Ma nouvelle structure Evernote

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titre_evernote_structureNous avons déjà abordé dans le billet sur carnets et étiquettes certains conseils de classement destinées à optimiser votre usage quotidien d’Evernote. Ces conseils, je les ai écrits, je les ai transmis et conseillés, et je ne les appliquais pas tous. J’ai notamment laissé déborder le nombre de carnets et je commençais à avoir une structure difficilement utilisable.

C’est une formation udemy qui m’a encouragé à reconsidérer mon utilisation d’Evernote: Evernote Exposed par James Burchill.

Dans le présent article je décris donc la nouvelle structure Evernote que j’ai mise en place, et qui semble me convenir dans l’immédiat.

Une nouvelle structure pour Evernote

1. Très peu de carnets

Première chose, j’avais une structure de carnets certes logique, mais relativement lourde, avec une pile de carnets « professionnelle » et une pile « personnelle », et des carnets par sujets. Au final j’avais dans mon Evernote plus d’une vingtaine de carnets.
Première simplification: la création d’un carnet « Archive« , dans lequel je stocke toutes les notes qui n’ont pas besoin d’action. Certains l’appellent aussi le carnet « Référence ».
Dans sa formation en ligne James Burchill propose même deux niveaux: un carnet « Archive » et un carnet « en attente ». J’ai préféré passer l’étape « en attente », qui ressemble trop pour moi à une sorte d’Archive pour laquelle on n’aurait pas réussi à prendre de décision.

Avec ce gros carnet « Archive », le classement détaillé et les actions relatifs aux notes sont gérées grâce aux étiquettes et aux rappels, que j’ai également commencé à utiliser à la suite de cette formation udemy.

J’ai conservé certains carnets dédiés pour les informations partagées. Sur les projets communs il est extrêmement facile de partager vos notes avec des collègues. Chaque carnet est un projet, qui a ses règles de partage propres.

2. Des étiquettes plutôt que des carnets

La première règle quand on bascule des notes d’un carnet identifié vers les archives, c’est de vérifier que les notes sont bien identifiées, pour être facilement retrouvées.

Certains utilisateurs préconisent par exemple d’ajouter le nom de l’ancien carnet en étiquette à toutes ses notes afin de les identifier rapidement.

Ceci peut être fait très rapidement en trois étapes:

  1. sélectionnez le carnet;
  2. sélectionnez toutes les notes du carnet: CTRL-A (Windows) ou CMD-A (Mac);
  3. attribuez la même étiquette à toutes ces notes.

Je vous suggère au minimum de vérifier quelles étiquettes vos notes ont déjà. Il se peut que les étiquettes actuelles soient suffisantes, auquel cas il suffira de déplacer les notes dans le carnet Archive et le tour est joué.

3. La recherche sauvegardée, la clé de l’efficacité

Comment retrouver facilement une information si toutes les notes sont stockées dans le même carnet ? Deux solutions s’offrent à vous, et elles sont complémentaires: les raccourcis et les recherches sauvegardées.

Dans les raccourcis vous pouvez mettre tous types d’éléments Evernote: note, étiquette, carnet, recherche. Les éléments sont alors en accès rapide. Dans ma barrre de raccourcis, j’ai par exemple mes étiquettes -à lire et *star, qui me permettent d’accéder rapidement aux notes importantes, et certaines notes pour lesquelles j’ai besoin d’un accès rapide.

Mais parfois vous avez besoin de plus de critères.

J’ai récemment basculé dans Evernote mon suivi d’étudiants en stage. Fidèle à la nouvelle organisation décrite plus haut, les notes sont dans le carnet Archive, et ce sont les étiquettes qui font le travail: nom de l’école, statut (en cours, stage terminé), tutorat.

Pour afficher la liste des étudiants à suivre, j’ai créé une recherche portant sur le statut « en cours »+ »tutorat »+le nom de l’école.
J’ai ensuite sauvegardé cette recherche et l’ai mise en raccourci. Ma liste d’étudiants en cours n’est plus qu’à un clic ! Et en plus elle est dynamique: tout étudiant dont le stage est terminé restera archivé dans Evernote, mais n’apparaîtra plus dans ma recherche.

Note: sur le sujet des recherches, l’interface d’Evernote varie fortement entre les versions Windows et Mac, à la fois pour la saisie et pour l’enregistrement d’une recherche. Les recherches sur Evernote, et la différence Mac/Windows font l’objet d’un autre billet sur ce site.

Evernote mieux intégré dans mon quotidien

Les rappels intégrés dans le calendrier avec Sunrise

Sunrise est une application de calendrier, multi-plateformes (Mac, Windows, iOS, Android) qui a la particularité de pouvoir intégrer des données « datées » provenant d’autres sources que les calendriers classiques, par exemple les outils de gestions de tâches.

Dans le cas qui nous concerne, Sunrise s’interface parfaitement avec Evernote et intègre les notes avec un rappel directement dans le calendrier. Ces notes sont même reconnaissables grâce à l’icône Evernote dans Sunrise. Il est possible de cliquer sur une date dans le calendrier pour ouvrir la note dans Evernote. Cerise sur le gâteau, quand le rappel est marqué « terminé » dans Evernote, le rendez-vous dans le calendrier change d’icône et arbore un « tick mark ».

J’ai donc commencé à utiliser Sunrise et Evernote ensemble, notamment dans le cas cité plus haut du suivi d’étudiants: chacun a des dates de stages particulières, et je prend contact avec chaque étudiant et maître de stage au début du stage, en cours de stage, et avant la fin. Avec les rappels Evernote, je peux assigner à chaque fiche une date de rappel correspondant à l’étudiant et au stage en cours, et mon calendrier Sunrise intègre tous ces rappels. Encore mieux, quand l’action en cours est réalisée, je peux, sur la même fiche, remettre un rappel avec la date de la prochaine action.

[MàJ octobre 2016 – Sunrise a été racheté par Microsoft et sa technologie intégrée en grande partie dans Outlook. Le servie Sunrise s’est arrêté le 31 août 2016. Il est possible d’intégrer Evernote au calendrier Outlook.com]

De nouvelles raisons d’utiliser Evernote

Reprenons le cas du suivi d’étudiants: avant de le basculer sur Evernote, j’utilisais un tableau Trello, avec une colonne pour les étudiants à suivre, une autre pour les étudiants passés, et une troisième avec des éléments administratifs (règles de validation des stages, accès système internet, etc…).

J’ai décidé de basculer de Trello à Evernote pour deux raisons:

  1. la liste d’étudiants s’allongeait et il devenait difficile d’avoir une vision globale sur Trello;
  2. la prise de notes dans Trello (et leur relecture) n’était pas forcément très efficace, Evernote fournit un environnement bien mieux adapté.

Ma nouvelle structure Evernote

Ma nouvelle structure est en place depuis 2 mois à la rédaction de ce billet. La réduction du nombre de carnet rend la gestion de notes plus facile (plus d’interrogations sur le carnet dans lequel stocker une note, des étiquettes mieux utilisées), la barre de favoris fonctionne à plein, et ma gestion des étudiants est à jour, grâce aux champs texte des notes et aux rappels intégrés à mon calendrier.

Et vous ? où en êtes-vous avec votre structure Evernote ? Est-ce le moment pour un nettoyage ?
Tous les commentaires sont bienvenus.

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