Maîtriser carnets et étiquettes sous Evernote

Evernote

Evernote (Photo credit: Wikipedia)

Pour classer les notes, Evernote dispose d’un système de Carnets et d’Etiquettes. Pour prendre une analogie courante, dans un système d’archivage classique les Carnets sont les boites d’archive, et les Etiquettes les chemises, ou les Post-It sur les feuilles archivées, ou les deux à la fois.

La grande différence par rapport à un système « analogique », c’est qu’un même document peut avoir plusieurs étiquettes, donc être virtuellement référencé à plusieurs endroits, ce qui peut être très utile, quand, par exemple, vous ne savez plus si la facture de téléphone est rangée à « facture 2013 » ou à « téléphone » …

Film archive storage - DR-ByenAutre comparaison avec l’archivage classique, tous les carnets et toutes les notes sont accessibles en même temps, c’est un peu comme si vous vous teniez devant une immense pièce d’archives et pouviez tout voir d’un coup. L’avantage est immédiat, le petit inconvénient est que vous avez à tout moment visibilité sur l’ensemble des carnets et l’ensemble des étiquettes utilisés depuis vos débuts sur Evernote. Fort heureusement l’outil de recherche d’Evernote permet également de « plonger » dans vos archives et de retrouver rapidement n’importe quelle information.

Le sujet du rangement des notes en carnets et/ou étiquettes est presque un débat idéologique dans la communauté des utilisateurs d’Evernote, et peut-être ce qui freine également certains nouveaux utilisateurs: la structure est volontairement très ouverte, laissant chacun face à des choix de classement.

Le sujet du rangement des notes en carnets et/ou étiquettes est presque un débat idéologique dans la communauté des utilisateurs d’Evernote.

Je vais donc vous présenter ici quelques pistes. Il vous faudra peut-être quelques essais et allers-retours pour trouver la bonne organisation de vos notes. Vous pouvez ajouter et enlever des étiquettes, déplacer des notes d’un carnet à un autre, donc pas d’inquiétude, prenez le temps de trouver une organisation qui corresponde à vos besoins.

Et n’oubliez pas:

L’outil de recherche d’Evernote est parfois la meilleure solution pour retrouver rapidement une note.

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Que mettre dans les carnets de notes?

Je suggère d’avoir au moins deux carnets: un personnel et un professionnel. Ensuite vous pouvez décider de stocker toutes les notes dans l’un ou l’autre des carnets, ou créer quelques carnets supplémentaires sur des sujets bien précis.

Dans mon cas, j’ai participé récemment à du développement sur la technologie iBeacon, et j’ai créé dans ma partie « professionnelle » un carnet dédié à iBeacon. Côté personnel, ayant suivi plusieurs MOOCs j’ai également créé un carnet dédié sur les MOOCs.

La taille des carnets importe peu, par exemple mon carnet iBeacon contient plus de 200 notes alors que celui sur les MOOCs n’en a qu’une dizaine.

Une première liste d’étiquettesss en-tags

Les étiquettes sont un peu les mots-clés de vos notes. Et elles ont l’avantage d’être multiples: vous ne pouvez pas avoir une note dans plusieurs carnets, mais vous pouvez avoir un note avec plusieurs étiquettes.

Reprenons l’exemple d’une facture: vous pouvez classer la note dans le carnet « professionnel » si c’est une facture pro, et ajouter les étiquettes « téléphone », et « 2014-06″ – au minimum. Ainsi en choississant l’étiquette « téléphone » vous pourrez avoir toutes les données s’y reportant: factures, manuel, trucs & astuces. En choisissant « 2014-06″ vous aurez toutes les notes concernant juin 2014 que vous aurez choisir d’étiqueter ainsi (factures, courriers). Et en choisissant « téléphone » + « 2014-06″ vous n’aurez que les données relatives au téléphone pour ce mois.

Je vous propose une structure de base, que vous pourrez enrichir par la suite. L’idée pour cette structure est de créer une note vide, qui va contenir l’ensemble de vos étiquettes « structurantes ». Vous pourrez ensuite relier les étiquettes créées à cette structure:

  • contextes – notez les . avant chaque nom sont important, pour faire apparaître ces catégories en haut de votre liste d’étiquettes
    • .Qui – par exemple @moi, @enfants, @collègues – ici encore le @ au début de chaque nom permettra une recherche et une attribution plus facile de l’étiquette;
    • .Quand – 2014, 2014-05, !Aujourd’hui, !Un jour – à adapter en fonction de la méthode d’organisation du temps que vous utilisez;
    • .Où – $maison, $travail, $école, etc…
    • .Quoi- livre, déplacement, …
  • raccourcis – Evernote permet d’épingler des favoris dans la barre latérale gauche, mais on a le choix entre notes individuelles, recherches sauvegardées ou étiquettes. J’ai donc légèrement détourné cette fonction en créant des étiquettes pour favoris:
    • -à lire – des articles que j’ai pu glaner sur internet et envoyé à Evernote, faciles à retrouver grâce à cette étiquette, qu’on peut enlever une fois l’article lu;
    • *star – les notes importantes, qui peuvent être éparpillées dans plusieurs carnets, mais qu’on retrouve instantanément grâce à cette étiquette.

Regrouper notes et carnets

Les recommendations précédentes profitent d’une fonctionnalité d’Evernote qui permet d’imbriquer les carnets entre eux, et les étiquettes de la même façon. Vous pouvez donc avoir tous vos carnets professionnels dans le groupe « pro », et les étiquettes de contexte décrite plus haut imbriquées de manière cohérente.


Quelques articles sur le sujet

Les choix de classement dans Evernote sont très personnels, aussi je vous encourage à lire les expériences d’autres utilisateurs.

En français:

  • Lilian Dauzat, Ambassadeur Evernote, couvre son utilisation d’Evernote dans un article certes un peu ancien (janvier 2013) mais toujours pertinent.
  • Damien Fournier, également Ambassadeur, traite du sujet dans un article nommé « Vous êtes plutôt Carnet ou Etiquette?« ;

En anglais:

  • Michael Hyatt a rédigé sur son blog un billet très parlant sur sa façon d’utiliser carnets et étiquettes;
  • Bojan, du site Alpha Efficiency, décrit son système de tag, et montre qu’on peut être très créatif avec les caractères spéciaux: il utilise ! # $ % @ ^ dans diverses variations;
  • Christopher Mayo a rédigé un article « Organization with tags« ;
  • Jason Frasca a partagé sur Slideshare sa vision, beaucoup plus graphique;
  • toujours sur Slideshare, une vidéo et une présentation de Stacey Harmon et Kristi Willis, qui présente plusieurs stratégies de classement.

N’hésitez pas à partager vos expériences. Chaque système est unique, mais les bonnes idées des uns se retrouvent souvent au moins en partie chez les autres.

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