Contents

Introduction

Outils de veille, les alertes

Twitter dans un système de veille

Evernote dans un système de veille

Utiliser une mindmap pour la veille

BONUS - DECOUVREZ EVERNOTE

Bien démarrer avec Evernote

Pour aller plus loin

Les outils d’une veille efficace

Une veille sur un sujet s’organise généralement autour de 3 activités principales: trouver, enregistrer, et structurer les informations-clés liées au sujet de recherche.

Ce court ouvrage propose de couvrir ces activités au travers de quatre outils décrits dans le détail: les alertes et Twitter pour la collecte, Evernote pour l’enregistrement, et le mindmapping pour la structuration des informations collectées.

Les pages qui suivent ont été initialement publiées sur le site Les Outils Numériques, en juillet 2014. Elles ont été reprises et adaptées pour cet ouvrage.

Outils de veille, les alertes

Il existe déjà de nombreux articles et livres traitant de la veille sur internet. Citons en exemple l’article de Rudy Viard sur le site webmarketing-conseil.fr « Comment réaliser une veille sur internet? » ou le livre « Organiser sa veille sur Internet » de Xavier Delengaigne. Ce texte ne remplacera ni l’un, ni l’autre, mais va se concentrer sur un des outils de la veille: les alertes. Et plus précisément comment les mettre en place et comment choisir leur fournisseur.

Qu’est-ce qu’une alerte ?

Une alerte, c’est comme un résultat de recherche sauvegardé, et envoyé automatiquement et régulièrement à l’adresse e-mail de votre choix.

Un exemple concret

Dans mon cadre professionnel, j’ai eu l’occasion de mener une veille sur la technologie iBeacon, basée sur le protocole Bluetooth Low Energy ou Bluetooth Smart. Voulant suivre l’actualité à la fois en anglais et en français, il me faut une alerte dans chaque langue, donc 2 alertes en tout.

Ensuite, le plus important est de définir le critère de recherche. La ressemblance de l’alerte avec la recherche continue: on va utiliser les opérateurs classiques du moteur de recherche, AND, OR, -, … Dans mon cas, ma recherche sera: iBeacon OR « Bluetooth Low Energy » OR « Bluetooth Smart ».

Notez que OR est en majuscules, et que les groupes de mots sont encadrés par des guillemets, afin de rechercher la suite de mots et non les mots individuels.

Le choix du moteur d’alertes

Certains articles ont fait état de soucis côté Google Alertes, soucis reconnus à demi-mot par la firme, qui va jusqu’à recommander comme alternative de faire tourner des recherches régulières depuis sa page d’accueil, en alternative à son service d’alertes ! D’ailleurs le présent exercice à taille réelle a montré de grandes différences de résultat entre Google et un autre fournisseurs – nous y reviendrons en fin de chapitre. Pour cet exercice nous allons conserver Google, et comparer avec un des services concurrents et également gratuit: TalkWalker Alertes.

Google Alertes

En quelques entrées l’alerte est créée, il suffit de renseigner:

- les termes de la recherche (en utilisant les opérateurs de recherche avancée);

- le type de résultat (actualités, blog, vidéo, discussions, livres);

- la langue;

- la région;

- la fréquence;

- le nombre de résultats;

- l’adresse email où envoyer les résultats.

Appuyez sur « Créer l’alerte« , et c’est parti ! Dans mon cas, Google Alertes envoie les résultats de manière très stable, tous les jours vers 18h.

TalkWalker Alertes

TalkWalker propose des services de veille et analyse des médias sociaux, pour la plupart payants. Et un service d’alertes totalement gratuit. Le fonctionnement est très similaire à celui de Google, comme on peut le constater avec la copie d’écran ci-dessus.

En terme d’horaire, les alertes TalkWalker arrivent en général le matin, encore que ces derniers temps l’heure de réception soit plus aléatoire.

Résultat du test

Reprenons l’exemple iBeacon/Bluetooth Low Energy, et comparons les résultats.

Au niveau de l’alerte on a entré les éléments suivants dans les deux services:

- recherche: iBeacon OR « Bluetooth Low Energy » OR « Bluetooth Smart »;

- type de résultat: tout;

- langue: français (et une autre alerte avec anglais);

- région (Google): toutes les régions;

- fréquence: une fois par jour;

- nombre de résultats: seulement les meilleurs résultats.

Et voici les éléments trouvés par chacun des moteurs d’alertes pour la journée du 3 juillet 2014:

Google Alerts

- 2+1 articles (anglais+français)

- TalkWalker Alertes

- 10+5 articles

- 10+2 blogs

- 6+0 forums

Comme on peut constater, les résultats TalkWalker sont nettement plus riches. Petit inconvénient également, on a nécessairement une certaine redondance dans les résultats de TalkWalker, les articles étant souvent repris par plusieurs sites. Mais une lecture rapide de l’alerte vous permettra de faire un premier tri et de ne lire que les articles qui vous intéressent vraiment.

Dans un prochain chapitre, nous évoquerons comment utiliser Evernote, et en particulier l’outil Web Clipper, pour conserver les résultats des alertes qui vous paraissent pertinents.

Twitter dans un système de veille

Après avoir exploré les alertes Google et TalkWalker dans le chapitre précédent, observons comment inclure Twitter dans une stratégie de veille.

Nous allons continuer le fil rouge introduit précédemment, à savoir une veille technologique sur la technologie iBeacon, et nous allons utiliser:

- deux fonctionnalités de Twitter: recherche et listes;

- un service de listes: Twitlistmanager;

- et un service d’aggrégation: Hootsuite.

Sur Twitter: hashtag et comptes à suivre

Afin de couvrir le maximum de sources, nous allons organiser la veille sur deux axes:

1. les comptes influents, susceptibles d’écrire sur le sujet qui nous intéresse, qui nous fourniront une information ciblée;

2. une recherche par mot-clé, hashtag ou non, permettant de viser plus large et de ne rien laisser passer.

Pour trouver les comptes, il faut bien commencer quelque part. Les mots-clés seront un bon point d’entrée. Dans notre exemple, tout démarre donc par une recherche sur #ibeacon et #beacon, avec et sans # – vous verrez, les résultats ne sont pas les mêmes.

Dans un premier temps, vous risquez d’avoir beaucoup de tweets et beaucoup de gens. Prenez le temps quand vous repérez un tweet intéressant, allez sur la page de son émetteur pour voir s’il publie d’autres informations sur ce sujet, et s’il le fait régulièrement. Si c’est le cas, abonnez-vous à son flux (« Suivre »), et c’est parti !

Quand vous avez un nombre suffisant de comptes à suivre (une vingtaine pour commencer), il est utile de structurer, et notamment de séparer ces comptes de vos autres contacts Twitter.

C’est là que les listes sont très utiles.

Twitlistmanager: pour gérer les listes Twitter

Pour créer une liste, vous allez dans les paramètres de Twitter (la roue dentée), choisissez « Listes » dans le menu déroulant, et ensuite « Créer une liste » .

Via Twitter, il faut ajouter les comptes à la liste un par un.

Il existe une solution plus simple, appelée Twitlistmanager.

Comme son nom l’indique, Twitlistmanager fait une chose, et le fait bien: gérer les listes Twitter. Allez sur le site, reliez votre compte Twitter, et vous voyez apparaître en colonne à gauche l’ensemble des comptes que vous suivez, et en ligne en haut l’ensemble des listes que vous avez créées.

Il ne vous reste plus qu’à cocher les cases pour positionner les comptes en face des bonnes listes, sauver, et le tour est joué! Pas besoin d’aller sur chacun des comptes un par un, vous pouvez tout gérer d’un coup à partir d’un écran.

Hootsuite: le tableau de bord des réseaux sociaux

Les mots-clés sont définis, les comptes-clés identifiés, il reste à déterminer la méthode pour revoir l’information régulièrement et rapidement.

Hootsuite est un service de gestion de vos comptes de réseaux sociaux, qui permet de présenter les informations sous forme de colonnes, très rapides à lire. Et, dans Hootsuite, vous pouvez afficher à la fois les tweets publiés par vos listes et des résultats de recherches.

Donc, dans le cas de notre veille, nous allons travailler sur deux colonnes:

- les tweets de notre liste à suivre, créée avec Twitlistmanager;

- le résultat de la recherche par mot-clé.

Au quotidien, si vous êtes pressé, la première colonne vous donne un aperçu rapide. Si vous avez un peu plus de temps, la deuxième vous montre tout ce qui s’est dit sur la tweetosphère.

Et voila! en 3 étapes et 2 colonnes la veille par Twitter est activée.

Au quotidien, 5” sur Hootsuite et on n’oublie pas d’ajouter des comptes

Grâce à la structure mise en place, la consultation des tweets sur le sujet peut être extrêmement rapide.

La colonne de recherche vous permettra sans doute de découvrir des nouvelles personnes à suivre. N’oubliez-pas alors de les ajouter à votre liste, afin de voir leurs publications apparaître dans la première colonne.

Twitter fera également son travail de rappel en vous envoyant régulièrement des emails proposant de suivre des nouvelles personnes, en rapport avec vos autres contacts.

Evernote dans un système de veille

Vous avez mis en place tous vos outils de veille, alertes, filtres Twitter, abonnements RSS, et vous avez maintenant des dizaines d’articles intéressants, stockés sous forme de favoris internet, d’impressions papier, de PDF, …

Comment s’y retrouver dans toutes ces données très importantes et disséminées?

Evernote

C’est aujourd’hui le meilleur usage que j’ai trouvé dans mon cas personnel à Evernote, et celui pour lequel je l’utilise plusieurs fois par jour. Pour cela, j’utilise abondamment le Web Clipper, dans sa version Chrome, la plus aboutie actuellement.

Dans ce chapitre, nous allons donc voir en détail les éléments d’Evernote permettant une gestion efficace des éléments de votre veille.

Pour des informations générales sur Evernote, je vous invite à consulter les articles du site Les Outils Numériques traitant du sujet, ainsi que le site officiel Evernote.

Evernote Web Clipper

Une fois installé le Web Clipper, et relié à votre compte Evernote, vous pouvez sauvegarder n’importe quelle page internet, ou partie de page, directement sur votre compte Evernote. L’application n’a même pas besoin d’être ouverte, puisque la note est chargée directement via le serveur Evernote sur votre compte en ligne.

Dans votre flux quotidien de lecture, la sauvegarde des articles importants ne nécessite plus qu’une pression sur l’icône du Web Clipper.

Utilisez le surligneur

Durant votre parcours de l’article dans Chrome, vous pouvez mettre en valeur les passages important avec la fonction « surligneur » du Web Clipper. Ce surlignage surcharge peu le texte d’origine, contrairement aux annotations graphiques, qui transforment la page web en image. Ici le texte original est conservé, et vous retrouverez ensuite dans la note Evernote vos passages surlignés, ce qui rend très rapide la consultation des notes enregistrées.

Choisir carnet et étiquettes

A partir du Web Clipper, vous pouvez choisir le carnet et les étiquettes associés à la page en cours de sauvegarde. Ainsi, le contenu ira se mettre directement au bon endroit.

Dans une logique de veille, les étiquettes prennent toute leur importance, car vous pouvez être amené à sauvegarder une grande quantité d’articles, et les étiquettes pertinentes permettront de les retrouver simplement.

Vous pouvez aussi choisir d’ajouter une étiquette pour les articles *importants ou les articles -à lire, ce qui vous permettra de les retrouver immédiatement.

Type de capture: favori ou article ?

Suivant la nature du contenu sauvegardé, vous pouvez opter pour une sauvegarde du contenu complet – je recommande « Article simplifié », qui conserve le texte et allège fortement la mise en page, ce qui rend le contenu beaucoup plus lisible.

Exemple de capture de favori dans Evernote

Vous pouvez également choisir de ne garder qu’un raccourci vers le site internet, en sélectionnant « Favori ». Dans ce cas la note créée contiendra un lien vers le site, une photo, et le texte résumant le site. Vous pourrez même, en revoyant votre carnet de notes Evernote, fusionner les notes, et, par exemple, regrouper plusieurs favoris dans une seule note.

Et après ? on partage ?

Evernote offre cette possibilité de « partager » ses carnets de notes, soit avec des individus nommés (via email), soit avec le monde entier, en publiant le carnet de notes.

Ce choix se fait:

- sous Windows: en cliquant (bouton droit) sur le carnet de note, et en choisissant « Partager le carnet de notes »

- sous Mac: même opération

- sur le Web (nouvelle interface): dans la liste des Carnets de notes, en cliquant sur le bouton de partage (flèche en haut)

La première option (individus) permet de travailler à plusieurs sur le même carnet de notes, et donc d’enrichir à plusieurs la veille en cours, d’ajouter articles, favoris et commentaires.

La deuxième possibilité (publication) rend accessible à tous les utilisateurs Evernote le produit de votre recherche.

Au final, avec Evernote

Vous aurez:

- un (ou plusieurs) carnet(s) avec

- l’essentiel de votre veille,

- les passages importants surlignés,

- les étiquettes pertinentes,

- un accès rapide aux articles les plus *importants

- une possibilité de partager cette recherche en petit ou en grand comité.

Le tout de manière complètement dynamique, puisqu’il vous suffit de revoir vos carnets et notes pour faire le tri, et que chaque article enregistré dans Evernote conserve son lien avec l’original sur internet. Vous pouvez donc à tout moment revenir sur le site internet où l’article a été publié. Une manière également très utile de démultiplier votre veille, puisque le site qui a publié l’article qui vous intéressait peut être à l’avenir source d’autres informations pertinentes.

Utiliser une mindmap pour la veille

Après avoir exploré les alertes, Twitter et Evernote dans le contexte de veille, il nous restait une pièce importante du puzzle: structurer cette veille au moyen d’une mindmap.

Une mindmap peut être un outil formidable pour synthétiser une recherche, notamment dans le cas d’une veille technologique, et surtout dans les premiers temps où vous devez vous familiariser avec le sujet.

Pourquoi? Parce la carte offre cette possibilité de prendre des notes de manière non linéaire, de se développer dans toutes les directions au fur et à mesure de vos découvertes. Elle permet d’appréhender un sujet totalement nouveau sans nécessiter de structure au préalable.

Si je reprends notre fil rouge iBeacon, déjà décrit dans les précédents chapitres, l’utilisation d’une mindmap au démarrage de ma veille a permis de structurer les fabricants, les déploiements en cours, les usages, les aspects purement technologiques, et avec toutes les ramifications qu’on peut imaginer.

De plus, en utilisant une mindmap « logicielle », je peux également ajouter les liens vers les sites internet, pages des fabricants ou articles de journaux, ce qui en fait également un gestionnaire de favoris sur ce sujet précis.

Dans le cas de la veille, la mindmap va être complémentaire d’autres outils, à la fois en amont (alertes, twitter, listes de diffusion), et en aval (curation, stockage). Elle est particulièrement bienvenue au démarrage d’une veille par son ouverture et son côté structurant.

Comment commencer?

Même sur un sujet relativement neuf, vous avez quelques idées, deux ou trois informations, des questions. Notez tout cela sur la carte dans le désordre. C’est la force d’une mindmap, et notamment via logiciel, de pouvoir en changer la structure à l’infini.

Dans vos lectures successives, vous allez développer votre connaissance du sujet et commencer à percevoir les grandes lignes: les acteurs en présence, les technologies, les questions récurrentes.

Une carte à partager ou pas?

Outil de travail personnel, il se peut que votre carte soit trop dense, trop déséquilibrée, trop complexe pour être partagée a priori. Après tout, au départ c’est un document de travail personnel que vous avez élaboré pour structurer votre veille et accélérer votre compréhension d’un sujet.

Si vous désirez partager le résultat de vos recherches, vous devrez sans doute passer par une étape de « nettoyage » de la carte, dans laquelle vous serez amené à simplifier certaines branches, et peut-être également embellir un document potentiellement austère. Certaines de mes cartes « de travail » sont une forêt d’éléments, bien souvent sans couleurs ni images – plutôt difficiles à partager.

La carte ci-dessus en est un très bon exemple, c’est l’une de mes premières mindmaps sur le sujet iBeacon.

Au final, la mindmap dans un système de veille

Vous permettra d’appréhender rapidement un sujet de manière non linéaire, et ensuite de:

- structurer le résultat de la recherche;

- ajouter des notes;

- ajouter des liens (favoris);

- partager ces résultats.

Et si l’envie vous prend de diffuser votre synthèse de la veille sous forme d’articles, une mindmap des différents sujets fera un pense-bête très efficace.

Sur Biggerplate, la plateforme de partage de mindmaps, on ne trouve paradoxalement pas de carte sur la veille. Il existe cependant la boite à outils du veilleur 2.0 d’Olivier Legrand, résumant les outils disponibles.

BONUS !

Découvrez Evernote

Vous avez envie d’en savoir un peu plus sur Evernote ? Le chapitre qui suit est un extrait de notre autre livre, « Maîtrisez Evernote ! ».

Découvrez ce chapitre dès maintenant.

Bien démarrer avec Evernote

J’ai commencé à utiliser Evernote en 2008, soit aux débuts du service. La promesse d’Evernote est « Remember Everything  – Souvenez-vous de tout », et l’idée est effectivement de se servir de ce logiciel comme mémoire permanente. On stocke sans trop y réfléchir, faisant confiance à Evernote pour retrouver facilement ce que l’on cherchera. En pour cela on peut s’appuyer sur un moteur de recherche très puissant et paramétrable.

On peut à ce propos faire quelques parallèles entre Evernote et Gmail: outre la gratuité (certes limitée dans le cas d’Evernote), les deux services ont en commun leur ubiquité (Evernote est disponible sur PC, Mac, iOS, Android, et même Linux, plus la version Web), une gestion poussée de étiquettes (tags), et un outil de recherche qui promet de retrouver rapidement une aiguille dans une botte de foin. Et ça fonctionne ! Il se raconte même sur les forums qu’Evernote développe vraiment son efficacité avec un nombre important de notes.

A quoi sert Evernote ?

Beaucoup a déjà été écrit sur le sujet, y compris en français. Evernote sert à stocker et retrouver des informations souvent disparates et d’origines très diverses. Citons en vrac: page internet, photo, fichier Word, PDF, enregistrement sonore, scan d’une page manuscrite. Et le tout pouvant provenir de n’importe quel périphérique numérique (smartphone, tablette, ordinateur, scanner, scripts automatiques), et pouvant être retrouvé et traité sur n’importe lequel des ces périphériques.

La promesse est véritablement d’avoir toujours avec soi l’accès à l’ensemble des informations qu’on a bien voulu confier à Evernote.

Comment démarrer avec Evernote

1. Inscription

L’inscription à Evernote est gratuite. Rendez-vous sur evernote.com et laissez-vous guider.

Il existe deux options payantes: « Plus » et « Premium », mais pour débuter la version gratuite sera parfaitement suffisante. Les apports des versions Plus et Premium sont, entre autres:

- une plus grande taille maximum de chargement des notes (vers les serveurs d’Evernote) – la version gratuite est limiée à 60Mo/mois, ce que certains utilisateurs peuvent atteindre facilement certains mois;

- la possibilité de chercher à l’intérieur des pièces jointes (fichiers PDF, document Office);

- la possibilité d’accéder à ses carnets de notes hors-ligne sur smartphones et tablettes – la version gratuite ne permet la consultation que connecté;

- l’envoi de notes par email, via un email dédié Evernote.

Sachez qu’il existe quelques manières alternatives pour avoir un compte Premium parmi lesquelles certains forfaits mobiles, certains smartphones, le parrainage d’amis (qui rapporte des points utilisables notamment pour Premium), et l’achat de carnets Moleskine-Evernote, qui viennent avec entre 1 et 3 mois de Premium.

Plus de détails sur https://evernote.com/intl/fr/upgrade/

2. Installation sur toutes les machines

Là où Evernote prend toute sa force, c’est avec un nombre important de notes et quand il est installé sur l’ensemble de vos périphériques numériques. Sur votre ordinateur principal, sur votre smartphone, sur votre tablette. Et avec Evernote Web, vous pouvez même accéder à vos notes à partir de n’importe quel ordinateur ou tablette d’emprunt.

La force d’Evernote c’est la synchronisation permanente de vos notes sur les serveurs d’Evernote, et donc sur l’ensemble de vos machines. Vous pouvez donc travailler n’importe où.

3. Installation de quelques outils supplémentaires

Au premier rang desquels le Web Clipper, outil indispensable de capture des informations glanées au cours de vos navigations numériques. Préférez la version Chrome, plus aboutie.

Vous pouvez également installer Clearly pour améliorer la lecture des textes sur écran, qui permet également la sauvegarde de ces textes dans une note.

4. Et vous pouvez enregistrer vos premières notes !

Enregistrez une page web que vous souhaitez conserver. Notez vos idées directement sur votre smartphone. Prenez en photo un plat, un produit, une note manuscrite. Mettez le PDF d’un manuel dans une note.

Commencez simplement à « nourrir » Evernote avec l’ensemble des informations dont vous pouvez avoir besoin et dont vous voulez libérer votre mémoire. L’outil de recherche vous permettra de les retrouver facilement – et sur n’importe lequel des périphériques où vous aurez installé Evernote !

5. Commencez à structurer en carnets de notes et étiquettes

Un chapitre complet est consacré au classement en carnets de notes et étiquettes. Pour ce guide de démarrage, nous nous contenterons donc d’énoncer quelques principes de bases – qui pourront bien sûr être contredits par l’expérience et la situation de chacun.

- Carnets de Notes: commencez avec deux – Pro et Perso – il sera toujours temps ensuite d’en ajouter;

- Etiquettes: créez des catégories et quelques étiquettes clés – le plus simple pour cela étant de créer une note vide qui servira de réceptacle à l’ensemble des premières étiquettes:

- catégories de base: .Qui, .Quand, .Quoi, .Où – notez le « . » avant chaque nom, c’est pour les classer en premier dans la liste

- étiquettes clés: dans mon cas j’utilise *star et -à lire, qui me permettent de retrouver rapidement des articles sauvegardés ou des notes importantes. Notez encore une fois l’étoile * et le tiret – devant chaque mot, ils facilitent à la fois le classement et la saisie du nom de l’étiquette

La structure des carnets et étiquettes est sans doute ce qui rend chaque expérience d’Evernote aussi personnelle: la flexibilité de l’outil est telle que chacun va appliquer la structure qui lui correspond le mieux.

Pour aller plus loin

Les Ambassadeurs Evernote

Evernote a mis en place un système d’Ambassadeurs, des « super-utilisateurs » qui peuvent expliquer Evernote à d’autres. Ces Ambassadeurs sont répartis par thématique (Business, Education, Paperless), et nous avons la chance en zone francophone de compter 5 Ambassadeurs.

Les voici:

- Bruno Chanel (Entrepreneurship)

- François Lamoureux (Education)

- Damien Fournier (Productivité)

- Lilian Dauzat (Organisation)

- Maxime Garigues (Entrepreneurship)

Trois d’entre eux se sont regroupés pour éditer un e-Book sur Evernote, tout en français. L’e-book rédigé par Bruno Chanel, Lilian Dauzat et Damien Fournier est disponible sur http://www.aquoisertlelephant.fr/

Sur les réseaux sociaux

Vous trouverez également de nombreuses ressources sur YouTube ainsi que sur les réseaux sociaux. Citons notamment des communautés Google+ (Evernote, en anglais) et LinkedIn (Evernote pour les nuls et moins nuls) actives sur le sujet.

Pour aller plus loin

Le site Les Outils Numériques couvre un ensemble d’outils utiles au quotidien:

- Collecte: principalement autour d’Evernote et des possibilités offertes par la solution;

- Mesure et gestion du temps: listes de tâches, outils de mesure, méthodes;

- Présentation: outils, ressources graphiques;

- Ecriture: outils modernes (markdown) et plus traditionnels (bullet journal);

- Mindmapping.