis envoyer
- Vous pouvez aussi démarrer à partir d’un document standard et demander à ChatGPT, Copilot, … d’extraire les questions et de vous aider à rédiger la FAQ
6. L’analyse et la synthèse de documents longs (gain: 1-3h/document)
Le problème :
Vos équipes doivent lire et synthétiser des rapports, études, appels d’offre, contrats de 50+ pages. C’est chronophage et souvent repoussé.
Comment l’IA peut aider :
Elle extrait les points clés, identifie les risques, et crée une synthèse actionnable.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un analyste expert en synthèse de documents.
Voici un document de [X] pages :
[Collez le texte ou uploadez le PDF]
Crée une synthèse structurée :
**Résumé en 3 phrases**
[L'essentiel]
**Points clés :**
- [5-7 points majeurs]
**Opportunités identifiées :**
- [Liste]
**Risques ou points d'attention :**
- [Liste]
**Recommandations :**
- [Actions suggérées]
**Citations importantes :**
- [2-3 extraits textuels pertinents]
Sois factuel. Hiérarchise l'information par importance.Impact business :
- Prise de décision accélérée
- Meilleure exploitation de l’information disponible
- Réduction du risque de passer à côté d’éléments critiques
Points d’attention :
- Selon la sensibilité des données, vous aurez peut-être besoin d’anonymiser une partie du document, ou de privilégier une solution IA qui protège vos données
- Adaptez le format de sortie au document envoyé en analyse. Vos besoins seront différents selon qu’il s’agit d’un appel d’offre ou d’une étude sectorielle
7. La création de modèles d’emails (gain: 1-2h initiales, puis 10-15 min/semaine)
Le problème :
Vous envoyez régulièrement les mêmes types d’emails (bienvenue, confirmation, relance…) mais vous les réécrivez à chaque fois.
Comment l’IA peut aider :
Elle crée une bibliothèque de modèles personnalisables pour tous vos cas d’usage.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un expert en email marketing et communication client.
Crée 5 modèles d'emails pour :
[Type : emails de bienvenue / relance / confirmation / remerciement / etc.]
Pour chaque modèle :
- Objet accrocheur (2 variantes)
- Corps de l'email structuré
- Variables à personnaliser entre [crochets]
- Ton : [professionnel/chaleureux/commercial]
- Call-to-action clair
- Signature type
Contexte de notre entreprise :
- Secteur : [Votre secteur]
- Cible : [Votre audience]
- Objectif : [Votre but]
Les modèles doivent être faciles à personnaliser en 2 minutes.Impact business :
- Cohérence de la communication
- Rapidité d’exécution
- Professionnalisme perçu
Points d’attention :
- Comme pour les emails de suivi client, prenez le temps de bien lire chaque modèle, et de l’adapter à votre façon de communiquer
8. La préparation de présentations (gain: 2-4h/présentation)
Le problème :
Créer une présentation PowerPoint, Google Slide ou Keynote prend des heures : structure, contenu, formulations…
Comment l’IA peut aider :
Elle crée la structure et le contenu. Vous n’avez plus qu’à mettre en forme, ou utiliser un outil comme Pitch, Gamma.ai, voire NotebookLM.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un consultant en communication d'entreprise.
Je dois créer une présentation sur :
- Sujet : [Thème]
- Audience : [Profil]
- Durée : [X minutes]
- Objectif : [Convaincre / Former / Informer]
Crée-moi :
1. Un plan détaillé (8-12 slides)
2. Pour chaque slide :
- Titre percutant
- Points clés (3-5 bullets max)
- Suggestion de visuel ou graphique
- Note pour le speaker (ce qu'il faut dire)
Structure narrative : problème → solution → bénéfices → action
Sois concis. Une slide = une idée.Impact business :
- Présentations créées 3x plus vite
- Qualité narrative améliorée
- Vos équipes se concentrent sur la delivery, pas la création
Points d’attention :
- La structure proposée dans ce prompt est problème -> solution -> bénéfices -> action, vous pouvez choisir d’autres structures. Vous pouvez même, en amont, demander à l’IA de vous proposer une ou plusieurs structures alternatives, en rapport avec votre objectif
- Pour passer directement dans Powerpoint, vous pouvez aussi demander à Copilot, dans un deuxième temps, de rédiger un prompt Powerpoint qui respecte la structure que vous avez validée
9. La relance automatique de prospects (gain: 2-3h/semaine)
Le problème :
Vos prospects ne répondent pas au premier email. Il faut relancer 2, 3, 4 fois. Et c’est parfois là que les équipes s’essouflent.
Comment l’IA peut aider :
Elle crée un système de relance progressif avec différents angles d’approche.
Prompt prêt à l’emploi (pour créer votre système de relance) :
Tu es un expert en prospection commerciale B2B.
Crée-moi une séquence de 4 emails de relance pour :
- Cible : [Profil du prospect]
- Offre : [Votre solution]
- Contexte : Pas de réponse au premier email
Pour chaque email (J+3, J+7, J+14, J+21) :
- Objet différent
- Angle d'approche différent (valeur, urgence, social proof, dernière chance)
- Ton adapté (du plus soft au plus direct)
- Maximum 100 mots
- Call-to-action clair
Les emails doivent se suffire à eux-mêmes (le prospect n'a peut-être pas lu les précédents).Impact business :
- Taux de conversion augmenté de 20-30%
- Aucun prospect “oublié”
- Process de vente optimisé
Points d’attention :
- Comme pour les emails de suivi client et les modèles d’emails, prenez le temps de relire et adapter à votre entreprise, votre ton de voix, et votre contexte
10. La reformulation de contenus techniques en langage simple (gain: 2h par doc)
Le problème : Vous avez un document technique (rapport, étude, documentation produit) que vous devez rendre accessible à des non-experts. Vos clients, votre équipe commerciale, votre direction ne comprennent rien au jargon.
Prompt prêt à l’emploi :
Tu es un expert en vulgarisation. Transforme ce contenu technique en version accessible.
Public cible : [dirigeants non-techniques/clients/grand public]
Niveau de simplification : [expliquer comme à un enfant de 12 ans / garder un niveau professionnel mais accessible]
Consignes :
- Remplace le jargon par des termes simples (ou explique-le entre parenthèses)
- Utilise des analogies concrètes pour les concepts complexes
- Structure en paragraphes courts (3-4 lignes max)
- Ajoute des exemples pratiques
- Garde les informations essentielles, supprime les détails techniques superflus
Objectif : que quelqu'un sans connaissance du sujet comprenne l'essentiel en 2 minutes de lecture
Contenu à simplifier :
[COLLER VOTRE TEXTE TECHNIQUE]Résultat obtenu :
Une version claire, accessible, sans perte d’information importante. Vos interlocuteurs non-techniques comprennent enfin de quoi vous parlez.
Variante pour créer plusieurs niveaux de lecture :
Crée 3 versions du même contenu :
Version 1 - "Executive Summary" (5 lignes)
Pour : dirigeant pressé qui veut juste l'essentiel
Version 2 - "Version accessible" (1 page)
Pour : manager qui doit comprendre les enjeux sans les détails techniques
Version 3 - "Version complète simplifiée" (document complet)
Pour : équipe qui doit s'approprier le sujet
Pour chaque version : adapter le vocabulaire et le niveau de détail
Comment implémenter tout cela dans votre entreprise (sans créer le chaos)
Vous avez maintenant 10 cas d’usage concrets. Mais attention : n’essayez pas de tout faire en même temps.
Voici ma recommandation pour un déploiement efficace :
1. Identifiez LA tâche la plus chronophage
Réunissez vos équipes. Demandez-leur : “Quelle tâche répétitive vous prend le plus de temps chaque semaine ?” Commencez par celle-là. Pas celle qui semble la plus “sexy” ou innovante. Celle qui aura l’impact immédiat le plus fort.
2. Testez avec 1-2 personnes pilotes
Ne déployez pas à toute l’entreprise d’un coup. Choisissez 1-2 collaborateurs volontaires et curieux. Laissez-les tester pendant 2 semaines. Récoltez leurs retours. Ajustez. Puis élargissez.
3. Documentez vos prompts
Créez un document partagé (Google Doc, Notion, Loop, etc.) où vous stockez :
- les prompts qui fonctionnent
- les cas d’usage
- les exemples de résultats
C’est votre “bibliothèque IA”. Elle va grandir avec le temps et devenir un actif précieux.
4. Formez vos équipes
Je suis coach et formateur, et j’accompagne sur la mise en pratique de solutions d’IA générative. Ce qui me rend le plus triste, c’est de voir ces équipes pleines de bonne volonté, qui ont suivi 2 e-learning sur ChatGPT, et continuent de l’utiliser pour des tâches basiques.
Prenez le temps de former vos équipes.
Même 1/2 journée. Pour mettre tout le monde au même niveau, et encourager l’adoption. Avec ces 10 sujets, cela devrait être facile.
5. Mesurez l’impact
Avant de déployer, notez :
- temps moyen passé sur la tâche actuellement
- nombre de fois où elle est effectuée par semaine
Après 1 mois, remesurez. Vous aurez des données concrètes pour justifier l’investissement (même minime) et convaincre les sceptiques.
Une dernière chose
L’IA ne fera pas le travail à votre place. Elle ne remplacera pas votre jugement, votre créativité, votre capacité à créer du lien. Mais elle peut vous débarrasser de tout ce qui vous empêche d’exprimer ces qualités.
La vraie question n’est plus “est-ce que l’IA peut m’aider ?”, mais “Qu’est-ce que vos équipes feront avec le temps libéré ?”
Plus de prospection ? Plus d’innovation ? Plus de temps pour les clients stratégiques ? Meilleur équilibre vie pro/perso ?
L’IA ne remplace pas vos collaborateurs. Elle les libère des tâches à faible valeur ajoutée pour qu’ils se concentrent sur ce qui compte vraiment.
À vous de jouer.
PS : Vous avez testé un de ces prompts ?
Vous avez obtenu un résultat surprenant (en bien ou en moins bien) ?
Racontez-moi en commentaire.
