Comment préférez-vous organiser vos journées ? Avec Todoist, on va explorer quatre méthodes autour du time boxing et du time blocking.
Bienvenue, vous êtes dans “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Précisément, ce que l’on va voir, c’est que justement qu’une semaine de 40 heures organisée en bloc de temps produit selon Cal Newport, l’auteur de Deep Work, la même quantité de travail qu’une semaine de 60 heures. Donc 40h vs. 60h, on va quand même avoir un gros bénéfice du fait de s’organiser correctement. Et notamment, dans ces méthodes d’organisation une qui revient souvent et dont on parle aussi dans ma formation Organisé pour Réussir c’est le time blocking.
Aujourd’hui on va en voir plusieurs j’ai gardé les noms en anglais volontairement on va les traduire au fur et à mesure mais ça parle de soi : le time blocking pour bloquer des blocs de temps, le task batching pour mettre toutes les tâches ensemble, le day theming pour donner des thèmes à vos journées, et le time boxing on va expliquer la différence par rapport au time blocking.
Prenons-les dans l’ordre. La première proposition, première méthode d’organisation c’est le time blocking qui va consister à répartir votre activité selon des blocs de temps homogènes pendant lesquels vous allez choisir de faire le même type d’activité. L’autre intérêt dans le time blocking, ce n’est pas seulement ce que vous allez faire mais c’est la planification que vous allez faire en amont de rendre ces blocs de temps visibles pour vous comme pour vos interlocuteurs, pour éviter que ces blocs de temps vous soient mangés.
La proposition dans l’article Todoist dont vous verrez le lien pour ceux qui regardent cette vidéo ou si vous lisez le texte de l’épisode : cinq étapes pour faire un time blocking efficace.
- identifiez les tâches que vous avez à faire bien évidemment
- créez, planifiez des blocs de temps pour gérer ces tâches là
- équilibrez votre agenda notamment la règle la plus importante ne planifiez pas 100% de votre journée parce que il y aura toujours des imprévus à gérer et donc bloquez ce qu’il faut mais pas trop
- qui est important aussi si vous avez prévu du temps à passer : respectez votre agenda
- faites le point en fin de journée en fin de semaine et ajuster n’allez pas forcément time bloquer toute la semaine mais une journée peut être intéressante et de voir comment ça fonctionne.
Deuxième possibilité selon l’article de Todoist : le task batching – mettre les tâches par lots. On n’est pas très loin. L’idée consiste à prendre des types de tâches similaires et à les faire toutes à l’intérieur du même bloc de temps, comme par exemple décider de traiter tous vos emails ou tous vos réseaux sociaux ou d’aller voir des formations en ligne par exemple ou d’écouter des épisodes de podcast. Donc d’y aller par type d’activité et de dire “je vais faire un bloc de temps là-dessus”. Ça s’applique très bien avec le Pomodoro aussi, vous pouvez très bien dire “je vais me faire un Pomodoro de réseaux sociaux ou d’emailing”. On retrouve donc les concepts assez similaires.
Troisième proposition, le day theming – c’est un sujet qui est cher à Mr Mike Vardy qui est un spécialiste en productivité. Dans l’idée de Mike Vardy, il dit en fait : chaque jour à son thème et donc je sais que le lundi c’est le jour administratif, le mardi c’est le jour d’écriture, etc… Évidemment ce type de thème fonctionne d’autant mieux que vous avez une capacité assez forte à organiser vos journées ou vos semaines. Ça ne marchera pas dans toutes les organisations mais il y a cette idée intéressante de dire effectivement j’ai des jours qui sont dévolus à certains types d’activités à certains types d’interactions ou certains types de clients et ça me permet de focaliser mon esprit et d’être plus clair là-dessus.
Enfin dernière proposition dans l’article de Todoist : le time boxing. On est très proche du time blocking et d’ailleurs les deux sont souvent pris l’un pour l’autre. La différence qui est faite dans l’article sur cette définition c’est dans le time boxing on rajoute la notion d’objectif c’est à dire par exemple écrire un article de mille mots de 500 mots pendant les deux heures que j’ai prévu pour faire de l’écriture donc je vais mesurer aussi. Ça peut être répondre à 50 mails dans la demi-heure ou l’heure qui vient, etc… Mettre un objectif un peu plus précis c’est pas juste un bloc de temps mais c’est un bloc de temps avec des objectifs.
Donc voilà ces quatre techniques que l’on reprend : on avait le time blocking, le task batching, le day theming, et le time boxing. Et vous avez sur l’article de Todoist, si vous voulez consulter encore plus d’idées sur comment utiliser en plus Todoist pour faire ça correctement dans votre journée.
Pour aller plus loin
L’article de Todoist : https://todoist.com/fr/productivity-methods/time-blocking
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
