Est-ce que l’on peut optimiser notre calendrier et mesurer des résultats durables ? C’est l’expérience qu’a tenté Atlassian, la maison mère de Trello et de Jira.
Bienvenue, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Quelle est donc cette expérience ? Atlassian a identifié 59 employés qu’ils ont répartis en deux groupes. Ces deux groupes ont eu les mêmes instructions précises pour optimiser leur calendrier et un de ces deux groupes devait en plus mesurer le progrès sur leur priorité numéro un chaque jour.
Ils avaient cinq étapes pour optimiser leur calendrier dans le cadre de cette expérience.
La première, c’était de modifier les réunions existantes, c’est-à-dire refuser toute réunion qui n’est pas une priorité élevée et regrouper les réunions existantes pour libérer du temps de concentration.
Deuxième instruction : programmer les périodes d’indisponibilité. On en a déjà parlé quand on parle de time boxing, ça peut inclure aussi le déjeuner, les trajets pour venir au bureau, pour déposer les enfants à l’école, les rendez-vous chez le médecin, etc, etc. Toutes les périodes d’indisponibilité.
Troisième instruction, planifier du temps pour la collaboration ouverte. On leur a demandé de réserver des heures dans la semaine où l’un des principaux collaborateurs seraient également disponibles physiquement ou en ligne. Et donc ces créneaux dans le calendrier leur donnaient la flexibilité de se concentrer ensemble à des tâches prioritaires au fur et à mesure qu’elles apparaissaient. L’objectif étant de consacrer dix à vingt pour cent de la semaine à ces temps de collaboration ouverte.
Quatrième instruction, planifier du temps de concentration. Pareil dans le time boxing, c’est quelque chose d’assez courant. On leur a demandé de bloquer des périodes d’au moins quatre-vingt-dix minutes pour des tâches nécessitant une réflexion approfondie avec comme de consacrer trente à quarante pour cent de la semaine à ce type de travail.
Et enfin, cinquième instruction, planifier également du temps pour répondre aux messages, de choisir des moments où l’esprit va être prêt pour ce type de tâches qui peut être selon l’étude après le déjeuner ou après une série de réunions. Et l’idée, bien évidemment, de bloquer ce temps était de résister à la tentation de vérifier constamment les notifications.
Que s’est-il passé à l’issue de l’expérience ?
Ils ont réalisé :
- des progrès plus rapides sur les tâches qui ont un impact
- une meilleure clarté sur les objectifs
- et on parlait de deux groupes au démarrage, ils ont constaté que c’était encore plus efficace quand on mesure le progrès.
Donc pour mémoire les cinq instructions qui ont été données dans cette étude :
- modifier les réunions existantes
- programmer des périodes d’indisponibilité
- planifier du temps pour la collaboration ouverte
- planifier du temps de concentration
- planifier du temps pour répondre aux messages.
Pour aller plus loin
L’article Atlassian sur le sujet : https://www.atlassian.com/blog/distributed-work/calendar-redesign-experiment
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
