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#8 – Je suis sûr que je l’ai écrit quelque part, mais où ?

Eric Bouchet
14 avril 2023

Comment ne rien oublier dans toutes les tâches que j’ai à faire au quotidien ? Comment ne rien perdre de ma capture de ces tâches-là ?

Bonjour, vous êtes sur “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast qui vous propose en moins de trois minutes d’explorer des méthodes, des trucs et des astuces d’organisation pour être à la fois plus efficace et plus tranquille dans ce que vous faites.

La capture, c’est le terme employé par Francis Wade dans son livre Productivité Parfaite et qui représente la première étape de tout système de gestion de tâches. C’est celle qui va consister à enregistrer ce que vous avez à faire, en sachant que le premier point de capture naturel que nous avons tous, c’est le cerveau. C’est aussi le plus délicat puisque dans notre mémoire immédiate, nous allons pouvoir stocker entre 5, 7 maximum, 10 choses avec tous les risques possibles, d’en oublier au bout d’un moment. Et donc dans la capture, il y a vraiment cette première étape qui est de bien faire en sorte que cette capture va être enregistrée.

Francis Wade distingue les points de capture manuels et automatiques. Un point de capture manuel, c’est tout ce que je vais prendre moi-même, les notes que je vais prendre dans mon cerveau, sur un bout de papier, sur mon smartphone, sur mon ordinateur. Les choses que je fais consciemment et volontairement. Un point de capture automatique, c’est quelque chose qui va m’arriver dessus et qui contient potentiellement une tâche, une demande de temps. Ça peut être un email que je reçois, ça peut être un post-it qu’un collègue dépose sur mon bureau, ça peut être un message sur mon répondeur téléphonique et toutes les boîtes de réception que vous pouvez avoir sur les différentes messageries. Tout ceci représente des demandes de temps potentielles, des tâches potentielles et sont capturées de manière automatique, c’est à dire qu’elles arrivent toutes seules dans ces points de capture. Le risque dans tout ça, c’est justement la multiplication et donc le risque d’en oublier.

C’est pour ça que je vais vous proposer cinq petites actions à l’issue de l’écoute de ces trois minutes.

Première chose, où est-ce que vous capturez vos tâches ? Où est-ce que vous les écrivez, vous les notez à la fois en automatique et en manuelle.
Combien de points de capture vous avez ? Là, c’est important d’être le plus exhaustif possible. On en oublie facilement un ou deux. Ça va être les endroits où vous allez de manière moins régulière, mais qui contiennent aussi des tâches potentielles.
Combien de points de capture vous avez en tout ?
Et ce qui est lié, est ce que vous pouvez en réduire le nombre ? Est ce que vous pouvez en fusionner, par exemple ? Est ce qu’il y en a certains que vous pourriez couper parce que non nécessaire ou non pertinent ? Est ce que vous pourriez vous simplifier la vie ?
Et également, point qui va être intéressant à regarder de votre côté, est ce que vous pourriez en automatiser certains ? Soit des réponses automatiques, soit des autoforwards qui vont vous permettre de la même manière de réduire le nombre de points de capture que vous regardez.

Deux choses qui sont importantes sur les points de capture, évidemment, ne rien oublier et pour ce faire noter aux bons endroits, récupérer et potentiellement éviter un nombre trop important qui fait que même de toute bonne foi, vous risquez d’oublier quelque chose.

Voilà en moins de trois minutes comment optimiser votre capture.