Tu as pensé à m’envoyer les notes de la réunion ? Oui, mais c’est quoi le format, déjà, pour ces notes de réunion ?
Ne vous inquiétez pas, on va regarder ça aujourd’hui dans cet épisode de “J’ai pas le temps pour ça”, le podcast proposé par Eric Bouchet où je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.
Justement plus tranquillement, le sujet d’aujourd’hui ce sont les fameuses notes de réunion : qu’est-ce qui s’est dit ? Qu’est-ce qu’on y a fait et quelles sont les actions qu’on a prises ? Et pour cela je m’appuie sur un article qui a été publié par Zapier, et qui va nous proposer pas moins de 7 modèles de notes de réunion.
Premier élément et premier point commun entre toutes ces notes de réunion par définition, vous devez avoir systématiquement :
- la date et l’heure
- le lieu, notamment si c’est présentiel ou si c’est en distanciel
- qui était là
- qui n’était pas là
- quel était l’ordre du jour
- quelles sont les décisions qui ont été prises
- quelles sont les actions à mener par les différentes personnes
Ça, c’est la base.
Alors pourquoi on a 7 formats me direz-vous ? Parce que dans chacun des formats, on va avoir des petites variations sur ces éléments et d’autres à côté.
Le premier format que nous propose cet article de Zapier, ils l’ont appelé tout simplement le format standard pour les minutes des réunions. On va retrouver les classiques, le titre de la réunion, date et heure, le lieu qui était là, qui n’était pas là, l’ordre du jour, les décisions, les actions et la prochaine réunion tout simplement. Donc on retrouvait tous les éléments de base mais ils y sont et c’est déjà ça au moins c’est structuré.
Le deuxième possibilité c’est ce qu’ils appellent les comptes rendus détaillés dans lequel on va trouver en plus le suivi des progrès, les points d’attention, les objectifs de la réunion ou du projet et les jalons et les problèmes éventuels qui peuvent se poser ce qu’ils appellent road blocks ici donc ça c’est sur le deuxième point.
La troisième possibilité, troisième proposition, une réunion formelle dans laquelle qui va être principalement le cours des réunions, on va dire de comité de direction par exemple et dans laquelle on va trouver aussi ce qui s’est passé avant (Old Business) donc les anciennes actions ce qui va se passer après (new business) les discussions et éventuellement s’il y a des votes qui ont été faits, qui a voté pourquoi. Donc on a les votes en plus qui peut être intéressant.
Quatrième possibilité, la réunion dite informelle. Alors pour ceux qui regardent à l’écran, vous allez me dire le format du compte rendu est plutôt formel pour ingrédient informel certes mais le contenu est un tout petit peu différent on va retrouver du brise-glace l’icebreaker on va retrouver un coin créatif on va retrouver ce qu’ils appellent en anglais le parking le “parking lot” ce qu’on pourrait moi j’appelle dans les formations le frigo à post it donc des choses qui vont attendre on retrouve des discussions et on retrouve ce qu’ils appellent shout-out donc des commentaires qu’on avait envie de faire positif. Donc voilà, c’est très structuré et en même temps on retrouve pas mal d’éléments d’informels dans cette proposition.
La cinquième proposition, c’est pour des réunions annuelles plutôt donc le le grosse réunion de présentation de l’entreprise, on va retrouver bien évidemment où est-ce qu’on en est au niveau de l’entreprise, une revue financière, les initiatives stratégiques, les récompenses des différentes personnes, les grandes annonces et les réponses aux questions des employés.
Le numéro 6, c’est un modèle spécifique pour des réunions avec les clients qui peut être très intéressant aussi puisqu’on va retrouver ce sur qu’on s’est mis d’accord les points d’action des deux côtés et les retours du client.
Et enfin le numéro sept qui est un compte rendu de réunion de formation. Étant formateur, je ne sais pas exactement ce que cela peut contenir mais c’est intéressant on a plein d’autres structures aussi pour les comptes rendus de formation spécifiquement. Là, ce qu’on retrouve dans la proposition de Zapier, on a l’objectif de la formation, bien évidemment, des liens vers des ressources. Qu’est-ce qu’on en a appris Quels sont les les feedbacks des participants et qui contactaient en cas de questions supplémentaires. Donc on peut très bien imaginer un petit document de ce type-là notamment pour des formations internes et j’ai eu dans des formations de formateurs des gens qui faisaient ce genre d’activité en effet.
Donc voilà sept formats vous le voyez assez différents et bien adaptés à chaque considération. Le point qui va être clé là-dedans on l’a dit c’est qu’il y a certain nombre de passages obligés dans la structure de votre rendu de réunion. Donc dans tous les cas, quel que soit le format que vous allez appliquer on va quand même retrouver : date, heure, lieu, les présents, les absents, l’ordre du jour, les décisions et les actions.
Pour aller plus loin
L’article de Zapier avec les modèles à télécharger : https://zapier.com/blog/meeting-minutes-template/
Et pour aller encore plus loin
Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/
